摘要：在会计电算化信息系统中，每一个会计信息都是有组织地存放在数据库中的，那么数据库设计是否合理将会直接影响到会计电算化信息系统的处理功能和效率。会计电算化信息系统中对会计数据的存储设计，首先要保证能将所有的会计信息都有效的存储在数据库中，还不能是简单的将手工会计的数据直接对应的存储成一个个数据库文件，还必须要注意会计数据的存储效率，会计信息是一整套完整的、连续的账，其数据量一般比较庞大，特别是业务量较多的企业，因此对数据存储的效率有严格的规范，这就要求会计电算化信息系统在对数据存储时要运用更加规范化的技术来进行设计。
关键词：会计电算化信息系统；数据结构；优化
一般而言，会计数据的存储必须遵守五大原则，即存储共享设计原则、存储集约化原则、存储规范化原则、存储完整一致性原则和安全性原则，以下通过对会计记账凭证存储结构的设计方案分析，研究如何充份合理地运用数据存储规范化技术来优化会计数据储存结构。在会计电算化的总账系统中，记账凭证一般包括凭证号、制单日期、摘要、科目名称、借方金额、贷方金额、附件、制单、审核、记账等项目，根据以上记账凭证的输入格式，对记账凭证文件的数据结构进行分析：
一、记账凭证文件的数据存储结构设计分析
上述这种结构属于第一范式的关系，它和手工记账凭证的项目基本是一一对应的，该结构中的关键字是凭证号和科目名称，而且每一个字段都是不可分割的。但是，从这个案例也可以看出一些不足之处，凭证文件中的这一个经济业务属于一借多贷，这张会计凭证经填写完保存后，包含若干条记录，对于每一条记录而言，要么是借方金额，要么是贷方金额，不可能存在同时有借方金额和贷方金额的记录，所以，每一条记录的借方金额或者贷方金额字段总是有一个字段是空的，对于数据存储空间来说就相当于每一条记录要浪费12B的存储空间，则就这一张凭证八条记录就要浪费96B存储空间。可想而知，当系统中的凭证越多，记录越多，那么浪费的存储空间就越大。为了减少存储空间的浪费，可以对该方进行改进，将每条记录中的“借方金额”和“贷方金额”字段合并为一个字段，叫做“金额”，并在“金额”这个字段上增加一个“借贷标志”的字段，以此来表示金额的借贷方向。
二、记账凭证文件数据存储结构设计的改进
从上面例子可以看出，每一条记录都不再存在空值字段，而且每一条记录的“借贷标志”和“金额”两个字段共占14B，而之前没有改进结构中，每一条记录的“借方金额”和“贷方金额”两个字段共占24B，经过改进后的方案每一条记录就节约了10B空间，整个例子中的这张会计凭证在数据库中的八条记录就节约了80B空间，那么整个会计电算化系统中存储的凭证越多，数据库中节约的存储空间就越大。上述改进后的结构已经相对优化，但是仔细分析就会发现依然存在不足，改进后的数据存储结构虽然不存在空字段了，都有却还有很多存在重复记录值的字段，如凭证号、制单日期、摘要、附件张数、制单、审核、记账等都是重复的值，这样的设计结构还不能满足第二范式的要求，像有些非主要的属性就并不完全是依赖于其主码的，比如“摘要”依赖于“凭证号”。所以，还能对该方案进行最终的整改。
三、记账凭证文件数据存储的最终结构设计
经过对改进后的结构分析可知，在记账凭证文件中，每张记账凭证都存在两种内容，一种是只有每张凭证都存在一个制单日期、凭证号、附件张数等固定的内容，另一种是每张凭证都存在会计科目名称、摘要、金额等却是非固定的内容。这样一来我们就可以将会计凭证文件里的内容分成两个类：一类是“凭证固定内容文件”，用来存放每一笔与经济无关的内容，如凭证号、制单日期、附件张数、制单、审核、记账等，另一类文件是“凭证变化内容文件”，用来存放第一笔与经济业务之间存在对应关系的内容，如科目名称、摘要、借贷标志、金额等，这样一来，会计凭证文件的结构可最终设计如下：1.凭证固定内容文件.记账凭证文件名称：JZPZGD.DBF，各数据字段如下表1所示：2.凭证变化内容文件。记账凭证文件名称：JZPZBH.DBF，各数据字段如下表2所示：在最终的结构设计中可以看出，对于会计凭证的固定内容文件来说，每一笔经济业务只对应一条记录；而对于凭证变化内容文件来说，每一笔经济业务要同时对应多条记录，即一笔经济业务会涉及到多少会计科目就对应多少条数据记录，两类文件能过“凭证号”作为关联字段建立数据联系。这种采用两类文件形式来存放记账凭证的数据结构设计，其优点是具有很大灵活性，可以表示不同的会计分录形式，可以是一借一贷的简单分录，也可以是一借多贷或一贷多借的复合分录，同时还可以节约存储空间。上述所研究的方案凭证文件里列示的字段都是最基本字段，在实际工作中，会计信息文件所要列示的字段文件远远要多于最基本的字段，通常需要保存更多的信息，如支票号、结算单据号、外币的金额、汇率、数量、单价、部门代码等各种辅助核算信息，虽然要保存的信息比较多，但其原理是一样的，只需要增加若干字段，使得凭证文件能最大限度的保存会计核算和管理所需的信息就可以了。
四、结语
在进行会计电算化信息系统的关系数据库设计时，在结构设计分析时必须进行关系的规范化设计，规范化的过程是逐步消除关系模式中不合适的函数依赖过程，尽量简化依赖关系，使数据库模型中的各个关系模型达到某种程度的分离，提高存储效率。
参考文献：
[1]李伟，朱卫东.若干会计数据存储问题及对策研究.中国管理信息化，2008.
[2]付荣彪.会计电算化系统设计及实现.吉林大学，2008.
[3]李毅波.数据结构与算法学习系统的设计与实现，中南大学，2012.
[4]于敏，网络环境下的会计数据库管理，财会研究，2002.
作者：陈旭生 单位：广州城建职业学院
