笔者所在科研企业拥有自己的物资计划、采买等相应岗位。整个采买的流程是这样的：(1)各个基层专业部门根据各自的课题内容提出物资需求申请。(2)计划工程师根据审批完的申请,编制月度(或加急)物资计划,经相关审批后,将物资计划下发至采购部门各采买工程师。(3)采买工程师根据计划实施采买流程。采买回的物资在办理完出入库手续后,由原物资需求申请人领用。至此,物资计划实施完成。目前,物资计划从需求申请的提出,到物资计划的编制,均按一定流程在计算机管理专用系统中操作完成。由此,这便构成了笔者立论的实践基础。
一、物资计划在物资管理中的现实意义
(一)决定物资管理中的人力配置结构
以科研企业物资计划为考察对象可知,其在为本单位各个科室提供物资保障时,往往会制订采买的方案。无论是仓储还是运输都需要依赖于人工,特别在我国自营物流整体水平处于中下水平的情况下,物资计划的好坏更是从对人力配置的优劣程度反映出来。因此,物资计划在具体的目标下来实施,最终要落实到对研究性岗位比例和数目的配置上。
(二)决定物资管理中的物力配置规模
从科研企业的物资管理活动来看,其主要包括运输、仓储、组配,以及节点处的装卸搬运活动。从这些活动中可以知晓,物资计划还决定着物资管理中物力资源的配置规模。这就意味着,若是物资计划存在偏差,那么将增大科研企业的物力资源配置规模,从而就会直接出现物力资源使用成本虚高的现象。
(三)决定物资管理中的财力配置数量
从第三方物流管理的视角来看,物资采购需要先垫资来向上游采购原材料,然后再通过向下游销售来收回本金并获取差价。这就意味着,物资计划在安排中的准确与否,直接影响到科研企业购资金预算的合理性程度。需要指出,当前我国物流行业平均利润率处于10—20%的区间范围内,使得超额的资金预算都将制约物流中心其它工作内容的开展。通过类比可知,科研企业物资计划管理的意义可见一斑。
二、物资计划在物资管理中的作用
(一)维系物资管理活动的稳定
在供应链整体视域下来看待物资计划的作用,它首先维系了物资管理活动的稳定性。科研企业物资管理的目的在于保障各项生产、科研的顺利进行。而物资的采购数量和规格则决定于物资采购计划,因此物资计划就在维系原材料(物资)的入库和出库稳定性上发挥着先导作用。科研企业由于受到课题研究的专业性质所决定,在科研过程中所需物资上也呈现出小批量、多品种、紧迫性的特点。这一特点只能通过准确的物资采购计划来应对。
(二)提高物资管理活动的绩效
物资计划管理的内容包括物资采购计划、部门组织资源配置计划等。物资计划在具体的目标下来制订,与之相对应的便是对组织资源配置进行规划。在物资计划和管理部门内部的分工协作中,根据物资计划有效建立合理的劳动力与岗位之间的比例,从而就保证了员工与岗位之间的匹配性。在科研企业整体视角下来看,也就提升了组织资源的配置效率。由此所带来便是,因企业工效提升而产生的物资管理活动绩效增强的结果。事实表明,物资计划能为物资管理活动提供清晰的路径指向。
(三)管控物资管理活动的费用
作为一项经济活动,物资管理活动需要建立在成本控制的基础之上。在物资管理中所发生的成本主要包括：人工成本、固定资产折旧、租赁经费、变动成本等。在管控物资管理活动的费用时,我们需要防止费用的发生出现虚高的局面。为此,通过建立科学、合理的物资计划,便能为物资管理活动提供稳定的预期,从而这就在组织资源的配置和管理上,避免了物资管理活动费用虚高现象的发生。
(四)降低物资管理活动的风险
在物资管理活动中存在着诸多风险,如物资出现货损、偷盗等情形,以及物资无法满足各部门的及时之需。这里引入交易成本这一概念,若是出现物资供给瓶颈时,科研企业向上游要货必然存在着交易成本,这将对整个供应链体系造成系统性风险。
三、当前物资计划在实施中所存在的问题
(一)与现实需求契合方面
各个部门与物资计划部门可能存在着信息不对称问题,从而导致物资计划部门无法准确把握其对物资的需求,以及物资计划人员与物资采买缺少足够的沟通,这就导致了特定科研项目的物资计划在稳定性和持续性都面临压力的情形下,在与现实需求契合度方面则存在偏离。当然,这就直接影响到物资管理的绩效。
(二)物资计划的制订方面
针对市场信息而言,物质计划部门不能仅从各个部门的需求变化来预测自身的物资采购趋势,还应从市场需求信息中来建立预案。然而,处于物资采买部门和需求部门之间节点处的物资计划部门,似乎缺乏与商品市场直接联系的习惯。再者,物资计划人员往往依赖经验数据来制订采购计划,这本身就是以静态计划管理来应对动态需求变化,最终结果必然是偏离物资的现实需求。
(三)物资计划的调整方面
企业管理中有一个重要概念——权变理论,即企业管理应根据现实所面对的内外环境变化而进行实施方案的调整。同理,物资计划在制订中也不是完全刚性的,它仍然需要与现实需求变化情况相适应。但从目前来看,采取权变思想来进行物资计划管理似乎做的还不够。
四、问题导向下的实施途径
(一)对物资计划管理现状进行反思
目前的物资计划管理工作主要是对过去工作的优化,使之更能与所在供应链系统相适应。因此,这里需要对物资计划管理现状进行反思。反思的重点在于：(1)传统管理方式下的计划准确性问题；(2)物资计划管理人员的岗位素养问题；(3)与上游供应商之间的交易方式问题；(4)与各需求部门之间的信息交互问题等。通过对现状进行反思,应从中提炼出当前急需解决的重点问题,并在问题导向下来完成物质计划管理的优化。
(二)建立与各部门稳定持续的信息交互
物资计划管理的合理性,仍然取决于与科室之间信息交互的稳定性程度。根据经济学原理可知,二者合作的稳定性将通过为物资需求部门进行物资计划的频率提升,而使得物资计划更好的与各个需求部门的需求相契合,这就是所谓的学习效应在其中起到作用。笔者建议,物资计划部门可以拓展和提升自己的专业能力,进而通过技术上的学习效应来使得在物资计划制订上更好的满足各个需求部门的需要。
(三)加强供应链系统中的协作能力
日常工作中,我们企业的物资计划部门定期跟踪、督促、协调物资计划的落实。及时与需用部门联系督促其根据研究进度及时安排物资需求,按时编制申请,以便计划工程师能够按时据此编制月度物资计划实施采买。
(四)形成权变思想指导的调节机制
目前,我们企业的做法是,物资需求部门在提出需求申请时,物资名称、规格型号、数量、单价(计划价或预算)、编写人联系电话等都属于必填项目,缺一项系统不予通过,申请就无法提交,这些项目涵盖了物资的基本信息,如对物资有特殊要求,或该信息不足以支撑采买,采买工程师可依据所提供联系方式与需求人员沟通落实。这一方法使得需求申请基本具备了采买实施的可操作性,使物资计划得以顺利编制并进一步落实。
(五)成本约束下完成物资计划制订
正如上文所指出的,需要在成本约束下来完成物质计划的制订,这也是实施物资管理的核心理念。那么如何在成本约束下来执行呢。笔者认为,这需要在强化全面预算管理上下工夫。即,在确定物资采购计划时应根据科室(各部门)需求特点和课题研究状况,合理建立弹性系数,借助弹性系数来确立预算资金。在资金的使用上应采取跟踪审计原则,进而确保资金使用的真实有效性。
五、实证讨论
2013年,南方电网公司实行网、省两级采购,鼓励采购绿色、环保、节能物资,为增强公司设备材料通用性、互换性,提高公司安全稳定运行水平和应急响应能力,降低物资储备和物流成本,进一步优化了公司一级物资采购目录,完善了电线电缆类产品采购“火车时刻表”和采购目录管理。同时,在认真分析和总结以往一级物资集中招标经验的基础上,大力推广应用品类优化结果,调整完善分包规则和评标标准,并适度加大标包规模,减少中标人数量,使中医学论文综述标供应商向综合评价更优的群体集中。以上实证案例实则就是,针对现实对电力服务需求来展开的业务模式创新,这一模式创新在诸多方面也是对本文理论探讨的一种反馈。无论怎样优化电力物资管理,都需要结合电力企业的服务功能和服务对象、服务区域来展开优化措施构建,唯有这样才能将电力物资管理的工作做到实处。
作者：许晓红 单位：洛阳石油化工工程公司
