1基层单位档案工作信息化建设的重要性
档案工作是基层单位的重要组成部分,是单位基本面貌和工程发展全过程的综合反映,确保档案的安全管理,提高档案工作的质量和效率是非常必要的。档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等,缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段。这些传统的基层档案载体都是以纸质为主,不仅成本高,对于档案的维护与查阅也非常的不方便。纸质的档案容易受潮、受到虫蚀及火灾等灾害的威胁,每年所投入的保管经费较高,而且文档没有备份,容易造成文档损失。同时,纸质文档经常反复的查阅会让原件受损或遗失,从而在档案管理工作带来一定困难。随着现代信息技术的不断发展与应用,越来越多的基层单位开始使用办公自动化系统,档案信息化应运而生。档案管理信息化是通过将原来的以档案保管为重点的模式转为以档案信息化形式来为社会服务。通过对档案的信息资源进行整理、分类,并进而分析与提取来提高档案管理的质量与效率。信息化档案多种多样,其以办公软件为载体,同时又以录像、录音、多媒体、网络等各种形式来呈现,电子档案更加容易保存于修改,便利查询,可以通过网络进行传递,与传统档案管理相比,不仅提高了档案的利用效率,也同时降低了档案的管理成本。档案信息化建设的标准性与规范性也是企业管理的重要内容之一,在推进数字化、信息化档案建设的同时必须抓好档案标准化与规范化管理,这样才能使档案管理工作水平得到整体提高。
2基层单位档案信息化建设存在的问题
2.1对档案信息化建设不重视
在当今信息社会,经济建设各项工作都离不开信息化手段的有效推进,信息化不仅是基层单位档案管理工作的发展方向,更是提升档案管理工作水平的一种有效手段。但是从目前看来,许多基层单位档案管理部门的计算机水平比较落后,软硬件设备都需要更新,与现代化发展不协调,这主要是因为单位对档案信息化建设认识不足,对于基层档案工作仍然只注重保管而忽视利用。有些档案管理员由于长期使用传统的手工管理模式,对于手工管理虽然比较熟练,但是却自以为是,认为熟练了就不需要进步,不愿意推进档案工作信息化建设。同时,由于其思想保守、文化素质不高也难以适应单位信息化发展的需要,更多的是安于现状,对信息化知识与管理知识的认知甚少,不思进取的现象十分普遍,整体业务素质很低,这些都在一定程度上阻碍了单位档案信息化建设进程的推进。
2.2档案信息化专业人员匮乏
大多数基层单位的档案管理人员都是半路出家,很少有机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习,对于档案管理工作并不熟悉,加上很多档案管理员都是由于身体或者年龄原因从其他部门调来的,所以年龄结构也趋于老龄化,缺乏工作热情。而档案信息系统是多种学科知识的集结,需要运用多种知识与专业配合,是通过多部门的相互协作和多环节配套所构成的系统工程,这就需要高素质的档案从业人员来进行协调和运作。然而,纵观基层单位档案管理人员的专业素养都偏低,具备信息化、档案专业知识的人员寥寥无几,很多都是没有档案技术理论功底,科班出生的档案管理人员几乎没有,档案信息化专业人员匮乏,当前在职的档案管理人员结构老化,思维调整较慢,从而对档案信息化的开发力度有深度有很大的影响。
2.3档案信息化建设投入不足
我国基层单位普遍的存在着档案信息化投入不足,硬件建设滞后等问题,从而制约了档案管理工作的发展。基层单位对档案管理工作不重视,认为档案管理就是文档材料的保管,并给档案利用者提供查询即可,认为档案工作非常简单。同时,许多单位认为没有必要单独设立一个专门的档案管理部门,档案管理工作可有可无,档案信息化建设投入不足,认为单位经费没有必要投入到档案管理工作,只要确保单位主要工作顺利进行就行,因而没有为开展档案管理工作编制预算经费,更别说实行统一规范的单位档案管理应用软件,从而造成了档案管理部门连最为基本的保管与管理都不具备,档案信息化工作无法开展。
3如何加强基层单位档案信息化建设
3.1加强对档案工作信息化建设的重视度
重视档案管理信息化建设,通过各种渠道扩展档案管理重要性宣传教育,让单位充分认识到档案是当今社会及未来发展的重点,是单位发展的重要组成部分,尤其是单位领导,更要提高对档案信息化建设的重视程度,必须要将数字化档案建设工作作为单位长期目标规划的重点之一,并给予全面支持。同时,档案管理者应树立档案信息观,革新观念,自觉提高专业素养与技能,充分汲取与补充档案信息化建设知识,逐步改变守旧观念,从传统的档案保管人员变为档案信息资源管理者与传播者,积极发挥主观能动性,求实探索,适应档案信息化管理模式,深刻理解档案,充分反应档案的价值,并扩大档案信息资源开发利用,不仅做档案的收集者和管理者,更要充当档案信息建设的开发者,从而将档案转化为单位可利用的信息。
3.2加大档案信息化建设的投入
基层单位档案管理信息化建设应严格按照档案管理的相关规范规定,结合行业特点与单位工作实际来制定,逐步完善软硬件投入,单位每年可以拿出一定经费来更新档案信息化软硬件,并设有一名专职档案员来全权负责档案管理工作。同时,还应加强对档案应用系统的开发,可以购买市场占有率高的档案系统。为了更好的适应实际工作的需要,档案系统应结合单位实际来调整参数,减少单位各部门独立开展不必要的人、物、财支出。单位也可根据需要自主研发,采用现代技术实现存储信息与相关单位档案数据的链接处理,从而可以改变传统的档案管理方式,实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势。
3.3加强档案信息化建设技术管理
3.3.1电子档案信息化管理
在单位发展各个阶段都会形成的大量电子文件,电子文件的产生和应用,使得基层单位档案快速向数字化方面发展,为档案信息化管理注入了新的活力。电子文件是通过复杂的编码和解码过程才得以利用,其不同于传统的档案文件,通过权限设置,利用者只要获得权限,或在自己的权限范围内允许利用,就可以随时调出自己所需的档案信息,并可复制和存储,可以说,电子文件是适应现代管理制度的全新的管理形式,因此,必须加强规范电子文件,档案管理部门要严格归档电子文件,可以通过图文扫描、网络、计算机及光盘等形式将电子文件信息制定部门要求统一集中管理,并存储于档案部门存储介质中,档案管理部门进行分类、整理与编目,形成电子档案,提高档案信息的实效性和检索的便捷性。为了确保档案的完整与安全,档案利用者必须通过档案部门进行用户确认才能调阅档案。
3.3.2档案信息化安全管理
档案信息化建设除了要确保归档文件真实、完整、有效,同时还应保证档案数据库安全。对此,必须要提高档案信息化安全防范,加强系统管理维护,可以实行身份认证来保护档案安全。在使用中,给用户分别授权,让用户在授权范围内操作。此外,为了确保档案数据安全,档案系统应实行专人专机专用,对电子档案的保护要注意防毒,安装防火墙与杀毒软件,并做好电子档案备份,对重要电子档案的信息内容进行加密处理,以提高电子档案的可靠性,推动档案管理的数字化建设,从而为在单位各部门之间实现资源共享奠定数字信息基础。
4结语
综合上述,档案信息化建设在一定程度上体现了基层单位的管理水平,基层单位应转变档案管理观念,找准信息化切入点,以档案保管和利用为重心向信息采集、管理与服务转变,才能确保档案为单位整体所利用。同时,在档案信息化建设过程中,要解决对档案建设投入不足、专业人员缺乏等问题,科学推进档案信息化建设进程,通过规范、标准的档案信息化建设来服务单位。加强档案信息化安全防范意识,提高数据库的安全性及电子文件的可靠性,以达到提高基层单位档案管理工作的质量和效率的目的,最终促进单位经济发展。
作者：陈艳华 单位：重庆市黔江区群众诉求服务中心
