一、加快人事档案管理的信息化建设
网络和信息技术正在改变着我们的生活，特别是人事档案开放化管理需求给档案工作带来了新的契机，这对档案管理提出了新的和更高的要求。随着档案数量和种类的逐渐增多，改变旧有的模式，利用现代科技和信息技术，向档案信息数字化、网络化变革，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。1.建立健全档案信息化体系。人事档案只是企业档案的一部分，在加强人事档案信息化建设的同时也应积极推进企业档案管理工作信息化建设的全面改革，从意识入手，建立健全档案信息化体系，加快档案管理工作的现代化进程，同时实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案管理人员可以及时跟踪相关人事事务管理动态，能更加主动地抓取到有价值的档案信息，改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求。2.建立人事档案信息数据库。人事档案管理是一个漫长的过程，从入学直到终生形成的材料是永久保存的，信息量非常庞大。人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的，变动大且复杂，以往的纸质档案数量多，使得管理和查阅都很不方便。人事档案信息数据库建立后，除了个人基本信息外，职称评聘、工资晋升、干部考核等对于提拔、晋升职称等方面具有证据性与法律意义的档案信息都可以从数据库中求得，人员信息的变动也可以及时得到更新，充分满足参考利用的需求，使档案信息查询更快速，从而使人事档案管理更科学、高效。3.形成数字档案，增加档案的异质存储模式。纸质人事档案是最原始的证据材料，具有非常权威的客观性，尤其一些重要的人物，他们的档案更具有史料价值。初步统计每份档案平均每年用于调工资、评职称等信息查阅要被翻阅两三次，人事工作中也经常要翻阅查询有关人员的信息，不利于纸质档案的保存，因此对纸质档案的有效保护成为档案管理的重点，而对纸质档案进行数字化处理便是最佳保护手段。对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，通过扫描等技术处理后形成档案原始图像数据，便于保存和提取，纸质档案实现向电子化的转变，有利于人事档案纸质载体的保护。4.人事档案信息化建设的作用。人事档案的一个重要作用是干部选拔任用的考察凭证，管理好人事档案有利于组织人事部门“选人用人”以及考核职工的工作。实现人事档案信息化，上级领导考察干部和组织人事部门考核企业职工的工作情况将变得直观、快捷，对于上级领导了解和掌握干部队伍状况，考核现职干部在“德、能、勤、绩、廉”方面的最新信息能够起到无法估量的作用，能有效地提高人事档案信息的利用和使用价值，为企业领导决策提供可靠的依据。
二、创新是人事档案工作发展的时代要求
档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。
三、加强人事档案法律法制的建设
目前，我国现有对人事档案管理的规定主要有《干部档案工作条例》(1990年修订)、《企业职工档案管理工作规定》(1992年施行)、《流动人员人事档案管理暂行规定》(1996年施行)，这些规章制度都着重于档案内容的收集、整理、保管、提供利用等方面，而且修订的时间较早，对于人事档案所有权、隐私权与知情权没有明确的要求。如人事档案中涉及个人的出生年月、家庭情况、健康状况、学历学籍、工资收入等重要信息，这些都属于个人隐私范畴，与本人申请福利待遇或提供凭证依据等方面都是息息相关的，但本人想获取这些信息还需要层层审批，手续繁琐。由此可见，在人事档案的利用实施方式上，如何把所有权、隐私权与知情权三权有机平衡，是目前比较重要的问题，因此，加强人事档案法律法制建设十分必要。
作者：殷欣 岳江君 单位：中船重工集团公司第七○二研究所
