中小企业逐渐成为支持我国经济持续快速增长的主要力量,并提供了近80%的就业岗位。然而,面对成本不断上升,中小企业希望借助信息化破解难题,以低成本构建企业信息系统,并实现与外部信息系统的集成。云计算使用灵活的商业计费方式,使其对中小企业的信息技术应用有很强的吸引力和平台的支撑作用,云会计是利用云计算技术和理念构建的会计信息化基础设施和服务。广大的中小企业如果可以借助云计算平台建立起自己的企业会计信息化系统,将会使得会计信息在企业经营活动中发挥更大的作用。
一、云计算与云会计概述
(一)云计算的定义
云计算是一个提供便捷的可通过网络访问一个可定制的计算资源共享池能力的模式(计算资源包括网络、服务器、存储、应用和服务);这些资源能够快速部署,并只需要很少的管理工作或者与服务供应商很少的交互。云计算本质上是一种服务,而不是一种技术。所谓是一种服务,是强调从用户的实际需求出发,而不是从技术实现或者管理人员的角度出发去看待云计算。根据用户的需求,云计算平台服务商提供给客户相应的服务平台或者服务程序,客户利用相应的云计算服务来完成自身的信息系统搭建工作。
(二)云会计的内涵
云会计信息化系统可定义为依托互联网而构建,并为企业的会计核算、会计管理以及会计决策提供全方位服务的虚拟信息系统。对于软件供应商来讲,提供的服务只需要关注能否提供给企业会计信息系统各种必须的组件,企业在租用组件实施会计信息化时是否有合理的性价比,是否能够满足企业正常的开展会计核算、会计管理以及会计决策的需求服务。云会计利用云计算技术构建了会计信息系统,对企业而言,无需关注服务由谁提供,也不必关注完成的步骤,其在获取服务的会计信息系统和业务信息系统是否使企业自身获得满意,在取得满意服务后给予服务付费,这种会计信息系统是基于互联网提供综合信息系统的服务。企业对于云会计信息系统的运用应该是与企业自身的会计信息系统服务功能相一致,这种形式也能称谓为广义的云会计。
二、建立中小企业云会计信息化系统的优势
(一)中小企业的会计信息系统现状
中小企业的管理模式比较单一,基本上都是企业的所有权与经营权的高度统企业的所有者同时也是企业的经营者,绝大多数中小企业停留在家庭经营阶段。中小企业的很多管理人员不具备相应的管理能力和素质,造成企业没有规范的管理体制;同时大部分的中小企业都没有完备的企业管理信息系统来支持企业的发展。中小企业的最大特点是企业经营思路灵活多变、企业人员流动性大,企业所经营的产品和业务也可能随着市场的变化而发生巨大的改变,这样造成了中小企业内部建立规范的内控制度非常困难。另外,中小企业的规模都非常小,其本身也不具备像大型企业那样雄厚的资金去建立企业本身的信息管理系统。没有相应的经营数据支持,中小企业的管理者很多时候只能以“拍脑袋”的方式来进行决策,这样就会造成企业经营的过程中出现各种各样的重大风险。云计算平台作为服务商提供给企业的会计信息系统服务,其本身的技术架构和应用模式特点是非常适合中小企业的应用,并且能够有效地解决中小企业在发展过程中遇到的以上问题。
(二)中小企业的会计信息系统的优势
首先,在管理模式上面,基于云计算的会计信息化服务平台本身就集成了优秀的适合中小企业应用的管理流程。对于基于SaaS(软件即服务)模式的应用,SaaS平台里面己经能够提供规范的财务、人力、资金等涉及到中小企业财务管理各个环节的应用,中小企业可以利用云计算平台提供的标准管理模式和流程对企业的财务内部管理进行相应的规范。其次,在内部控制上面,云计算的按需提供服务的特点非常适合中小企业灵活多变的企业经营特点。对于内部控制较弱的中小企业,云计算提供了数据一致的统一平台,利用云计算平台进行中小企业的会计信息系统建设可以极大地提升企业内部财务业务数据之间的共享,从而增强中小企业自身内部的管控。再次,在云会计信息化建设资金上面,云计算平台最大的特点和优势就是能够有效地节省会计信息化的建设资金投入。中小企业利用云计算平台进行会计信息化建设不用购买昂贵的硬件设备和软件系统,只需要支付一笔很小额度的服务费用即可,而且,中小企业也不需要承担后续长期的系统维护费用。
三、中小企业云会计信息化系统应用的有效途经
(一)利用SaaS服务平台提升管理能力
利用SaaS平台进行中小企业的会计信息化建设是中小企业提升自己管理能力非常有效的途径。SaaS应用模式的最大优势是采用服务租赁的方式,企业将用户的PC机通过互联网接入到SaaS的运行平台,企业采用SaaS服务的模式进行会计信息化建设。通过SaaS平台客户可以享受到服务器、网络、系统管理员以及网上办公管理、财务管理等一整套信息化便利,这样既节省了会计信息应用的成本,又使用户获得了先进技术带来的方便与快捷,同时还能提升企业自身的管理能力。利用SaaS平台,中小企业可以利用最少的资金,花费最少的精力,搭建出最适合企业自身的会计信息管理系统。
(二)根据实际情况加大虚拟化技术的应用
虚拟化可以降低企业的IT成本,从人员上可以节约更多的人力资源成本,因为人员只需要维护很少的物理实体设备而不是对每台PC机都要进行维护;从硬件上来讲,企业可以利用很少的硬件设备虚拟化出众多的可以实际使用的虚拟设备;从软件上来讲,管理人员只需要在虚拟机上面安装一次软件,就可以虚拟化到所有的设备当中去,同时在软件升级的时候也会带来极大的方便。虚拟化还有一个优点就是以更低的成本获得更高服务保障水平。利用虚拟化技术可以快速地进行备份和恢复这样的IT维护操作,同时进行更轻松的集群配置或高可靠性部署,而且利用虚拟化可以简化和提升服务器部署、补丁管理、配置更新、备份、安全、审核及兼容性等的可靠性,并降低服务管理时间。
(三)必须考虑异构平台之间的数据转换和整合的问题
随着中小企业的规模和人员都在不断地增长,这个时候往往当时应用的SaaS平台已经不能满足中小企业的管理需要,同时中小企业的数据也在不断地增长,中小企业对于本身的关键隐私数据也不希望放在第三方的服务平台上。在这个时候,中小企业会选择在企业内建设自己单独的会计信息化系统,但是他们会面临一个问题:如何把以前在SaaS平台上运行的数据迁移到自己建设的系统当中？一些基础的数据通过SaaS平台的导出功能可以下载下来并导入到新系统中,但是一些非常个性化的业务数据往往是无法从SaaS平台中导出的,出现这样的问题就往往会导致中小企业经营数据不连贯。为了解决以上的问题,中小企业在最初选择云计算平台进行会计信息化建设的时候就要重点考虑到以后的数据迁移和整合的问题。需要对服务商的云计算平台进行分析,看是否相应的必要数据都可以正常导出;另外,可以要求相应的服务商出具平台的数据接口规范和标准,以明确后续如果中小企业自己建设会计信息化系统的话是否可以平滑地从云平台上面把数据迁移过来。
作者：白雨燕 单位：包头市医疗机构药品和医用耗材网上集中采购服务管理中心
