伴随时间的推移，对于办公设备的管理种类也越来越多、数量也越来越多，每次当采购设备回来后，都需要将设备的具体参数和相关信息进行登记和存进档，然后对档案进行存档。设备的档案存档后一般是不会有人继续维护的，如果出现迁移设备的位置、检测设备现况、查看设备目前运行的状态等就会导致很难获取这些相应的信息，即设备很难跟踪信息，无法及时将其体现在设备的档案上，而且办公的设备一般都是分散给高校里面的各个部门进行使用，这样的话，设备的管理工作就存在相当大的麻烦，而且还会影响到办公设备的使用安排，更会影响设备管理员的管理效率。为符合高校对办公设备的管理需要，提升设备的管理效率，改善设备的被利用率，本论文设计开发了专门针对高校的设备管理系统。本设备管理系统通过调研参考其他国际上比较领先的设备管理思想，然后根据国内高校设备管理的现状进行设计，目标是做到用户交互界面友好，简化系统的操作，提供简便的维护方式，以便通过科学化，规范化，信息化和制度化进一步推动高校的设备管理工作。规范化、科学化、制度化、信息化的管理是提高仪器设备的投资效率和使用效率的前提。
针对目前高校设备管理中存在的问题，结合实际情况，开发一个基于J2EE平台、B/S多层体系结构、MVC设计模式和Struts开源框架的设备管理系统是很必要的。本系统采用先进的计算机技术、网络技术开发了一个可视化的设备管理软件，使高校对设备的信息管理变得方便快捷，减少人员的工作量，节省人力，提高工作效率和服务水平；同时，也使高校设备管理工作进一步规范化、科学化、信息化。本系统主要是实现对高校的设备管理，包括了设备管理、设备统计、设备查询、设备报修废、安全管理等几模块，相应的完成了对设备信息的统计录入、查询、维护管理和用户权限分配等工作。由于目前学校的设备管理还采用纸质档案管理方式，不能跟上现在学校数字建设的要求。这种旧的管理工作方式是每当设备被采购回来以后，设备管理人员将设备的相关信息进行登记存档后，直接就将档案封存。
设备的档案封存后就基本上不再有人对其进行维护，因此遇到需要变换设备的位置或者查看设备目前在哪使用，有谁使用等这些简单的需求都难以进行处理。本设备管理系统合理的借鉴通过合理的设计，针对国内现状进行开发，能够提供足够的功能来满足学校对设备管理的需要。本高校设备管理系统的主要目的是为了提高学校设备管理员的工作效率，改善设备管理的现代化水平，减轻工作人员的负担，节省劳动力，减少设备资源的浪费等。高校设备管理信息系统的需求如下：（1）高校设备的维护。允许管理员角色对系统这的设备管理模块添加，修改设备信息，还有设备的维修登记等。（2）设备的浏览和查询。全校的设备按照业务需要进行权限分配，全校师生和领导都可以根据自己的用户角色查看相应权限范围内的设备信息。（3）设备借还管理。教师，学生，校职工等人员都可以对相关设备进行借用，蛋管理员需要通过这个设备借还模块对其进行借出和归还管理。（4）网上报修。部门人员和办公室人员通过登录这个设备管理系统，然后打开设备保修功能界面，添加保修表格。然后系统会给相关部门发送邮件，通知相关部门进行维修，系统同样提供功能对保修设备进行追踪。
行政办公人员也是设备管理系统中的一个角色，他具有教师拥有的功能。行政部门往往是学校的职能和决策部门，它对学校的硬、软件设施建设具有重要的影响，因而对学校的教学的环境及教学设备的发展具有深远的意义。以前，由于学校里的设备管理都采用纸质档案的管理方式，为了能提高学校的教学环境及教学质量，为学校教师及工作人员提供好的工作环境，为学生提供好的学习、实验及研究的环境，因此需要对设备及使用情况能够进行高效的管理，以便能够为行政部门提供足够的、有用的统计信息，方便他们对学校的硬件设施的发展做出合理的规划，减少学校资源的浪费，提高学校资源的使用效率。因此行政办公人员还具有对设备进行统计的功能，为部门主管人员对设备的采购计划和预算提供有用的信息。高校仪器设备管理工作是一项复杂的系统工程，与诸多方面均有关联。要达到管理的目的，除了学校领导重视以外也需要学校各院系部的帮助配合，更需要每一个设备管理人员自身的努力。因此，总体提升学校科学管理水平，竭力发挥仪器设备的最大作用，创新管理观念是方向，完善规章制度体系是前提，管理手段更新的是保障，提高管理人员的综合素质才是关键。
作者：何翀
