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档案信息化管理研究

网络技术与计算机技术的广泛应用,使得各个行业都有效的实现了信息化。而档案管理事业也受到了网络以及计算机发展的影响,实现了信息化的管理模式。档案管理工作是一项较为复杂的工作,其涉及的内容较多,所使用的纸张数量较多。而在低碳理念的影响下,其也开始相应的减少了对纸张的应用量,减少了对资源的耗损,完全贴合了低碳发展的理念,有效的加快了档案信息化管理的发展步伐。

一、目前我国档案信息化管理工作中存在的问题

所谓的档案信息化就是采用先进的信息化技术,来将元数据转化为数字形式,从而存储在相应的设备软件上,然后与互联网进行有效的连接,从而可以利用计算机进行档案的查询和利用,提高了档案利用的效率,有效的实现了档案数据资源的共享。虽然档案信息化管理工作在我国得到了极大的发展,也是未来我国档案管理事业主要的发展趋势,但是从实际的角度来看,该工作中还是存在一定的问题。而主要的问题包括以下几个方面:

1.发展不平衡

我国对档案信息化管理的重视程度整体不高,这就使得各个区域对档案信息化管理工作的重视程度不均衡,有些地区的档案信息化管理工作的开展程度并不高,而有些区域的档案信息化管理工作的开展程度却相对较高,无论是基础方面还是在硬件设施上,部分地区的档案信息化管理水平甚至超越了国家的平均管理水平,这些地区利用先进的软件和构建有效的平台来实施对档案的高效管理,使得档案信息化的建设速度相对较快。但是部分地区的档案信息化管理水平还相对较为落后,其还有待进步的发展,甚至有些地区的档案信息化管理水平已经出现了发展停滞的情况,与那些档案信息化管理发展较为快速的地区,形成了鲜明的对比。从这一点可以充分的了解到,我国的档案信息化管理工作的发展和建设并不平衡。

2.信息化水平整体较低

我国一些地区的档案信息化管理水平相对来说较为快速,而且管理体系也较为健全,但是就整体来说,我国的档案信息化管理水平还是相对较低,还有很大的发展空间。我国的一些大型企业在档案信息化管理上,要比国家的整体水平还要高,这主要是因为其在发展档案信息化管理工作的过程中,并没有局限于发展档案馆本身,其主要是针对档案信息化管理系统进行发展。其在发展档案信息化管理工作的时候,主要采用采用的是集成化的管理方式,在档案管理的平台上,将档案馆作为发展的核心环节,从而带动其他部门的档案管理工作的发展。但是我国大多数的档案信息化管理工作在发展上还只是局限于对图书馆本身进行管理。

3.信息资源利用率较低

我国的档案查询在一些地区还需要本人亲子办理或者是委托人到专门的档案馆进行办理,还无法有效的实现线上查询,这样就使得档案信息资源的利用变得较为复杂,使得我国的档案信息资源的整体利用率相对较低。

4.重视程度不足

我国对档案信息化管理工作的重视程度不高,为档案信息化管理工作开展的资金投入相对较少,人才的配备也不健全,基础设施也相对较为落后,这就使得我国的档案信息化管理工作无法高效的开展。另外,我国对档案信息化管理的认识程度也较低,无法有效的促进档案信息化管理工作的快速发展,导致档案信息资源利用率低,档案馆的管理人员多为年龄较大的人员,其不具备扎实的专业管理知识,责任感也不强,这就使得档案信息化管理工作的开展举步维艰。

二、构建低碳理念的档案信息化管理模式的对策

1.加大经费投入

我国领导应充分认识档案信息化的重要性,加大信息化建设的经费投入。档案信息资源作为衡量我国管理水平的重要标志,对构建低碳社会、推动社会的持续健康发展有重要作用。因此,我国领导支持档案信息化模式的建设,提供充足的资金保障,支持档案部门的工作。

2.转变传统观念

我国部分地区认为档案利用率较低,档案信息化建设意义不大,使得档案管理人员仍然采用传统的手工操作模式。转变观念作为档案信息化建设的重要前提,档案管理人员应及时更新管理观念,提高自身认识水平,树立低碳理念的档案信息化管理意识,积极探索低碳理念的档案信息化模式新思路,进而适应信息化发展的要求。

3.加强档案管理队伍建设

档案管理人员是档案信息化管理工作得以开展的保证,也是相关档案信息化技术的利用者,要想能够使得档案信息化管理工作得以高效的开展,就需要选用高素质的档案管理人员,在低碳理念的影响下,不断的构建健全的档案信息化管理模式,对相关的档案管理人员进行专业技能的培训,加大对档案管理人员的培养力度,从而使得档案信息化管理工作能够顺利的开展。此外,引进高素质的信息管理人才有利于档案管理的科学化,进而推进信息化建设的进程。

4.加快档案网络化进程

利用网络化对档案实施管理,将档案转换为电子形式,以减少对纸张的应用,这样就可以达到有效节省资源的目的,而利用网络化开展档案管理工作,可以使得档案资源实现共享,用户可以通过网络进行档案信息资源的查询,在网络的档案库中,下载自己所需要的档案资源,从而提升档案数据信息的利用率,从而有效的推动档案信息化管理工作的长远发展。

三、结语

综上所述,现阶段我国的档案信息化管理工作还存在着一些重要的问题,这些问题的会严重影响到档案信息化管理工作的正常开展,在低碳理念下,要想使得档案信息化管理工作能够高效的开展,就需要对我国的相关部门人员进行思想观念的转变,优化档案管理人员结构,为档案信息化管理工作的开展提供大量资金和人才、技术支持,只有这样,才能够有效的实现档案信息化管理工作的可持续发展。

作者:高秋月 单位:吉林省梨树县干部档案馆


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