【摘要】公路档案对交通发展起到了重要作用，妥善保存公路档案具有十分重要的意义。近年来随着公路工程建设投资量的增加，公路档案越来越多，这种情况下，信息化公路档案管理必然会起到至关重要的作用。鉴于此，笔者首先针对公路档案管理信息化建设的必要性进行了简单概述，总结了目前公路档案管理信息化中存在的主要问题，最后提出了公路档案信息化建设有效管理的措施。
【关键词】公路档案；信息化建设；管理
【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】2095-2066（2015）32-0161-02
随着科技信息的快速发展，电子文件因快捷方便等优势逐渐取代传统纸质文件受到了人们的欢迎，同时公路档案管理也开始朝着信息化的方向发展，不仅可以复制拷贝，还可以利用网络进行传输，还能为人们提供技术上的保障，因此加强公路档案信息化建设，提高公路档案管理效率，目前已经成为急需解决的问题，这种情况下针对公路档案信息化建设管理展开分析显得很有必要。
1公路档案管理信息化建设的必要性
公路档案管理应与时代发展相适应，不断提高为社会服务的能力。近年来随着电子时代的快速发展，档案管理信息化建设成为一种趋势，但是在实际工作中用电子文件取代纸质文件始终存在一个过程，不仅需要人在思维上发生改变，同时还要提升各方面的能力。2014年我局全部采用无纸化办公形式，OA办公自动化系统得到全面应用，档案管理工作中也出现了一些改变，很多文件开始以机读文件的形态存在，因此需要我们对这些文件和档案提供电脑空间，对其进行分类的存放，并且能够随时将这些信息提供出来，保证档案的真实性、价值性以及系统性，随时为各部门工作提供帮助。但是目前很多公路档案管理是非常落后的，例如目前很多地方重视纸质档案，缺少档案信息化方面的意识，管理人员信息化素质也需要提高。此外，档案管理工作的规范化、标准化程度不够，所以采用信息化管理尚存在一定难度，同时档案管理、整理、分类方法都是因人而异，严重制约了档案信息电子化的发展进程。实际上公路档案信息化主要是指公路档案数据信息库建设、档案信息共享等的实现，对现代化科学技术手段进行合理运用，完成工作服务方式的转变。因此，公路档案管理工作只有不断追求信息化与现代相结合，才能使公路建设得到顺利发展。
2目前公路档案管理信息化中存在的问题
随着社会经济的快速发展，办公自动化及无纸化办公开始受到人们的普遍欢迎，这在无形之中促进了档案管理工作方式上的转变。公路档案是否能够得到妥善保存，直接关系到公路工程完成之后公路养护及改建的顺利进行，可以为其提供重要的信息依据，对大量公路信息进行记录与保存之后，可以得到长期的保存。但是目前我分局信息化公路档案管理建设中始终存在一些问题，因此应及时发现问题，并采取措施对问题进行解决。
2.1档案管理模块不健全
公路档案管理必须建立于完善和规范的工作基础之上，但是目前公路档案管理的基础业务不强，很多公路档案管理质量并不高，同时不同时期与类型的公路档案之间不能做到相融。此外，公路档案管理标准不统一，缺乏共同的标准与规范，因此公路档案信息化建设过程中受到了一定的阻碍。2000年国家档案局“文档一体化”管理方法，我分局就开始使用科易档案管理软件进行档案管理，目前我分局已使用OA办公自动化系统化，后者没有档案管理系统这块，没办法进行实现电子文件归档，只能手工把文件目录输入科易档案管理软件。
2.2人员素质水平不高，归档意识淡薄
在公路档案信息化管理工作中，需要管理人员具有非常高的专业能力，同时要有足够的知识，这样才能保证信息化管理建设的顺利进行。但是现阶段很多公路人员专业素质水平不高，没有深入了解信息化档案管理的工作内容与形式，同时具备档案管理、收集的新型人才更是少之又少。个别人员习惯于传统纸质文件的工作，发文底稿还需要将打印纸送领导审批，然后由秘书讲领导手签意见录入到办公自动化系统中，供网上进行归档，在发文过程中会出现很多变化，因此会出现多个版本，严重影响了文件的真实性。
2.3公路档案管理方式不统一
在公路档案管理部门，各分局存在着一定的差别，在档案分类、整理以及标注时的习惯也存在差异，这种情况下公路档案管理很难得到统一。不同公路局人员的档案管理记录方式不同，这为其他工作人员在阅读档案时造成了困难，不同公路局之间管理档案的难度增加，这为公路档案管理信息化建设带来了一定的负面影响。
3公路档案信息化建设有效管理的措施
3.1完善档案管理机制，建设数字档案馆
公路档案管理信息化建设应该严格按照相关规章制度执行，对公路档案信息管理建设的安全性进行保证。在档案管理体系中相关规章制度是必须遵守的，因此，公路档案信息管理部门应该制定完善的管理制度，进一步优化现有的公路档案管理机制。为了对日益增长的档案资料进行管理，需要建立起一条与档案规范相符合的公路数字档案馆，对公路全部档案实施数字化管理，对公开的档案信息进行共享，以满足社会对档案利用的需求。
3.2提升管理人员素质，把好文件归档关
档案管理人员的素质高低将会对公路档案管理工作的有效性产生直接影响，各级交通公路主管部门应组织公路档案管理人员展开培训，吸收新的知识点通过培训提升档案管理人员的素质，使其熟练掌握相关业务知识，提高整体业务水平，最终成为优秀的档案管理人员。随着办公自动化的不断深入，大量电子文件开始出现，这就需要档案管理人员对电子档案管理知识进行学习，跟上时代步伐，为企业树立良好的形象，同时对于行业竞争力的提升也存在直接影响。此外，应注意把好文件规党管，注意电子文件鉴定不仅包括介质文件的密级等相关内容，还包括文件的完整性和真实性的鉴定，真实定鉴定是指对电子文件的内容、背景信息等是否与原始状态一直进行检查，完整性是指针对电子文件的内容、背景信息等是否完整进行检查。
3.3充分重视公路档案管理信息化
在公路档案信息化建设过程中，管理人员应积极转变自身的传统观念，充分重视公路档案管理信息化，切实履行自己的职责，从而加快公路档案信息管理建设的步伐。这就需要相关部门与工作人员展开大力宣传，不断增强工作人员对档案管理信息化工作的重视程度。此外，管理人员应该在工作中注意自身素质的提高，积极学习与公路档案管理信息化相关的知识，勇于摒弃原有的传统思想，进一步明确信息化档案管理对档案管理人员的要求，进行积极的学习和改变，从而更好的为公路档案信息化建设提供有力支持。档案管理部门应该积极完善信息化档案管理体系，使档案管理人员认识到目前档案管理工作的实际情况，充分重视公路档案管理信息化建设工作。
3.4实现公路档案信息共享
数字化改革是公路档案管理信息化建设的首要前提，不仅要将纸质文件改变成电子文件，还要积极建设公路档案信息库，这样不仅解决了纸质文件占用面积大、工作效率低下的问题，同时还能充分满足相关部门对信息的需求，最终有效解决相关问题。此外，信息库得到建立以后应及时补充资料，对信息库进行及时的更新和完善，这样才能保证信息库中信息的有效性和全面性。同时，公路档案管理部门应该对互联网通讯优势进行充分利用，不仅要保证信息的安全性，同时还应建立起资源信息共享网络平台，实现资源共享。这种方式的采用可以使信息获得渠道大大拓宽，人民群众还能够在共享平台中充分了解公路工程建设的相关信息，有助于人民对政府信赖感的提升，对管理部门人员工作效率的提高也有重要作用。
4结语
综上所述，随着社会经济水平的快速发展，对公路档案管理工作的要求也越来越高，这种情况下必须充分重视公路档案管理信息化建设，这就需要公路档案管理人员不断提高自身的素养，提高对公路档案信息化建设的重视程度，利用规范的操作展开信息化档案管理建设，最终促进我国公路档案管理工作的顺利进行，保证我国公路交通事业可以得到持续的发展。
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作者：黄祝娥 单位：泉州市公路局直属分局
