１查新管理系统的功能设计
查新管理系统设计有几个不同的角色：查新客户；查新接待人员；查新员；审核员（包括二级审核员和三级审核员）。每个角色对应不同的权限，可进行不同的操作。从查新实践来看，查新系统具有以下几大功能模块。１．１查新项目的委托及受理查新客户首先需在查新管理系统内注册，填写委托单位名称、地址、联系人员等相关信息。注册成功后，使用用户名及密码登录系统，填写查新项目相关信息，包括项目名称、查新目的、学科类别、查新技术要点、查新点等内容。填写完成点击提交，经查新接待人员初步审核，通过后，分配给查新人员。查新人员在工作界面可以看到系统内分配的查新项目，检查技术要点与查新点填写是否得当，是否为技术方面的描述，然后与客户进行进一步的沟通，确定客户查新的技术要点，理清客户查新的重点，做到双方对查新项目查新点认知的统一，然后受理查新项目。１．２查新报告的撰写及审核与客户沟通完成后，查新人员开始查新工作。通过查新管理系统导出标准化格式的查新合同及查新报告模板，并与客户签订查新合同，客户根据合同规定在财务缴纳查新费用，开具发票。查新人员在查新项目进行的过程中，如果出现相关文献、检索词等方面的问题，可通过查新系统里的联系信息随时与客户进行沟通。查新人员完成查新报告后，将做好的查新报告上传至查新系统，等待审核人员的审核，分别通过二级审核人员及三级审核人员的审核后，系统显示完成状态。在此过程中客户可随时登录系统查询查新报告进行的情况，分为查新状态、审核状态、完成状态、归档状态。１．３查新项目的统计及分析查新工作人员可利用查新系统进行查新数据导出，导出数据通过ｅｘｃｅｌ文件格式输出，方便后期进行统计及分析，根据查新目的、申报级别、学科类型、委托单位等信息对不同时间段所做的查新项目进行统计及分析，了解本地区不同学科发展状况，产业发展趋势，产学研结合情况，进而提出建议，促进科技创新，提高研发能力。
２查新系统的功能完善
针对近几年查新系统使用中出现的一些问题，现提出以下完善建议。２．１查新系统内自检客户来查新时，查新接待人员首先可以利用查新系统进行查新报告查重的系统内自检，通过查新项目关键词、委托单位等信息进行模糊查询，查询以前该客户是否委托过查新项目，查新人员，查新时间及具体项目内容，提高查新报告的准确性，减少重复工作。这样比目前仅凭人工记忆或询问客户的方式更准确、可行。对查新人员开放往期报告浏览权限，查新人员在开始查新前，可在查新系统内通过项目编号、项目名称、委托单位、项目关键词等信息对所查项目进行模糊查询，将检索到的相关项目与所查项目进行比对，方便了解行业动态，及时添加相关信息。２．２注册单位信息的规范填写。客户在查新系统注册时，提示请填写单位全称。因为有些客户填写注册信息时比较随意，不了解注册信息的重要性，填写的是简称，或是某单位科室，这样会使查新系统内自检及后期的信息统计分析变得不准确。所以一定提示客户填写委托单位的规范全称。２．３系统自动提示保存查新系统过一段时间不操作就会自动刷新。经常会发生客户坐在电脑前一边思考一边填写，等填写好提交时却发现系统没有保存上，填写的东西都没了。目前我们采取的方式是建议客户先用ＷＯＲＤ填写好，然后再复制到系统里提交。如果查新系统在更新前能够提示及时保存，这样客户就不会丢失填写的内容，避免重复工作，提高客户满意度。２．４与财务系统的对接。客户填写好查新内容，并与查新人员沟通完后，需去财务缴纳查新费用。若使用纸质缴费本的形式，容易出错，客户是否缴费需查阅缴费本才能知道。但是缴费本多人使用，经常不能及时查阅，留下缴费漏洞隐患。在客户较多时，等待缴费本影响了工作效率，降低了客户满意度。采用客户根据查新编号直接去财务缴费，缴费完成后财务人员可直接在查新系统内点击已缴费，该查新项目返回查新人员系统，开始计算工作时间。每月或分阶段费用的统计也可直接通过系统完成，导出ｅｘｃｅｌ表格，方便进行查新人员工作量的统计、绩效核算及财务对账。从目前的文献来看，安徽、浙江等地的科技查新管理系统已设有专门的财务模块，包括收入流水、支出流水、奖金支出、财务报表等子模块，可进行统一财务核算及管理。查新项目的收入，客户缴费后会自动生成，并且提供预付款管理功能［４－５］。２．５系统增加即时通讯功能现在客户更多的是使用查新系统进行查新项目委托工作，一旦委托完成后，就很少再登录系统，查新系统的作用并没有得到充分的利用。如果系统具备邮件或即时通讯功能，在查新报告检索过程中，客户与查新人员的沟通都可以在系统内完成，提高查新效率。２．６出现新任务自动提示有新的查新项目或审核项目时系统可自动弹出提示框提醒有新任务，避免发生不知道有新项目而耽误查新或审核进度。２．７客户意见及反馈通过客户意见反馈，能够及时发现查新过程中存在的问题，改进查新工作流程，提高查新服务质量。查新系统集成用户意见反馈功能，使用户可以直接在网上填写客户意见反馈表，方便进行统计分析。
３结语
目前科技查新项目管理系统的建设在全国范围内并未形成统一的标准和规范，各地区和单位所使用的查新管理系统从名称到系统功能都存在差异，信息化管理程度不高，难以适应不断向前发展的查新工作的需求。如何有效提高查新业务管理流程的效率，满足查新业务的高效性和准确性要求成为当务之急。解决这一问题的关键是研发统一的网络化科技查新项目管理平台，通过网络信息技术再造查新业务流程。中国科学技术信息研究所整合地方情报研究机构的查新数据，正在建设查新数据库，但由于各地区查新管理系统的差异，造成数据导入比较麻烦。因此，建立规范统一的查新项目管理系统势在必行，实现资源信息共享，杜绝重复立项与申报，提高科研管理部门的管理水平，为科研管理提供信息支撑与决策支持。
作者：陈洁 武茜 马颀 单位：陕西省科学技术信息研究所
