摘要：本文结合中冶京诚工程技术有限公司（以下简称中冶京诚公司）工程设计图纸使用与管理实践，对工程设计图纸档案的特点进行了分析思考，阐述了图纸档案数字化管理的优点与实现方法，分析了图纸档案数字化管理的发展方向。
【关键词】工程设计；图纸档案管理；数字化管理
工程设计图纸是工程设计人员与施工者最为重要的交流手段，它是设计者思维想法的结晶，是设计者与施工者沟通的桥梁，是工程公司重要知识财富，立足之本，竞争之器。充分分析工程设计图纸档案的特点，高效进行图纸档案管理，更好的为设计人提供服务、为企业生产提供支持，具有非常重要的意义。中冶京诚公司作为知识密集型企业，多年来非常重视图纸档案管理与再利用，并随着计算机技术的发展，逐步建立起了一套成熟的图纸档案数字化管理模式，本文基于中冶京诚公司图纸档案多年来管理实践，介绍了工程设计图纸档案的特点，并根据自主摸索的图纸档案管理体系建设思路，对图纸档案数字化管理的方向进行了分析与展望，为工程公司图纸档案管理体系建设提供一定的借鉴。
1工程设计图纸档案的特点
传统的工程设计图纸档案的保存具有一定的困难性，但是在发展过程中又需要借鉴前人优秀设计，所以再艰难的情况，也要保证档案的保存，在此基础上，工程设计图纸档案存在以下的特点。
1.1专业性
工程设计图纸是根据建设工程的需要而设计的，在工程设计图纸中有不同的需求，每一种需求都是要不同的专业设计，在共同约定的条件下相互联系，构成了一套完整的设计图。在工程设计图纸的保管过程中，需要进行系统的分类，必须能够按照项目、专业进行筛分。拥有专业性知识又愿意做档案管理工作的人员十分的少，这导致了档案管理的困难与问题。
1.2通用性和重复利用性
在实际生活中，我们看到的每一处景色似乎都不一样，但是它们存在着共同处。在设计中，虽然存在着千千万万的对象需要设计，但是在许多方面，它们存在着共同处，存在一定的通用性。通过参考已经完成的优秀设计，可以避免重复劳动，利用已经设计好的图纸，可以加快设计的速度，缩短了设计的周期，提高了工作的效率，大大的降低了设计成本。
1.3数量多
工程设计图纸是以一个工程项目为单位，从可行性研究开始到工程竣工结束，中间要进行大量的设计，最终所设计出来的图纸数量非常多，并且，每年的工程设计图纸数量在逐年增多，是其他类档案无法相比的，这些庞大的工程设计图纸的保存对于图纸档案管理人员是一个十分严峻的问题。
2工程设计图纸档案数字化管理的优点
数字化管理能够有效地解决传统保存方式的弊端，它是人类社会进步的一个体现，相对于传统方法，数字化管理有着以下的特点。2.1可以对工程设计图纸进行长时间保存由于工程设计图纸的特点，我们不难发现，纸质工程设计图纸在保存过程中的使用，会使图纸变脏，容易损坏，导致内容不清楚。在信息时代，我们可以将工程设计图纸进行数字化，保存在存储介质当中，保证工程设计图纸档案的长期保存，这将极大地减少纸质文档的使用，同时也可以解决纸质文档难以保存的问题。2.2提升了工程设计图纸的管理能力工程设计图纸存在数量大、类别多、专业性强的显著特点，在以前的纸质化管理当中，如何对数量庞大的工程设计图纸进行分门别类是个难题。（1）需要大量的人员对图纸进行管理；（2）需要管理者具有专业知识进行分类；（3）需要一个庞大的库房对文档进行保存。这些问题在工程设计图纸进行数字化后都能有效的解决，对于数字化以后的图纸信息，工作人员只需在计算机中进行管理。成熟的计算机技术能够在存储介质中保管大量的信息，并具有比纸质更高的安全性，保存时间也能够大大的延长。上传者在上传过程中，添加好图纸的属性类别，管理者就能很简单的对图纸进行分类查询，这些都将极大地减少工程设计图纸保管的费用与精力。
2.3工程设计图纸能够进行快捷的网络应用
在现在的网络中，我们可以快速地了解到天南地北的事情，这一点对于工程设计图纸同样的适用。公司如果建立一个服务器，将工程设计图纸保存在服务器中，在异地的其他成员只要有相应的权限，就可以通过网络连接公司的服务器，在任何地方都可以快速的查询到所需要的图纸及资料，使各个地方的设计人员不再受到时间与空间的限制，极大地提高了工程设计图纸的检索效率。同样，各个地方的设计人员也可以通过网络，将自己的工程设计图纸快速的传输到公司的服务器中，方便快捷的解决了资料库扩充的问题。工程设计图纸网络化应用示意图如图1所示。
2.4加强了工程设计图纸的变更管理
在施工过程中经常会出现对图纸的修改、补充或直接替换，这是设计图纸难以避免的问题。基于图纸档案数字化网络管理，设计者在异地可以直接远程对存储在服务器端的图纸进行及时的修改，修改日志和不同图纸版本都会自动保存，解决了现场图纸变更不可控这一难题，确保了终版图的留存。2.5工程设计图纸数字化能够带来潜在经济效益对工程设计图纸进行数字化能够方便设计者对前人设计的优秀作品快速的查阅，方便快捷的交出一份优秀的设计图纸，提高设计的质量。一份优秀的工程设计图纸，能够在保证工程质量的前提下，用最少投资，建造出最优秀的工程建筑，满足用户的需求。工程建设的投入非常庞大，建造出一个优秀的工程，对于国家经济发展具有非常重要的意义。
3工程设计图纸档案数字化管理的实现方法
3.1提供工程设计图纸档案数字化需要的硬件设备
工程设计图纸档案数字化需要的硬件设备是数字化管理的基础保障，包括了图纸扫描仪、计算机、服务器、网络设备和存储设备等。
3.2提供工程设计图纸档案管理软件
图纸档案管理软件是图纸档案数字化管理的必备工具，可从专业性、安全性、扩展性等方面进行选型。中冶京诚公司工程图档管理系统是一个基于SQLServer数据库平台的综合性档案管理软件，基于客户端操作便捷、系统维护及数据安全性等方面的考虑，系统采用了标准的Client/Server结构与Browser/Server结构相结合的架构形式，系统共分为六个模块：档案管理模块、系统设置模块、库体安装模块、升级管理模块、安全管理模块和Web查询模块，系统功能结构如图2所示。
3.3录入往年工程设计图纸档案
录入往年的工程设计图纸档案是所有步骤中最为繁琐的一步，它的任务量取决于公司往年保存的工程设计图纸的数量与完整性。想要完成这一步需要大量的人员对往年的档案进行录入，并且必须保证录入的速度远远的大于每日工程设计图纸档案的增加量，否则将大大的增加这项工作的时长。这一项工作可以通过网络来解决，可以将任务分散化，通过庞大的互联网络，交给有一定技术的人员进行录入，然后通过多级管理人员进行审核收集，返回给公司，就能较为快速的解决问题。
3.4建立一个完整的管理体系
虽然数字化管理能够大幅度的节约人力与资源成本，但是它仍然需要专人进行系统化的管理。它包括了工程设计图纸审核人员、硬件设备维护人员、信息网络管理人员和图纸档案管理人员等。
3.5培养专业图纸档案管理人才
工程设计图纸档案数字化管理模式与以往传统的简单存、取模式已大为不同，对档案管理人员的要求越来越高，需要档案管理人员具备一定的专业知识和高水平的计算机应用能力，因此需要培养专业图纸档案管理人才，加强其业务和计算机操控能力，同时还应培训他们掌握一定的管理知识，熟悉企业图纸档案管理方式和流程，甚至能够在图纸档案数字化管理方向提供更合理、更高效的管理提升意见。由此可见，数字化档案管理的蓝图规划和设计者，应该是专业的图纸档案管理人才。
4工程设计图纸档案数字化管理发展方向
4.1数字化管理的业务一体化能力
随着信息技术的进步，单一图纸档案管理系统将无法满足企业高效生产的要求，与业务相结合，建立统一协同工作平台，将贯穿于项目生命周期中所有信息档案进行集中、有效管理，实现从设计，经审核，到出版的全过程数字化信息档案的管理，是工程设计图纸档案数字化管理的趋势，只有实现设计、档案管理业务一体化，避免中间过程的人工操作，才能够做到真正的知识产品归集管理，降低企业的知识成果外泄风险。
4.2数字化管理的决策能力
数字化管理能够从根本上判别图纸的有效性，在未来的庞大数据库中，计算机能够从各种信息中构建设计图纸中的设计方案，通过庞大的计算能力计算出设计图纸中的不足部分，评判设计图纸的有效性。从而尽早一步的认识到工程建设中需要更改的部分，这将极大地有利于减少在工程建设中遇见的问题。
4.3企业的国际交流能力
在经济发展的现在，与国际的接轨无法避免，通过与国外知识的交流，可以扩大企业的能力，有助于世界的发展。通过网络，我们能消除语言的障碍，更加容易与国外进行交流。使企业进行国际化是未来发展的必然趋势，我们要提前做好准备，为企业的未来做更多的准备与规划，才能更好地面对未来的发展。5结束语工程设计图纸档案的数字化管理是发展的必经之路，通过档案数字化的发展，企业能够从中获取巨大的效益，它包括了人力资源、时间资源和材料资源，这些资源的节约能够加快国家经济发展的脚步，为世界经济的发展做更多的贡献。中冶京诚公司工程设计图纸档案数字化管理已初见成效，初期就实现了包括历史图纸档案在内的所有图纸档案的数字化管理，目前已扩展到了科技档案、文书档案、图书期刊、标准规范等各类信息档案的管理，实现了常用信息档案的收集与集中管理；同时，利用信息技术，大大提高了这些资料的检索效率，间接提高了生产效率。相信随着“大数据”时代的来临，这些沉淀、积累的知识财富会成为公司大数据级应用的宝贵资源池，未来提高图纸档案数字化管理水平，提供更快捷、更有效、更准确的数据服务，是工程设计图纸档案数字化管理的发展方向。
参考文献
[1]王丽平.工程设计图纸档案的特点及数字化管理[J].西部大开发(中旬刊),2013(02):46.
[2]徐彦华,张彦昌.工程设计档案的特点及管理方法[J].黑龙江档案,2008(02):42.
[3]姚婷婷,于雪菲.规划设计单位工程设计档案的特点及网络化管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(04):35.
作者：徐海燕
