一、立卷归档办法和要求
1.1对归档的科技材料,由档案室按照档案分掣鑫编号排列办法进行分类、编目、立卷,输人科技档案管理系统并进行标识工作,便于保管和利用。
1.2归档工作由项目负责人按各设计阶段的依据性文件及工程地质勘察、勘测、预可、工可、初步设计、技术设计、施工图设计、申报优质工程成果奖等阶段,按归档范围收集,分阶段整理、分类、装订成册,按规定时间和归档质量要求归档。
1.3与工程项目有关的来往公文、函电材料,由综合办公室于次年三月底按顺序归档。
1.4与外单位签订的协议或合同及分承包合同,由生产经营室于次年三月底归档。
1.5每个工程项目在项目完成后(不包括预算),必须在图纸出版后45天内,将技术履历簿内各项要求填写好,以及整理相应阶段的质量记录一起归档,填写标准移交表一式两份,一份由本部门保存备查,一份连同文件材料归档。
1.6外业测量资料在相应阶段的设计文件出版后10天内归档。工程地质资料在工程地质报告出版后45天内归档。
1.7各阶段文件材料归档填写表格见相关记录。
1.8初步设计和施工图设计各阶段出版文件、竣工图及分承包项目的文件在文件出版后10个工作日,由生产部门负责一式两份归档。
1.9招、投标文件在开标后10个工作日由生产经营室一式一份归档。
1.10创“优”材料由生产经营室于材料上报后10个工作日内归档。
1.11委托分承包方测绘的各种比例地形图、导线测量成果,由生产部门负责将测绘资料归档,时间要求同外业测量要求。
1.12凡需归档的计算书、原始记录等,应用不褪色的纯黑墨水钢笔书写,字迹要清楚端正、准确,不许涂改;如需更正,原始记录人可在错误数据上划两条水平线,再将正确数据填在旁边。非原始记录人不得更改原始记录;不准用铅笔和圆珠笔记录(外业测量记录薄和地质勘探班报表除外)。
1.13各生产部门从国土部门或水文站所购买收集的水准点、水文资料,使用完后归档。
二、声像档案归档时间及要求
2.1照片由摄影者或承办人整理,并编写说明,如有关工程技术或工艺的,应随该工程项目一同在规定时间内归档;22底片与照片的影像要做好标识,并一一相符;文字说明要齐全,字迹要工整。归档后由档案室统一编号,分别列册;
2.3照片的分类,一般按年、生产部门或工程项目进行分类,分类应保持前后一致,不能随意改动;24文字说明的内容要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄像者等六要素。
三、借阅管理
3.1借阅手续:到档案室办理登记借阅。
3.2技术标准(法规)归还时,生产经营室应注意验收。
3.3技术人员借阅技术标准(法规)的时间一般为半年,借阅人员应按时归还。不归还者,即停止借阅,丢失者按有关要求赔偿。归还或赔偿之后,才允许再借。工作有需要急用时,生产经营室有权随时调回借出的技术标准(法规)。
3.4每人限借技术标准(法规)、图书累计10本。
3.5对复本较少的技术标准(法规)实行限时阅览,特殊情况可外借3一5天。凡已发给个人的技术标准(法规)和发给部门的标准图,不再办理借阅,特殊情况须生产经营室主任批准。
3.6使用人员要爱护借出的技术标准(法规),不能涂写、损坏等。
3.7不能以别人的名义借阅。
3.8院技术标准(法规),一般不向外单位人员借阅。特殊情况须凭介绍信及证件,经院领导批准,可在档案室查阅或借阅。
3.9退休人员或调离院的技术人员在离开院时应将所借技术标准(法规)归还。
3.10生产经营室应定期清点馆藏标准(法规)。对于遗失及作废处理的技术标准(法规),应在检索工具上注明。
四、保密要求
4.1借阅的档案资料,要妥善保管,并只限本人使用,不得复制,也不得外借和私自转让。
42档案管理人员必须认真执行国家和本院保密规定,维护档案的完整和安全,档案材料的借阅、移交、销毁等各个环节要履行登记,做到事事有手续,件件有落实。档案管理人员不得擅离职守,不得未按规定办理即提供任何档案材料,不得擅自携带档案材料离开档案室,违者追究责任。43档案人员要自觉地遵守有关保密制度,严格遵守保密纪律,对档案材料安全、保密绝对负责,不能泄密、失密,未经批准不能私自抄录和复制,不得将档案材料转借他人或擅自将材料带出本院到外面扩散,违者追究责任。
五、档案鉴定与销毁
5.1本院档案鉴定小组,由分管院领导、总工程师、档案管理员、专业技术人员、财务人员组成,负责对本院档案的鉴定。
5.2对失去保存价值的档案,档案室提出初步鉴定意见,列出销毁清册,经本院档案鉴定小组鉴定核准后,由总工程师审查,经院长批准,销毁人和监销人在销毁清册上签字,并在场监销,才能销毁。
5.3档案销毁清册由档案室长期保存。
2结语
通过本文档案质量管理程序方法探讨,可为同行档案管理提供一些类比和借鉴。随着科学技术的不断发展,新的管理方法措施定将不断完善,还有待进一步去探索。
作者：石梅青 单位：肇庆市公路勘察设计院
