摘要:学生档案关系到学校的声誉和学生个人的切身利益，独立学院学生档案工作又有其特殊性。结合日常工作实际经验，分析独立学院学生档案管理工作中存在的普遍问题，并提出了解决此类问题的有效对策。
关键词:独立学院;学生档案;管理;对策
doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094
0引言
独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。在新模式、新机制下，学院内部各项工作全面、有序地进行，但是因学院的民办性质，经费投入不足，管理不到位等原因，对学生档案工作重视程度不够。学生档案是学生个人参加考研、出国、入伍晋升、转正定级、申报职称，甚至办理养老保险必需提供的证明材料，在一定程度上也客观体现了学院管理水平和管理体制的健全性，同时，也为用人单位选拔人才提供可靠的参考依据。因此，正确认识并解决独立学院学生档案管理方面存在的突出问题，做好学生档案管理工作，有效地发挥学生档案的重要作用，对独立学院教育教学改革与发展，促进学生就业工作的开展尤为重要。
1独立学院学生档案管理工作面临的主要问题
1.1管理不到位，制度缺失
独立学院建立的时间普遍不长，相应的关于学生档案的规章制度尚未完善，造成档案在归口、组建和移交的时候产生遗漏和错误。现行的转递新生入学前档案主要有两种渠道，一是由各省招办归口邮寄到录入学校，这种方式传递的档案经合格检查不易丢失;另一种情况是入学前档案没有经过省招办，而是学生自己带到学校来，直接交给辅导员老师，这种方式容易造成移交过程中的遗失和一些不合格档案乘虚而入。再就是一些独立学院为了争取多录取学生，对学生有无入学前的档案没有严格审查，这样使得新生建档时就有部分学生的档案出现了不完整。按照要求，在校期间学生的各种奖励与处分等材料应装入档案，但由于民办性质高校管理人员变动频繁，使应装档的原始资料丢失，造成档案错装漏装材料;组建毕业档案的时候，资料来源于不同部门，如成绩单和学位证明由教务处负责，毕业生登记表和实习鉴定表由就业办负责，体能测试表由体育部门负责，学生奖励处分由学生处负责等，涉及部门多，范围广，每年都会因为部门之间协调的原因造成档案积压，给档案管理部门造成压力。
1.2学生档案意识淡薄，加大学校管理难度
笔者在从事独立学院档案工作中，体会到学生的档案意识较淡薄，如在新生入学初期，自行携带档案时私自拆封甚至导致遗失，最终影响了档案内容的真实性和完整性;学生在校期间由于缺乏档案专业知识的教育，毕业时不知道个人档案里包括哪些内容、有哪些作用、存放在哪里，如何办理等。特别是因毕业生档案通过机要方式转递，规定查询期限为毕业后一年，如毕业生一年内没有到自己的档案所在地进行查询确认，超过期限将无法查询档案去向，造成档案遗失。在笔者工作中常会有已毕业多年的学生电话询问自己的档案现在何处。加之就业的企业从经济利润考虑，聘用人员但不接收档案，造成事实上的“弃档”，人档分离的现象逐年增多。因此，由于毕业生自身档案意识的缺失，不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、考研等都要审查档案，也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案，更不知道“弃档”行为的后果，给自身利益带来难以估量的损失。
1.3档案没有体现独立学院学生优势，不利于就业
独立学院培养的学生大多是面向基层、面向生产一线的应用型人才，这类学生具有一定的理论基础，但更具有较强的动手能力和社会活动能力。而传统的毕业生人事档案只包括成绩单、报到证、体能测试表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生就业推荐表、学位授予决定等材料，内容重政治表现，思想品德，但反映毕业生个人各方面素质的客观分析性材料较少，且内容大同小异，要么公式化，要么简单一律“同意”“情况属实”等，没有突出应用型人才的特点，没有真实反映学生在校期间的全貌和个性发展特征，已严重影响独立学院学生档案应有的作用，影响了用人单位对学生档案的重视程度。
1.4缺乏领导重视，经费投入不足
独立学院作为民办高校，在发展的过程中，重视生源、重视教学质量，却常忽视档案工作建设，对档案基础设施建设投入普遍不足，馆舍设施建设不够;防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施缺乏;电脑、档案箱、密集式档案柜等现代化管理专用设备配置不到位，缺乏现代化软硬件设备，毕业生档案管理工作得不到保障。
2强化独立学院毕业生档案管理工作的几点方案
2.1建立规范的学生档案管理制度，实现科学化管理
独立学院学生档案从建档、归档到毕业后转递，涉及的部门多，工作量大，而独立学院从事学生档案工作的人员少，流动性大，因此，应参照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，根据学生档案管理工作的性质、任务、特点、作用、目的，建立健全收集整理、检查核对、鉴别、归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事，使档案管理工作实现科学化、规范化、系统化，有了相应的法规和制度，才能保证学生档案工作走向持续发展的轨道。
2.2加强档案知识教育，提高学生档案意识
应加强对学生档案知识的宣传教育，针对刚入学新生和毕业生开展专门的档案知识专题讲座，让新生了解认识学籍档案的组成，让新生知道档案将记录学生在校期间的个人经历，包括的具体组成内容，特别强调在校期间奖惩记录都将归入档案伴随终身，这样更能激励学生向积极方面发展，多拿奖、少受罚。针对毕业生开展的专题讲座则着重让他们了解国家有关毕业生档案管理的政策，知道“学生档案”怎样转为“人事档案”，如何办理，如何转递和存放，树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，明确档案的价值和意义所在，提高档案意识。同时，开设全校性的档案课程，提高学生学习档案常识的兴趣，普及档案知识，并在新生入学发放的《学生手册》中加入学生学籍档案的内容，结合档案知识专题讲座和选修课程，三管齐下，从根本上让学生重视自己的档案。
2.3丰富档案内容，使学生档案突出特色
从目前高校学生档案来看，能反映学生在校表现的组织能力、实践能力、思想素养、管理能力等比较有价值的档案材料非常少，组建学生档案工作应紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的需求，与时俱进，扩大归档的范围，构建特色性的学生档案。独立学院培养的是应用型人才，应将职业技能证书、省级以上竞赛获奖证书、顶岗实习单位评价书、参加的社团组织证明、勤工助学材料，以及能体现本人诚信守信和心里健康状况的大学生心理测试成绩、反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况和在校期间通过自学获得的本科学历证书等材料都归入学生档案，从而丰富学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，突出独立学院学生应用型人才的特点，使学生档案能真正成为用人单位选拔人才、使用人才的可靠依据，也为独立学院学生在激烈的就业竞争中拓宽就业渠道。
2.4加大资金投入，加快档案管理设施建设
学院领导要有一定的宏观指导思想，提高对档案管理工作的重视，本着“对学院负责、为学生着想”的原则，充分认识到学生档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性。学院应把档案管理工作纳入到单位整体的工作计划中来，将学生档案组建工作纳入到各职能部门年度考核和就业工作评比项目中。独立学院经费有限，可以教育工作评估和民办高校年检等工作为契机，投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展，配合档案管理的需要，解决实际问题，为开展学生档案管理工作提供有力的保障。
3结语
在就业形势十分激烈的大环境下，做好独立学院学生档案管理工作，具有极为重要的意义与作用，学院必须认真解决当前学生档案管理存在的突出问题，逐渐完善学生档案管理体系，逐步推动学生档案管理工作走向精细化、标准化和规范化。
参考文献:
［1］张红艳．独立学院档案管理工作现代化初探［J］．科技创新导报，2011(12)．
［2］许立强．独立学院毕业生就业问题分析［J］．法制与社会，2009(2)．
［3］申晓腾．高校学生档案建立与管理的五个重要环节［J］．兰台世界，2013(20)．
［4］降林悦．从以人为本看学生档案管理工作创新［J］．云南档案，2008(9).
作者：郑艳 单位：四川外国语大学 重庆南方翻译学院
