一、引言
随着高等院校的扩招，高校的教务工作的工作中心不再是集中一体化，而是逐渐下移，高校的二级学院主要组织和实施教务管理具体事务性工作，教务工作在教学院长的领导下，由教务秘书进行教务管理工作，因为他们的工作能力与素质也决定了教务工作的效率。
二、新形势下院系教务管理的特点
1.院系教务管理的政策桥梁作用特点
院系是基层教学单位，由教务处统一制定教学活动与政策，教学秘书就成了教务处与院系之间的桥梁，起着上传下达重要作用，及时向院系领导和师生进行相关文件政策的通知和解读。除了告知义务，教务秘书还应该及时对文件的精神进行准确掌握和解读，以便应对师生的咨询，因为教务秘书的桥梁作用是一个多向性的传达，对院系领导、教务处、师生、教研室等都需要沟通协调。
2.院系教务活动的繁杂性
教务处把教务工作分为各个科室，在院系中可能只有几个教务秘书来完成各项科室的工作，大致就分为课务考务管理、学籍管理、科研管理、实践规划发展、成绩管理、教学档案管理等各方面的事务，院系的教务秘书虽然处在基层教学单位，但是面对广大的教师学生，工作范围的广大而且繁杂，并且非常琐碎。
3.教务秘书的角色多重性
基层院系的教学管理既具有教学管理的职能，又具有行政的职能，院系的教学管理是学校教学管理的缩影，它不仅仅是教学管理，而是教学管理与行政管理的整合，具有双重职能。教务秘书不仅要传达学校的教学政策，还需要向上级反馈学院、教师和学生的问题和教学情况，因此教务秘书既是组织者也是服务者。
三、院系教务管理的现状
1.人本主义的理念贯彻不够
人本主义理念也可称为“以人为本”。以人为本的的管理，指的是以人为出发点，在管理过程中以人为中心，最重要的是激发和调动人的积极性和主动性、开发创造性，以实现人与事务共同发展的一系列管理活动。其实大部分高校也是在这个理念的指导下开展教学管理活动的。然而，在贯彻执行的过程中还是有很多的不足，还需要有一个很大的上升努力的空间。当然这一问题受学校的很多其他因素的影响。概括来说，一是教学管理人员方面，由于面对师生还是行政部门，事务繁杂，难以分身完全贯彻此项思想，同时理解度不够，自身的素质水平还需要进一步的加强。二是教学管理整个大的范围上来说，学校对学生的管理是分散在各个部门中的，大的行政部门学生处、招生就业处、教务处、院系里面还有辅导员老师，教务办公室老师。学生办理各个事务需要分散到各个部门，我们院校有学生事务大厅还是很大一部分解决了这个问题，但是具体一些事情上还是依旧不够人性化。
2.信息化管理手段没有革新
当前，在我国高校教学管理中很多采用了一些现代化管理手段，大部分已经实现了信息数字化，但有一些教学活动还是依照着经验管理，现在新形势下的教务活动需要网络宣传，需要网络流通。学校虽然已经实现了计算机现代化管理，但信息化程度还不够，目前的教务管理系统不完善，覆盖面还不够大，还不能完全实现网络化管理。同时教学秘书应用现代信息化技术能力还有待加强，提高一定的计算机应用知识和实践技能，能熟练使用网络和现代信息化进行教务活动的处理。
四、创新教务管理手段
1.完善自身院系管理制度，多元化进行管理
现在院系的教学管理依旧是在一级行政部门的集中管理下执行教学活动，院系在应付上就花费了很多的时间，成了被动的执行，影响了自身的积极性。为了提高院系的的教学管理效率，可以适当的提高二级院系的管理自主权。这样可以提高院系的积极性和自我发挥的程度。院系可以根据自身的学科特点以及教学管理现状和制定相对应的教学管理模式，对教学活动进行多元化的管理。另一方面教务处也要继续发挥指导、监督职能，检查院系的教学活动，指导和服务院系的教学管理工作。
2.加强网络建设、实现信息现代化
随着信息化的普及以及高校网络的大面积覆盖，大部分高校都已经建立了专门的教务管理系统、OA办公系统等多方面的管理信息系统，院系的管理也在上级部门的培训下全部由计算机管理覆盖。这时，教学秘书除了本专业的技能以外，还需要熟练掌握网络信息化以及电子办人力资源管理公的手段和工具，从而实现院系级教务管理工作的无纸化。排课、考试安排、成绩录入、毕业审核、数据汇总分析等，从而院系级教务管理的从而工作效率。
作者：王岑 单位：南京晓庄学院美术学院
