1经济组织
经济组织文件管理具备以下特点：其一，强调核心竞争能力信息安全性。核心竞争能力信息是指反映了经济组织在市场竞争环境中具备的独特优势方面的各种信息。文件作为经济组织管理运作的重要手段，是核心竞争能力信息的主要载体。其二，强调法律证据性。据经济组织自身发展规律和权益维护等总体需要，以及牵涉到整个社会各领域经济利益的有效维护，须强调对文件信息真实性及其法律证据性的高度重视。其三，强调文件的资产管理理念。ISO15489明确指出文件是组织的核心资产。鉴于经济组织极为强调竞争和发展，文件的资产管理及其软实力提升对于组织确立独特竞争优势尤具重要意义。其四，强调文件系统的信息协同管理功能。经济组织尤其注重对包括市场环境信息在内各类信息的及时、动态获取和处理，也强调信息的及时性和即时性，以作决策参考。因此，经济组织十分强调各类系统的协同管理及由此形成的信息综合处理功能。
2公共事业组织
这里的公共事业组织，实质上与我国常称的事业组织虽有一定差别，但大体相当，国际上一般以准政府组织等做界定。该类组织文件管理的特点在于：一是强调法律证据性。除应提供文件证明自身的合法身份和合法运作之外，尚需提供文件证明组织的资金等资源的管理皆为合法，且符合设立该组织的政府组织提出的要求。二是强调社会服务性。表现在：1.政府设立了专门从事文件管理的公共事业组织，如政府文件中心等，面向社会提供近乎免费的优质文件服务；2.其他类型公共事业组织的文件管理一般都提供社会服务，且基本非营利性。三是不强调高效率和协同功能。该类组织文件管理系统在协同管理和绩效方面的要求相对不高。社会团体组织国际上，社会团体组织基本可称作民间组织。该类组织文件管理有自身特点：一方面，强调法律证据性。与公共事业组织相似，该类组织的文件管理强调法律证据性，但其文件作为资金审计的证据方面的作用相对更弱；另一方面，则不强调高效率和协同功能。与公共事业组织类似，该类组织也不强调文件系统与其他管理系统的协同。
3模式优化的维度之二———文件管理要素
文件管理要素的优化具体可归结为3个方面，即管理理念优化、管理手段优化、管理内容优化。管理理念是文件管理的理论和方法基础；管理手段是文件管理实施操作的具体工具和方式；管理内容是文件管理的具体流程环节内容。管理理念和管理手段是为管理内容直接服务的，管理内容则是文件管理的具体实现。
3.1管理理念的优化
管理理念的优化分为2个方面，即管理工作目标的优化和管理工作理论的优化。管理目标的优化可以表述如下：文件管理在基本符合自身发展规律的基础上，还需满足社会组织的整体目标。至于管理工作理论的优化，文件管理可从多角度予以审视，主要涉及到管理科学、系统科学、信息科学这3大学科理论。事实上，这3个学科已趋于深度融合，使得人们对于相关事物的认识逐渐深化，能提供各种高效的可行途径，极大推动着实际工作的发展。因此，要多维多方应用这3大学科理论实现管理模式的优化。
3.2管理手段的优化
第一是传统手工管理手段。早期的文书管理采取的是手工管理手段，甚至在现代机械和计算机手段出现后的很长时期内，手工管理仍然占据着主导地位，直至电子文件的广泛发展，手工方式才逐渐退居其次。传统手动管理手段有很多局限性，如无法从根本上拓展人类体力和精力的不足，等等。纵然如此，该手段仍有某些积极优势，主要在于人类特有的高端自然智能是其他任何工具无法取替的。第二则是信息技术管理手段。该手段是指综合使用现代机械和信息技术的管理手段，不仅形式上日趋多样化，而且功能上更实现了极大提升，其核心是计算机技术。该手段在文件管理领域的优势主要体现为：一、最关键的是有效拓展了人类智力的部分功能。二、基本上解决了人类精力方面的缺陷。该手段的缺陷在于：一、无法从根本上取代人类自然智能的主导地位。二、自身作为高度复杂的技术工程体系，也就给日常维护和后续服务提出了严峻挑战。可见，在信息时代背景下，需要综合应用人工管理手段和信息技术管理手段的各种优势，同时规避各自劣势，实现文件管理手段的高水平和高质量。
3.3管理内容的优化
管理内容存在3个层面，一是系统工作的角度；二是管理工作的角度；三是信息工作的角度。从系统科学的角度来看，无论是传统纸质文件管理还是电子文件管理，实际上都可视作一个完整的管理系统。本文主要从电子文件管理系统的角度就管理内容优化展开探讨。然而，以下的主要理念将完全同时适用于传统文件管理和电子文件管理，仅在技术层面需做一定程度的区别对待。文件管理内容若从系统工作的角度，包括系统设计构建、系统实施、系统评估、升级或换代；从管理工作的角度，包括文件生成、捕获、登记、保存、检索、利用、统计、处置等环节工作；从信息工作的角度，包括文件信息的产生、编码、传递、利用等完整运动过程。一是系统设计构建方面的优化。系统设计构建需要着重完成以下几个子任务：A.系统总体功能需求的前期调研分析和研判，进而形成系统设计构建的总则指南；B.确定系统功能、结构和内容以及予以技术实现的整体架构，同时应突出主要功能以符合系统的主要目标；C.采用合适的系统开发平台工具和编程语言，配以其他可靠的相关信息技术，将系统设计予以完整实现。高质量的文件管理系统设计构建工作是文件管理模式优化的关键，可谓是对整个系统进行全方位的立法工作，因为系统的核心框架和功能体系等关键要素都将在该阶段予以详尽制定和程序实现。二是系统实施方面的优化。文件管理系统实施是系统设计开发的直接目标和具体实现。从实施步骤来说，又可分为调试运行、正式启用2大阶段。正式实施是文件管理系统自身价值的具体实现环节，直接辅助组织开展文件管理工作，并为组织发展带来收益。从系统工作视角，文件管理系统实施的优化实际上就是通过充分应用系统预置的所有功能，促使系统得到最高效的运作，尽可能获得最佳效果。三是系统评估、升级方面的优化。系统后续评估、改进升级或换代工作对于文件管理系统来说同样较重要。对现行文件系统的详尽评估是对系统实施过程的直接展示，将为新系统开发提供翔实资料，甚至实际上可以作为新系统开发工作中前期调研分析的直接参考资料。系统评估改进工作若要实现优化，必须尽量采取先进可靠的高质量评估工具，制定可行的评估方案予以实施。需要从“文件管理功能需求的有效实现”以及“系统的安全高效运作”2个方面去综合审视系统的实际表现，同时评估文件管理对于组织发展实际产生的影响和作用。当评估认为只需对文件管理系统开展持续性的改进升级时，需积极做好后续的改进升级工作。当评估认为需要开发全新系统时，则需积极准备开发和实施新的文件管理系统。
4我国社会组织文件管理模式优化的对策建议
4.1文件管理理念与国际接轨国际公认的现代文件管理的核心理念是以ISO15489为代表的。我国有必要跟进，以进一步促进文件管理理论研究和实际工作，并且开展专业化的文件管理。国际上，文件管理更多的是一种核心业务，且强调构建高水平文件管理系统而非附属于或直接应用档案管理等系统，且强调与其他系统的协同。
4.2强调严格实行标准的规范和遵从
须强调高水平的文件管理标准化工作，推动社会组织应用高水平的文件管理标准，确保文件管理质量。我国至今制定的文件管理相关标准数量很少，且多是针对电子文件管理。仅以国家级标准为例，至2011年底，我国现有文件管理相关标准总计8份，其中6份专门针对电子文件（该数据是以针对文件管理领域的视角统计的，未涉及档案管理领域的标准）。我国正陆续出台文件管理相关标准制订计划，如国家标准化管理委员会于2010年出台了制定7项电子文件管理标准的计划。随着ISO15489国家级采标工作的完成和广泛施用，必将进一步促进相关标准的发展。
4.3重点关注电子文件管理
未来文件管理模式更多将是电子文件管理模式。我国已认识到电子文件管理的重要性，但各类社会组织在这方面仍存在某些问题：一是构建电子文件管理系统的热情虽高，但前期基础性研究较欠缺。二是电子文件管理相关标准较欠缺，规划制定的进度相对较慢。三是没必要强调社会组织电子文件管理模式的统一化。
4.4重视应用现代系统科学理论
信息时代，社会组织文件管理在应用管理科学和信息科学的同时，还需重视系统科学，以构建高质量的文件管理系统，且能与组织内其他系统实现高效的协同运作。
4.5重视文件信息的知识管理
我国对于文件信息资源的知识管理认识不足，但学术界和社会组织已逐渐体认到知识管理在文件管理领域的重要价值，张斌等学者就此做了大量工作。最重要的是妥善制定这方面的总体规划和战略对策。
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