一、工作流简介
近20年来，人们从不同的层面和角度，对工作流提出了定义。截至目前，工作流仍然没有统一的定义。本文仅列举三种代表性的定义：（1）工作流管理联盟（WorkflowManagementCoalition，简称WfMC）的定义[2]6。工作流是部分或者全部地被计算机系统自动执行的业务过程，根据相应的业务规则，信息或任务能够在不同的执行者之间传递。（2）GigaGroup的定义[3]1。工作流是业务过程中可控制的部分，包括任务的顺序、执行者、支撑任务的信息流以及任务控制和评价等。（3）IBMAlmadenResearchCenter的定义[4]3。工作流是一种可以被计算机系统实施的，面向业务过程的表示模型。在定义所需参数的基础上，涵盖对每一个步骤的定义、执行条件、顺序以及每个活动所需的应用程序。
二、建设目标
基于工作流的教师档案管理，其目标是在涉及师资档案信息管理的业务部门（如档案馆、人事处、科技处、社科处、教务处、研究生处、国际处、二级学院等）之间，实现业务流程自动执行。具体目标包括：（1）以教师档案为主线，实现档案管理的无纸化；（2）流程封闭，全程可跟踪；（3）引入自动化处理和异常处理机制，最大限度地减少人工介入；（4）人员责任明确；（5）信息共享，最大可能地消除纸件；（6）提供完整的数据项，按照中心数据库数据标准的定义，填写相关信息的完整属性；（7）灵活的查询、打印、统计功能；（8）既能独立运行，也要预留一定的外部接口。
三、工作流设计
⒈设计思路。首先，创建预先定义的工作流模板，其中，每一项活动都可以预先配置。定义包括任务描述、到期日期、预定义的评论等内容来完成特定的工作流程任务。主要从以下几个方面进行实现：（1）引入业务队列机制。对于每一个档案处理业务，从其受理，一直到结束，经过每一道业务部门、人员时，都视为在队列之间交接。例如，当从队列A转入队列B时，要求有严格的“握手”确认，只有当交接双方都认可时，才认为成功。这种方式可以确保人员的责任明确。（2）定义业务的状态及其与业务的对应关系。每一个档案业务的处理过程都将经历一系列的业务，这些业务分别完成对其数据的加工，在每一个业务节点上，通过业务的状态来体现其处理的情况；每一个业务节点只能处理特定状态的表单，并通过对表单业务状态的修改来体现这种处理。（3）异常处理中心。在系统的后台，引入异常处理中心的事务，用于监控业务各个节点中的异常作业，如长时间不处理、队列中接受方不签收、回退业务等。这种方法确保每一个业务表单在一定的时间内必定结束，而不可能出现长时间挂起、悬而未决的情况。（4）在上述三项内容中，所有的表单在其处理过程中，对所有的人都是可视的，也就是说，登录系统的人可以看到所有表单当前所处的队列、当前的业务状态、已经处理过的历史情况以及即将被哪个部门（或哪个人）处理。2.功能模块。从功能的层面上，基于工作流的教师档案管理主要包括五个逻辑模块：（1）需求管理模块。根据师资档案查询需求搜索适宜的工作流，并根据是否找到匹配结果调用工作流初始化管理或结构管理。（2）初始化管理模块。主要根据业务人员的需求，完成工作流的初始化工作。（3）结构管理模块。自适应资源、时间的约束以及需求的变化调整工作流的结构，确保有效性。（4）执行管理模块。主要提供信息传递服务，并根据需要调用结构管理。（5）数据管理模块。利用历史数据、当前执行情况以及组织信息，完成数据的分析，使师资档案数据库能够及时更新。
四、建设预期
基于工作流的师资档案管理将对现有的业务方式产生一定的影响，主要表现如下：（1）纸件的传输有望消失，真正实现管理流程的自动化，这也是电子化师资档案管理的基本功能。（2）前台的功能将增强，调度的功能将被弱化。由于信息共享，部分后台的功能将交由前台实现，如打印等；而系统的自动化调度功能、控制台等功能的实现，则将调度的工作最大可能地智能化，因此，实际的调度工作将大为弱化。（3）将会引入考核指标。由于信息共享，过去无法获得的如工作量、效率、质量等信息可以通过系统获得，因此，各业务部门会根据实际情况引入相应的考核体系。（4）人员的岗位和分工将重新调整。（5）档案管理相关的查询、打印、统计将成为公用的功能。
五、存在的问题
目前，高校电子化师资档案面临的挑战主要来自管理流程、技术制约和制度环境三个方面：（1）管理流程问题。从宏观层面上看，尽管高校的行政、教学和科研系统相互联系、相互补充，共同服务于宏观统筹。然而，目前存在的普遍问题是各业务部门的管理职能不明确，职责分工重叠，一定程度上制约了工作流技术的应用。（2）技术制约问题。从高校师资档案管理的角度讲，工作流具有丰富的功能。比如，对职称评审、绩效考核等信息系统进行封装、建立分布式计算环境、设计用户界面等。但是，目前主流工作流产品还不能妥善解决这些问题。（3）制度环境问题。工作流对师资档案管理带来的不仅是技术的改进，也会对原有的管理制度造成一定的影响。随着高校人事档案制度改革的推进，特别是引入并深化人力资源管理理念后，人事档案工作已经有了很大程度上的改进。然而，一些历史遗留问题仍然存在，例如，缺少统一标准、缺少与数字档案管理、保密配套的制度等。总之，工作流作为现代管理中一项过程管理与控制的关键技术，可以为高校师资档案管理提供一个完整的过程管理框架，对提高高校师资档案管理工作的效率具有重要意义。
作者：陈薇 单位：重庆邮电大学人事处
