随着网络时代的来临，计算机网络技术不断被应用到各行各业，电子档案管理就是档案管理工作顺应时代发展的产物。所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合，简单来说，就是将纸质档案电子化，因此，电子档案的管理工作不仅仅是实体档案的管理，还需要对档案存储和档案网络共享进行管理。
一、电子文件管理
电子文件是由电子计算机生成和处理的一种文件，在电子文件管理的过程中，要注意电子文件的检索和归档工作。电子文件检索工作主要是为了从庞大的档案资料数据中查找到自己需要的信息或资料，因此，电子文件的检索工作要尽量的方便和快捷，要以最有效的方式为用户提供最佳服务，以满足用户全方位的检索要求，所以在档案分类时要合理的匹配相关的档案资料，正确的分析档案资料中所包含的内容，既要保证电子文件检索工作的准确性，还要提高检索的速度。电子文件在经过分类和整理后，要进行文件的归档工作。需要归档的文件可以分为内部文件和外部文件两种。内部文件是指档案管理机构存储的档案资料，一般多为长期储存的资料，所以在进行档案管理时要注意电子文件存储载体的保护工作。外部文件是通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，外部文件存储的时间是依据文件的重要性来确定保密程度和保管期限。电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档两种：逻辑归档是指在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档；物理归档是指把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中存储，并拷贝至可脱机保存的载体上。
二、电子档案与传统档案的区别
电子档案与传统档案有着本质的区别，电子档案必须要进行复杂的编辑过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，可以进行长期的保存，利用者只要获得允许就可以随时随地调出查阅所需的档案信息，而传统档案是纸质的档案材料和数据，对存储的环境有很多的要求，档案保存的时间较短，在进行档案资料的传递和共享工作时也有很大的局限性。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，而传统档案资料需要经过经过分类、整理、分析等一系列工作，才能进行归档工作。在进行档案保管时，两者也有着一定的差异，电子档案是存储在载体中，因此，载体所处的环境，往往会影响电子档案的保存时间，尤其是潮湿、高温、强电磁的环境会加速载体的变形和老化。而传统档案多为纸质材料，在进行档案资料保存时，要避免潮湿的环境，而且工作人员在进行档案保存时，要确保档案资料的完整性，不要使档案发生损坏或者是丢失。
三、电子档案的保护
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。因此，电子档案的保护工作可以分为两个部分：一个是电子档案存储，一个是电子档案传输和共享。
（一）电子档案存储
电子档案的存储保护工作主要是对档案存储载体进行保护，档案存储的载体有软盘、光盘、磁带等，由于这些载体自身比较脆弱，对储存环境的要求较高，所以档案管理人员要特别的注意。首先在进行归类和摆放时要按照一定的次序，不能堆叠在一起，使存储载体发生损坏；其次，存放软盘、光盘等的房间要防磁、防潮、防高温和光照，电磁会对计算机等电子设备造成影响，易使电子档案资料发生损坏或者是丢失，而潮湿、高温、强光照的环境会使软盘、光盘等载体发生霉变，或者是加速载体的老化，从而缩短了软盘、光盘的使用寿命；再次，要定期对档案存储载体进行检查，一旦发现载体发生损坏，要及时的进行转移，或者是更换；最后，要做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。
（二）电子档案传输和共享
由于电子档案是依靠计算机设备实现档案资料的浏览、存储、传递和共享，因此，保护档案传输和共享工作是十分必要的。在当今社会，计算机网络技术高度发达，计算机的普及不仅减轻了人们的工作强度，还提高了工作效率和工作质量，但随着各行各业网络化、信息化进程的加快，计算机网络攻击、病毒、漏洞等网络安全隐患，也在时刻影响着人们的生活，因此，必须采取有效的措施来保障电子档案传输和共享的安全。首先，要建立完善的档案资料传输和共享工作管理制度，档案管理工作是一项非常严谨的工作，档案管理人员一定要严格遵守相关规章制度，杜绝工作中的散漫行为。档案管理机构要真正的将档案管理制度落实到位，加强对职工的教育；其次，要提高档案管理人员的专业技术能力和安全管理意识，要定期对工作人员进行培训，使其能够熟练的应用档案管理软件和病毒查杀软件；再次，要提高计算机设备的安全等级，在进行设备选择时，要选择正规的厂家，尽量选用配置相对较高的设备，对于有特殊要求的设备，可以进行专门的设计。在计算机上要安装可以联网并自动更新病毒库的杀毒软件，保障计算机设备的安全；最后，要对用户实行实名制管理，由于一些档案资料是要提供给广大用户进行查阅和共享的，而我国的网民数量又很庞大，网络管理存在着许多安全隐患，所以对档案查阅用户实行实名制管理是十分必要的，这不仅可以规范档案查阅的秩序，还可以减少网络攻击行为，保障档案管理机构和用户的上网安全。
四、结束语
由于电子档案的特殊性，所以档案管理人员在进行档案管理时，要更加严谨，要在确保档案资料准确性的基础上，加强档案资料的保护工作，提高网络的安全性，为传统档案管理工作向电子化管理发展提供良好的环境。
作者：陈柏潼 单位：安图县民政局
