一、现阶段高院学籍档案管理的问题和缺陷
1.学籍档案管理不够规范
首先学籍档案材料一般记录的是学生平日的学习考核和毕业鉴定，对学生并没有清楚地、个性化的见解，学籍档案记录的内容也没有包含学生的社会活动能力和创新实践的能力，导致学生档案千篇一律，很难对学生有全面、深刻认识。其次，学生学籍档案大部分由班主任、导师填写，容易造成档案自己模糊，不利于档案的保存。学籍档案填写不规范，错填、缺少信息等时有发生。档案没有标明页码，在查阅时不方便。这些问题都使档案不能准确的、完整的反映学生的真实情况。一些教师对学籍档案缺乏正确的认识和理解，对有关学籍管理的规章制度不重视，对学生违纪现象不闻不问，甚至在档案中弄虚作假，更改学生考试成绩。导致学籍管理规章制度形同虚设。
2.学校对学籍档案管理工作不够重视目前，在高院管理工作中，学籍管理工作并没有受到学校领导的重视，学籍管理部门一般隶属其他部门，学籍管理部门没有专职人员负责。学校学籍档案管理办公设施陈旧、办公场所不足、办公经费短缺和学籍管理工作人员较少。另外，学籍管理工作的作用具有潜在性，很容易受到学校领导的忽视。学校领导的不重视很容易导致学籍档案管理工作人员的散漫，学籍管理工作人员经常变动，而学籍档案的形成时间长、涉及部门多，需要管理工作人员尽可能的固定，方便档案的管理。有些工作人员是其他管理部门的人员兼职，管理人员面临着多项任务，业务水平低，缺乏基本的档案管理知识素养，工作积极性也不高，这严重制约了学籍档案管理事业的发展，影响了学籍档案的利用效率。
3.学籍档案管理手段落后目前高院学籍管理工作都是手工操作，随着学生数量的不断增加，学生档案数量大增，档案存放的时间较短，学生就业方式多元化，学生毕业后投寄简历的单位多等诸多问题已经说明：传统的手工操作已经跟不上现阶段的学籍管理工作，甚至会制约学生学籍档案管理的发展。当前学籍档案管理虽然辅以计算机手段，但档案的内容也仅限于学生的基本信息，不能有效地将计算机的管理效能发挥出来。
4.学籍档案管理工作人员素质偏低当前高院管理工作人员素质整体偏低。其一，学籍管理工作人员结构混乱，人员老龄化严重，非专业人员占据了很大一部分，他们专业知识和专业素质不够高。其二，档案管理工作人员观念落后，业务水平低，工作积极性不高，不能及时的按照档案管理工作需求来进行整理、收集、分类，由此可能导致档案资料残缺、错误等问题。
二、加强高院学籍档案管理的措施
加强高院学籍档案管理，首先要在思想上认识到高院学籍档案管理的重要性，高院学籍档案是教学管理档案的重要组成部分，不仅反映了学生的个人基本状况，还反映了院、系常规教学和管理情况，建立高院学籍档案的目的是管理和存储人才信息，学生的学籍档案为学生管理、毕业生就业、教学管理、教学研究等提供了真实的资料。应从以下几方面加强高院学籍档案管理。
1.完善、健全学生档案管理规范，注重档案管理建立管理体系，规范管理对学籍档案工作十分必要。严谨、科学、完善、配套的学籍档案管理工作制度，是开展学籍管理工作的重要保障。学籍管理要制定统一的标准，包括基础标准、技术标准、程序标准等多方面标准，要做到管理工作人员在收集整理、核对检查、归档整理、保密存放、传递和管理等各方面工作都能有规可循，照章办事。建立完善的规章制度，明确工作人员的具体职责，规范档案管理工作。主管部门之间加强协调，改变各个部门各自为政的局面，让学籍档案工作规章制度能够跟其他管理制度一样得到贯彻执行。档案管理工作人员要在学生入学起，统一让学生填写学籍登记卡，另外为了学籍档案的保存，学籍一律要用碳素钢笔填写，字迹要求清楚、规范，不能有涂改，学籍档案以班级为单位统一有序保管，学籍档案补充也有专门人员负责，不能随意的更改学籍信息，不能随意外借。
2.学校领导加大学籍管理工作的重视程度学籍档案管理的质量直接反映了学校管理水平。作为高院管理的重要组成部分，高院学籍管理理应得到学校的领导的重视。领导必须转变观念，认清楚学籍档案的重要性。学校重视档案管理队伍的建设，使队伍结构不断优化，加大资金投入力度，完善档案管理工作场地的建设，为档案管理人员创造提高业务和专业能力的平台。学校建立专门的学籍档案管理部门，构成由学校领导，主任主管、专职人员、学籍管理兼职人员、档案整理工作人员之间协调合作机制，为档案管理提供组织保障。主管领导和工作人员都要认真学习《档案法》的相关政策，增强档案意识。
3.加强学籍档案管理手段的革新随着信息时代的到来，学生的信息量逐步增大，人事档案管理制度的改革不断加深，我们必须打破传统的管理模式和手工方法，依照科学、规范、标准的管理制度和管理方法，革新学籍档案管理。档案管理手段革新包括两个方面：其一，档案部门与其他部门紧密合作，实现档案工作和学校主要职能活动同步进行，消除各个部门各自为政的局面。加强学籍档案的内容更新，档案部门积极利用现代科技，开发利用档案的信息资源，对数据繁多、信息量大的资料进行计算机自动管理。其二，依托现代网络技术，建立先进的档案管理体系，随着学生信息量的不断加大，电子档案必将取代纸质档案的主体地位，运用现代信息技术，建立完整的、规范的学生学籍资料的计算机管理系统。
4.增强学籍档案管理工作人员的综合素质高院学籍档案管理是学校教育管理中的重要组成部分，具有很强的政策性、原则性和服务性。随着档案管理工作的不断深入细化，对学籍档案管理人员提出了更高的要求。学籍档案管理人员需要具备以下几点素质：一是过硬的思想政治素质。学籍档案管理是一个十分严肃、规范的职务，要求管理工作人员作风正派，刚正不阿，把好人情关，对待学生的不正当要求，要坚决予以反对和制止。对待无理取闹的学生要给予严肃的警告。二是过硬的业务素质。学籍档案管理工作具有很强的业务性，学籍档案管理工作人员要了解国家有关档案管理的政策和学校的相关规章制度，了解档案管理的流程、掌握新型计算机管理的相关技术，能够达到档案管理规范化、程序化、高效化。三是具有良好的服务意识。学籍档案管理是为了学生服务，具有很强的服务性，这就要求档案管理人员在工作中坚持良好的服务意识，具有热情、耐心的服务态度，不摆架子，按照规范办事，踏实的做好自己的本质工作。四是有良好的法律意识，档案管理涉及学生的个人隐私，具有很强的政策性，这就要求档案管理人员具有很强的法律意识，执行国家有关的《档案法》、《保密法》，在工作中，既不能私自泄露学生的隐私，也要保证档案的真实性。学校加强对档案管理人员的资金投入，定期的组织培训，学习先进的管理手段，设置某些手段来促进档案管理人员的创新精神，鼓励其发现、创造先进的管理方法。
5.增强学籍档案的开发利用，增加后续管理现阶段高院没有制定学籍档案的工作细则，影响学生档案的整理和长期保管。增强学籍档案的开发和利用，要求学校部门加强学籍档案的宣传力度，加强对管理人员的教育，加强对档案管理工作的后续性。高院学籍档案管理工作不能仅仅停留在信息的收集、整理、归档上，更应该对信息进行深加工，使其更好地为教学管理、领导决策和学生就业服务。针对档案的查询方法落后、查询手续繁琐等问题，在不违反档案管理规定的前提下，开发新型的档案查询手段，运用现代技术开发档案信息资源，依托现代技术，构建多层次、全方位的档案管理体系，学生的全部资料都要加入到学籍档案中，让学籍档案长久的发挥自己的功效。
作者:钱泓霏 单位:襄阳汽车职业技术学院
