一、文档一体化理论
文档一体化，可以说是人们将关注的重心从阶段划分转向阶段联系的一种探索和尝试。一体化的重要内容，就是将生命周期各阶段管理业务诸环节相互衔接和照应，并适当归并和简化，统一标准，避免重复劳动，可以看作是对生命周期理论的一种完善和补充。1985年吴宝康先生在哈尔滨召开的中国档案学会组织的关于档案工作改革问题座谈会上，提出图书、情报、档案管理一体化和文件管理与档案管理一体化“是当今信息时代中我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向”。但是对于文档一体化确切含义的理解尚不统一，在实际工作中体现出来的对于一体化的理解，有很多不同的版本。“文件登记，立卷，著录一体化”“机关内部电子文件、档案信息一体化管理系统”“计算机辅助文档管理系统”“联合档案室”“文档一体，馆室结合”“立卷和档案整理一体化”“档案局超前指导，档案室超前接收”等都是现行的具有代表性的一体化模式，其实效性、易行性、灵活性说明了文档一体化优势的同时也表明文档一体化还只限于一种提法，并没有发展成为一种严格的理论，至少它缺乏统一的认识和标准，缺乏一致的管理技术原则，缺乏系统的理论表述。可以说是因为在电子文件这一新事物的挑战下，不得不对周期理论做出一些改变，进而反思传统的纸质文件是否也适用同样的前端控制和一体化管理，因此才产生了一体化理论。
二、连续体理论
1如果说一体化思想是将分开的文件运动各个阶段连接起来的一条线，那么连续体理论则是将各个阶段融合起来，试图抹平因生命周期阶段划分在人们对文件认识上所造成的裂痕。事实上，广义的一体化，在很多人眼中就是连续体理论，这反映了二者具有某些共性，如否定文、档分割的传统工作方式，以连续统一的观点看待文书工作和档案工作，实施前端控制思想等，但二者毕竟有根本的区别。
2连续体模型的理论基础是英国社会学家吉登斯的结构化理论。吉登斯认为，结构是“循环反复地卷入社会系统的生产和再生产的要素，包括各种规则和资源”，社会结构和个人的能动性之间不是哪一方占主导地位，而是二者相互交织在一起将社会整合和社会系统联结起来。在社会的结构化过程中，人具有其能动性的同时也受着客观存在场景的制约，亦即“我们在受制约中创造了一个制约我们的世界”。文件的整体运动过程可以用结构化系统来描述。文件本身的各种属性可以视为结构，而人们对于文件的需求则是主观能动性，人们的利用需求推动着文件本身属性的变化，同时又受文件本身属性所制约。通过不断地衡量和鉴定，文件的需求属性也得以不断推进。人的反思性监管使得我们能够意识到文件的属性和预期目标的偏离，及时调整和完善。文件的属性作为被反复不断组织起来的一系列规则和资源，是需求的中介，又是需求的结果。从结构化理论的意义上说，文件属性和人的主动需求推动着文件的运动，正如何嘉荪、傅荣校认为的那样，“文件运动不是单纯的客体运动，实际上是一种人类的管理行为，是主客体双方都参与并相互作用的开放系统”。所以连续体模型不只是从单份文件本身，而是从更深层次的文件运动规律，从持久的发展运作角度，自觉地以一种整合、一致的观点看待全体文件的运动。这也是连续体理论与一体化思想最大的不同。
3连续体模型最早由加拿大档案专家阿瑟顿提出，他用生成或收到、分类、建立档案保管期限表及鉴定、保管利用这样4个阶段组成一个连续统一体，认为为文件形成者及利用者提供服务的职能是联系4个阶段的纽带，这4个阶段并非像生命周期那样是一个线形的过程，第2阶段和第3阶段可以在第1阶段之后的任何时间发生，第2阶段不一定在第3阶段之前，而且文件总是处于不止一个阶段，因为第4个阶段总是存在。这种阶段划分早已超出了周期理论的限制。后来澳大利亚档案学者厄普奥德进一步使文件连续体模式定型，更加明确地引入了“维”的概念，以表明与“阶段”的区别。第1维是文件的形成，包括文件形成者，文件形成者的行为，文件本身以及在文件中体现出来的事务处理的轨迹；第2维是文件的捕获，包括与文件形成者相联系的工作单元，导致一项事务发生的业务活动，文件与其背景信息共同构成一个文件，该文件具有凭证性；第3维是文件组织，一个机构及其职能，构成这些职能的活动紧密相连；第4维是社会集体记忆的聚合，反映文件与档案在社会中的地位。可以看出，这样的文件，已不仅仅是单独的文件实体，而是被放入了它所形成的真实的整体背景环境中。在连续体模式管理中，采用的是“后保管”模式，把产生的文件或产品转向它背后的创造活动或创造意图，将传统理论对实体保管对象———实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其形成过程、有机联系、目的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。
4在“后保管”模式中，更重视档案文件所包含的有效信息，更重视文件所体现的职能。对于文件管理活动的认识已不再是怎样更好地保管文件，而是怎样更好地利用文件，最大限度地发挥其潜在的各种价值。至此，对于文件管理模式的认识已经完全从分散走向了集中。文件的整个运动过程是一个整体；文件的提供利用和价值发挥亦是一个整体。生命周期理论所揭示的不同阶段文件价值的转化，文件保管需求的差异都可以视为是文件在整个运动过程中不同的局部表现。但是，管理模式本身的集中趋势并未走到尽头，还有一种更高层次的管理方式，那就是集成管理。
三、集成管理理论
1集成的哲学基础是系统论。所谓集成，是指某一系统或某系统的核心把若干部分、要素联结在一起，使之成为一个统一整体的过程，集成的原动力是新的统一形成之前某种系统或系统的核心的统摄、凝聚作用。而集成管理，是在统一目标指导下，通过创造性思维，综合运用不同的方法、手段、工具将不同的资源优势结合起来，提供各种要素功能和优势之间的优化组合、匹配、协同作用，实现优势互补，效用共享，在降低成本的同时，最大限度地放大系统功能，提高系统的整体功效，实现系统目标的一个过程、一种方法、一种思想。
2集成管理并不是文件管理的一种完整的理论或模式，只是一种管理的方法，不能融合到文件运动中。从本质上看，集成管理是各种要素通过优胜劣汰，实现竞争性的互补关系，以便更好地实现系统的目标。因此，实施集成管理是以追求高效高收益为目的，更多地被运用于企业管理中。实施集成管理的前提是这个原先分散的系统确实可以通过某种关系被整合在一起，成为可以独立行动的整体，否则就无法集成。整个文件运动是一个非常宽泛的概念，它是各种类型文件运动的集合，是人们为了便于理解文件这一事物而对各种类型文件运动规律进行的概括，不是一种自然组合的整体。不同的文件是和不同的活动紧密联系在一起的，不同类型的文件之间缺少一种能使它们结合在一起的“统摄作用”，因而集成管理只是借鉴了管理学中的方法，而不是从文件运动本身出发。但很多专业性的在同一种科技活动中产生的文件整体却可以看成是围绕着活动的系统。完整的科技活动产生的必然是成套的、系统的文件，文件与科技活动本身密不可分，科技活动之间又往往有着密切的联系，相互交叉，因而同一专业性质的文件可以看作完整的系统。在专业活动这个核心的作用下，文件被集成起来，通过产品质量控制、过程控制、服务控制以最优的方式实现文件的保管和提供利用。同一档案馆中的档案进行管理也可以运用集成的管理方式，充分考虑不同类型文件实体的价值和提供利用方式之间的结合，把握社会对于文件的各种需求及需求变化并及时做出反应和调整。由于集成管理在优化系统内部要素的同时，还注重将整个系统内部环境与外部环境结合起来，对系统外部可用资源也进行有效的利用，因而自身的运行框架是呈动态性开放状的，外部条件在变，各要素依据最优化原则也在进行着调整，这样系统的灵活性大大加强。我国众多的档案馆一向是“冷宫”，要改善这种状况，就必须改变以往被动地等待用户上门的服务方式，积极主动地对馆藏档案进行系统化整理，从怎样保护好档案的同时提供更多信息的角度，进行管理方式的调整。数字档案馆从某种意义上说正是结合信息技术发展进行的一种集成。
3作为企业管理一部分的企业文件管理，因为处在企业管理这样一个全局性的大背景之下，文件作为信息资源整体的重头，不得不调整去顺应大背景的变化，此时小系统的核心流程要与企业整体的核心流程以及企业外部更大的核心流程相适应。虽然由于企业的利润价值取向可能在某些方面对文件的历史价值、文化价值、凭证价值造成损害，但是也可能因为文件管理在整个企业管理中地位的上升，使得一些文件管理的理念能在更大程度上被企业管理层和其他工作人员所接受，这可能更有利于文件的规范管理。集成管理的最大优点在于促进了文件管理和其他活动之间的关系，使之不再被看做是其他活动的附属物，而是和业务活动一样重要并与之相辅相成、互相促进的组织活动的一部分。作为历史、社会的记忆，文件所保存和记录下来的信息和知识要能够真正发挥应有的价值，找到合适的用户，避免出现辛辛苦苦保存下来的财富因人们不了解而无人问津的尴尬局面。
4集成体现了人们对于事物的认识已转向了一个较高的层次。从生命周期理论到集成管理，文件保管模式日趋成熟。但是，理论本身毕竟是高度抽象的，尽管它对事物本质的认识比现象更深刻，更具普遍性，但它并不能直接用于实际操作，它只能在转变为实践观念后才能指导实践。因此，对于文件保管模式理论上认识的进步，并不表示在实践中也达到了同样的高度。怎样在实践中体现和运用这些理论，是一项远比理论探讨更艰难和迫切的任务，有待广大文件工作者积极探索，寻求一条真正能解决文件管理中诸多问题的道路。
作者：秦璐璐 单位：中国人民银行营业管理部
