大多数商业财务软件在规范化、标准化的要求下，为了满足广大财务人员的工作习惯与需要，设计了大量的窗口操作，难以发挥灵活多变的数据库操作优势。笔者根据自己所从事过的人事管理与会计结算工作经验，结合工作实际编写程序代码，以“工资管理”、“会计核算”与“网上银行”三个模块为例，探讨医院系统会计数据的资源整合与利用。
一、关于第三方数据平台
计划科是财务管理工作的核心部门，统筹协调预决算与会计核算等基本会计业务，在日常工作中需要积累大量的基础数据信息。财务计划工作数据来源复杂多变，格式难以统一，外部数据大部分来源于政府、企业及银行等部门，内部数据一般来自单位人事、科研、会计等部门。由于财务计划工作不直接参与会计核算，大部分数据信息一般直接从其他管理系统中取得，面对纷繁复杂的各类数据，计划科财务人员的大部分工作时间都在整理数据格式，生产数据产品。有些工作对会计数据的需求可能不会按照会计规则去提取，比如各种评估工作，需要对数据进行必要地调整。因此有必要建立第三方数据平台，整合数据资源，规范数据格式，满足各方面对医院财务数据的需要。为适应各类数据库与应用软件，便于操作与维护，第三方数据平台以数据资源整合为主。常见的外部数据为从预决算系统中提取的预决算数据、从会计系统中提取的各类收支记录、从人事系统中提取的人员信息、从医务病例系统中提取的病号信息、从住院部系统中提取的住院信息、从工资系统中提取的人员经费记录、从网上银行提取的收支记录、从银行支付系统中提取的经费指标及使用情况等。这些数据大部分为Excel、sql、dbf、mdb等格式，其栏目名称及排列顺序各不相同，从各系统中提取的数据信息之间缺乏联系。利用数据库技术组织整合信息，要经过以下六个基本步骤：（1）在日常工作中要及时将各类数据定期整理成为规定的格式，导入第三方数据平台；（2）总结规律性、程序化的工作流程，将其编写为固定的程序代码以供今后重复使用；（3）第三方后台数据库应尽量使用最简单的VFP、Access等单机版系统，便于维护，减少网络链接带来的各种麻烦；（4）因其数据来源大部分为导入数据，应编写部分规范的数据接口程序代码，必要时要学会手工导入；（5）为适应各类外部数据，其数据结构讲究设计简单，数据信息讲究大而全；（6）利用数据库技术在各类数据之间建立连接。因程序员与会计员之间存在交流盲区，为了将第三方数据平台功能发挥到极致，上述操作最好由财务人员去完成，边使用边修改。大多数财务人员对会计业务比较精通，对后台数据库操作与程序编写比较陌生，如果财务人员也能掌握部分数据库知识，编写部分简单的程序代码，将前台会计处理与后台数据库操作完美地结合起来，可以有效提高工作效率。
二、工资管理模块
工资管理软件是会计电算化发展进程中出现最早的管理系统，经过30多年的发展，软件功能已经比较完善，但很多数据潜能尚未完全挖掘出来。工资数据信息在日常工作中应用较多，既涉及到个人业务查询，又是财务预算非常重要的基础信息资料。在年度财务预算工作中，目前大多数医院的人事管理系统与财务管理系统尚未实现完全对接，且存在管理口径差异。比如学历，在财务预算系统中对大学学历描述为“本科”，在人事管理系统中可能被描述为“大学”；在财务预算系统中对研究生学历描述为“硕士研究生”，在人事管理系统中对研究生的描述可能分为“有学历有学位、有学历无学位、无学历有学位”等几种情况，财务人员在编制财务预算时，需要对相关信息进行整理。财务预算编制工作量较大且容易出现反复，每次数据变动，都将影响大批数据的修改。财务人员如果能将人事管理系统与工资管理系统的部分功能进行整合，就能做到既能满足人事工作需要，又能进行工资核算，还能满足财务预算编制工作需要。具体方法是：在第三方数据平台中建立大而全的信息数据表，编写若干自动转换、规范、填充、计算的程序代码，每次发生工资变动、人员增减等情况，由计算机程序自动完成所有更新操作。比如财务预算系统中人员信息的身份、职务职称、级别、类型、类别等内容都与岗位工资具体数额之间存在一定的关系，为了提高财务预算系统人员信息编制的工作质量，应以岗位工资为起点，运用固定的程序代码，进行批量替换与规范填充，特别要对一些关键字进行规范，删除多余空格，对一些基本栏目进行必要的简单计算，以便确保各模块数据信息的一致性。在日常工资管理中，如果能够超越工资软件品牌制约，不管工资管理软件如何更换，也不管后台数据库如何更改，将每年每月的工资、福利、奖金等所有人员费用发放记录全部导入第三方数据平台，将有效地提高财务工作效率。
三、会计核算系统
会计核算系统是医院财务管理系统的基本模块。在信息化环境下，财务管理系统已经完全改变了传统的手工记账模式。比如查询，打开财务后台数据库会发现，大部分财务软件没有现成的账簿与报表数据，只有一些基本的信息初始设置与记账凭证汇总库，所有的账簿报表与日常查询操作都是临时生成数据并呈现给用户查看使用，关闭窗口后所有生成的报表资料都会自动消失。再比如结账，手工记账状态下的“结账”就是在会计账簿上画出几条线，计算并登记发生额与余额等数据信息；而在会计电算化下，所谓结账就是在后台数据库某个数据表的某个字段上进行标记，只要这个标记存在，就不能操作已结账月份的账务数据；所谓取消结账，就是在财务管理系统将后台数据表中的“结账标记”去掉。既然财务后台数据库的原始数据信息仅以记账凭证汇总记录为主，其他数据产品都是根据一定的会计规则临时产生的，那么就可以在后台数据库中寻找几个主要数据表，将最原始的记账凭证汇总记录，汇集成一个大而全的原始数据表，作为综合信息查询系统的原材料，导入第三方数据平台，进行财务分析与综合运用。在所有的财务系统中会计系统虽然最重要，但其产生的数据记录却比一卡通系统与收费系统少得多，估计每年会产生几万条原始记录。这些大而全的原始数据记录，配合灵活多变的数据库操作代码，就能够变幻出众多的数据产品，这是任何财务软件都做不到的。现有的大部分商业化财务管理系统都是标准化的操作界面，会计人员只能按“照规定流程”被动操作设计好的窗口，这种看似规范的操作方式却限制了后台数据库60%以上灵活多变的程序代码操作，影响了财务数据的发挥使用。对于计划科的财务人员来说，由于不直接参与会计核算，大部分工作为事后的数据分析与查询，不必过多担心数据系统被破坏的风险，将会计系统原始数据整理导入第三方数据平台，利用灵活多变的数据库命令操作语句，实现多样化的数据查询与分析，按照实际需求生成数据信息，以满足财务管理的不同需求。
四、网上银行模块
网上银行收支记录不同于银行存款日记账。银行存款日记账属于会计账簿，是学校财务人员记录的收支业务流水账。网上银行收支记录属于银行对账单，是银行工作人员记录的收支明细。它们对会计收支业务的发生时间、凭证号码、对方单位等信息的记录规则不尽一致，两者不能互相代替，应定期进行对账。随着金融网络化技术的不断发展，在日常工作中对网上银行收支记录的使用频率也在不断提高，并且网上银行收支记录的可信度比银行存款日记账更高，因此在法院取证、外部审计等工作中，网上银行收支记录更具有使用价值。大多数财务软件难以将网上银行收支记录融入到财务管理系统中，只是在银行自动对账操作时才将网上银行收支记录导入到财务软件，其查询与分析功能比较薄弱。为了充分发挥网上银行收支记录的作用，可以将新发生的网上银行收支记录定期导入到第三方财务数据分析平台，灵活运用数据库操作代码，实现信息查询与数据分析。
五、结语
随着财务工作的不断发展与进步，要求财务人员的知识面不能仅仅局限在会计层面，还应掌握数据库技术，更好地完成财务工作。其他如后勤实体账务数据、基建工程付款记录、医学期刊分类科研管理数据等业务信息，也可以通过第三方数据平台的方式归集数据，在此不再展开论述。
作者：王秀娟 单位：临沂市精神卫生中心
