［摘要］如今电子档案中有许多非结构化数据，非结构化数据因其自身的特点，具有较难管理的特征，非结构化数据并没有形成一个统一的整体，而且具有较差的兼容性，所以做好非结构化电子档案数据管理工作并不容易。本文对非结构化电子档案数据进行介绍，对管理非结构化电子档案数据的方法和在管理过程中出现的问题进行分析，阐释非结构化电子档案数据管理措施，并对管理技术进行展望。
［关键词］非结构化；电子档案；数据管理；研究
引言
如今，随着社会的发展，对电子档案实行非结构化管理是必然趋势，国家也出台了相应政策进行支持，现代信息化技术的发展也为非结构化电子档案的管理提供了可能。对于在电子档案管理中出现的难题，相关人员要积极采取有效方法进行处理，不断对非结构化电子档案管理进行研究，以便促进电子档案管理的科学化发展。
1非结构化电子档案数据介绍
电子档案数据的存储方式有多种形式，可将电子档案数据分为结构化、半结构化、非结构化等。其中非结构化电子档案数据是指存储形式为文件或者文件夹的数据，而不是存放在档案数据库中，比如办公文档、视频档案数据等，人们在生活中使用的Word文档以及CAJ、JPG等格式的文本都是非结构化数据。
2生成非结构化电子档案数据的方法
2.1由办公软件生成
信息化技术的发展促进了电子档案的发展，通常电子档案是由WPS等办公软件进行生成并保存的。非结构化电子档案数据之所以会出现，主要是因为办公软件在技术上要求不高，比如不需要专门人员进行开发，运行系统较完善等，使用办公软件可以存储电子档案，可以满足部分地区对档案管理的需求。我国对电子档案也有固定的管理办法，比如双套制，阻碍了专门文档管理软件的发展。如今人们很容易拥有一台电脑，互联网也快速发展，有利于非结构化数据的发展。未来电子档案的数量会逐渐增多，发展非结构化电子档案可在一定程度上满足社会发展的要求。
2.2档案转成数字化
将档案转成数字化会提高档案管理的效率，传统纸质版档案并不利于进行存储，对档案进行数字化管理时多以图像文件形式进行存储。我国的档案数量时比较庞大的，数字化档案在档案管理中所占的比例逐渐升高，人们越来越认识到数字化档案的优势，便于生成和保存，也不会占据比较多的现实空间，对于如何做好数字化档案管理工作，还需人们仔细研究非结构化数据管理方式，找出最有效的解决办法。
3非结构化电子档案管理中存在的问题
3.1档案信息易重复
由于电子档案以文件形式进行存储，难以对电子档案进行分享，比如为了方便人们浏览电子档案。通常会采取PDF格式进行存储，但操作系统还会存储Word中的文档副本，文件系统难以对两个文档进行分辨，经过长时间后会使系统中存在大量的多余信息，对于这些非结构化信息，系统难以对其进行调整，也无法将其删除，对档案信息的管理工作造成困难。
3.2档案数据兼容性较差
非结构化电子档案有较差的兼容性，比如以doc格式保存的文档就只能用Word或WPS才能查看，对于PDF格式的文档就无法用Word进行查看，要使用专门的PDF阅读器才能查看，即对于相应的文档必须采用与其相匹配的软件才可进行阅读，如果应用软件出现升级情况，对于相应文档也会因版本不同而出现无法阅读的问题。电子档案形式多样，对应的软件也有多种，尽管目前有ERMS被研发出来，仍无法解决兼容性问题。
3.3档案数据之间关联性较差
系统难以对两份非结构电子档案进行有效辨别，相关人员对系统中的档案利用性较差，要想对电子档案进行利用，就要在电子档案之间建立联系。如今电子档案特有的独立性并不利于相关人员对电子档案进行有效管理，同一个部门的电子档案需要放在相同的文件夹内，如果放在不同的文件夹，系统就会分辨不会出哪些文档属于此部门，对管理工作带来困难。
4非结构化电子档案管理措施
对于在管理非结构化电子档案中出现的问题，要根据不同的环境选择不同的解决方法。接下来就从非ERMS环境、ERMS环境等角度对非结构化电子档案管理措施进行分析。
4.1非ERMS环境中管理措施
相关人员在对非结构化档案数据进行处理时没有采用erms标准，对电子档案进行管理时常采用文件夹管理方法，但使用这种方法难以对电子档案进行分类管理，针对这种情况可以采用虚拟文件夹信息分类和桌面搜索方法。首先采用虚拟文件夹信息分类方法，在Windows操作系统中，可以通过建立索引的形式对非结构化电子档案进行管理，在虚拟文件夹中，人们可通过索引对电子档案进行查找，人们不必对电子档案存储在哪个硬盘中进行了解就可得到想要的信息。如果在苹果系统中，也可使用虚拟文件夹方法，可以采用TAG方法，对电子档案使用颜色标签进行分类，对电子档案信息进行有效管理。但值得注意的是，可采用虚拟文件夹方法管理数量较少的电子档案，如果电子档案信息数量增多，会影响人们访问电子档案信息的速度，文件系统的存储空间也是有限的，无法适用于数量较多的电子档案数据。然后可采用桌面搜索方法，此种方法是被谷歌等公司研究出来的，使用此种方法可以对电脑中的所有信息进行查找，比如网页浏览历史信息等，能够有效对非结构化电子档案进行管理。在使用桌面搜索方法对电子档案信息进行查找时要注意关键词的建立，如果没有关键词，将会花费大量时间对档案信息进行扫描，扫描出来的信息也比较杂乱，所以要注意建立有效关键词。
4.2ERMS环境中管理措施
在ERMS环境中对档案进行管理可采用关系数据库挂接非结构化电子档案方法和数据库嵌入存储方法。首先采用数据库挂接档案方法可以增加处理速度，比如对于图像档案来说，在数据库中存储图像位置、大小等信息就可以，图像的主要信息还是保存在非结构化文件中，较少占用数据库空间。但是此方法仍存在一些问题，在查看电子档案信息时还是要使用相应的阅读软件，电子档案的名称和路径要按规范格式保存，不要随意变化，保证连接的顺畅性，另外，在进行全面搜索时，还要在ERMS中挂接文档筛选器，否则不利于对非结构电子档案进行筛选。然后还可采用数据库嵌入存储方法，即Blob技术，使用此种技术可提高文件链接的效率，比如Oracle的Blob类型。在数据库字段中嵌入非结构化文档，相关人员可以对Blob数据信息进行集成，不必对非结构化档案信息进行单一管理。使用Blob技术也存在一些问题，比如仅能搜索纯文本信息，如果要搜索其他种类的信息需要依靠逻辑算法等，并且存储多种二进制数据还会占用较多的数据库空间，对数据库的运行带来压力。
5结语
对非结构化电子档案信息进行有效管理是社会发展的必然要求，人们要认识到管理非结构化电子档案信息的重要性，积极发现在管理过程中遇到的重难点，并对其进行研究，寻找解决办法。相关人员要不断研究电子档案管理技术，充分利用信息技术的优势，使非结构化电子档案的管理往更科学化、智能化的方向发展。
主要参考文献
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作者：米静 单位：中广核管理咨询（深圳）有限公司
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