1技术层面上的融合
管理会计与财务会计的融合涵盖了技术和工艺领域(有关会计准则、酌量性报告、绩效考核,转移价格、竞争对手、客户和承包商、尽职调查),包括有意地整合信息系统和软件,以及有意合并方法或标准。尽管信息技术系统在实施上通常是成本高昂,但这些数字化的系统会降低维护费用。信息技术可以减少交易处理和会计信息集成所需的时间,还能增加综合的会计信息质量。通过数据通信、软件和数据库解决方案,信息技术以其操作的综合性和灵活性,创建了一个信息环境,成为必要的、不可或缺的会计信息载体。数字化是促进当代管理会计和财务会计融合一个必要的先决条件。典型的推动这种融合的信息技术是ERP(企业资源计划),这是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。ERP是一个以管理会计为核心可以提供跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理软件。财务会计信息,常被管理会计用来做预算与实际数据对比,它们存储在交易数据库中。通过对元数据的进一步分析、提炼,转换以达到控制和决策目的。换句话说,财务会计数据频繁地面进入交易处理的会计信息系统中进行存储,并且可以通过接口进行信息转换,使财务会计信息越来越多地流动到管理会计。随着会计信息系统变得更集成,这条由财务会计向管理会计转换之路已经越来越短,接口部分正在逐渐消失。同时,随着会计内部及外部环境的发展,例如不断更新的国际财务报告准则对上市公司的影响,管理会计的数据也会流向财务会计。这是融合,是ERP及整合信息系统给会计带来的最大变化之一。
1.1会计与信息技术整合的四个可能的类型
首先,元数据的集成,这需要有对共享的概念和描述进行专业集成的软件包,如管理会计软件使用财务会计软件的元数据。其次,管理会计和财务会计模块可以集成。第三,信息集成。例如从数据仓库中,将管理报告的数据合并到BI(商业智能)系统中。第四,虚拟(用户界面)集成。一体化只出现用户界面的级别,信息用户甚至不知道信息是从数据库动态收集来的。
1.2整合时面对的挑战
如果管理会计和财务会计使用相同的集成软件工具,会出现几个典型的挑战。这些挑战与信息系统的会计方法设置有关。(1)管理会计与财务会计要使用相同的收入确认规则,尤其是管理层在比较销售部们预测的收入与实际财务收入时。(2)分析报告时,也要谨慎地定义成本中心,要将不同的成本中心整合在一起。(3)在预算编制和实际记账时,使用相同的成本费用分配方法。(4)用户界面定制在当前的会计信息系统中发挥关键的作用。当构建交易数据传输的界面时,要求有更全面的集成。例如从记账软件和客户关系管理(CRM)系统到的多维的报告系统的数据库时(例如,在线分析处理OLAP),管理会计与财务会计的差异应当能够被区分。这些差异源于财务会计规范性要求。这些被会计规则规范化的交易数据在进入管理会计系统之前,需要经过提炼、分析等转化处理。在设计和建造管理会计信息系统的体系结构时,要考虑到使会计模式的灵活性和动态的商业环境以及可扩展性要求。(5)面向分析的会计信息系统和管理本报告软件包可以应用在不同层级。高层管理人员和专业会计可以共同使用整合过的信息系统。他们对财务会计准则以及管理会计的要求可能相差很大。许多重要的决定,通过信息系统专业化的会计处理以保证这两个不同的最终用户群体都能够使用。这涉及到ERP的架构、会计规则、逻辑及接口的设计、会计模式的配置等。会计人员需要在充分考虑管理会计和财务会计的异同,以制定在ERP上不同层级上的会计信息政策。(6)整合管理会计与财务会计之间的关系的信息技术,也存在风险和成本问题。在实施整合的信息系统,尤其是ERP,会使得业务流程丧失部分灵活性。在动态的运营环境中,一旦财务会计信息转换成管理会计信息的会计自动化规则被设定,那么任何中途的改变会使得错误或者信息不全的可能性大大增加,变得既不可操作也无法满足战略控制的需要。
2组织行为上的改变
随着会计信息系统的应用和普及,财务会计作为控制系统的本质日益凸现,其与管理会计的融合已对组织行为产生影响,本文主要讨论以下两个方面。
2.1会计职能及组织结构的改变
信息技术所表现出来的集中性、自动性和多样性,为财务会计职能由核算型向管理型的重心转移提供了坚实的技术基础。财务会计工作已由传统的事后核算向事中控制、事前预测决策方向迈进步伐,这意味着财务会计职能由核算型向管理型的重心转移。并且,在财务会计这种战略性转移的过程中不断推陈出新,推动财务会计的职能向更深的决策层次延伸。简而言之,信息技术的特性为融合提供了平台和一种通用的模式,加快了财务会计向管理会计方向融合的步伐,使得融合提前发生。融合自技术领域逐渐朝行为组织领域拓展。集成的信息环境或ERP系统并不会自动给一家公司带来整合,但可能会改变组织的成员的心态,从而影响行为组织领域。信息技术促使财务会计与管理会计的融合有意或无意地拓展到更高层次的组织行为领域(有关会计核算过程、工作内容及会计角色、激励制度、跨国企业的会计及控制),不仅是在功能与流程上,也包括在工作岗位的融合。信息技术尤其是ERP改变了会计工作,使得管理会计和财务会计之间的界限变得模糊。企业作为一个整体,需要从更加宽广的视野,从财务会计和管理会计的双重视角去理解业务流程。不仅首席财务官,即使主管会计或管理会计师,也要从管理会计和财务会计两个角度处理业务。角色转变并不是指角色代替,只是角色扩展了。比如主管会计师,负责编制子公司向母公司报告的财务会计报表,但是报告中还是会涉及管理会计。增强的自动化处理水平及一人多角的情况促使企业减少会计人员人数,从而影响到企业的组织结构。
2.2组织激励模式改变
在工业时代,注重财务指标的激励方法还是有效的。但在信息社会里,传统的业绩管理方法并不全面,非财务指标通常代表了国内领先、具有前瞻性的管理会计信息,组织必须通过在客户、供应商、员工、组织流程、技术和革新等方面的投资,获得持续发展的动力。信息技术为平衡记分卡的推广使用提供了技术平台。平衡计分卡方法认为,传统的财务会计模式只能衡量过去发生的事情(落后的结果因素),但无法评估组织前瞻性的投资(领先的驱动因素),组织应从四个角度审视自身业绩:学习与成长、业务流程、顾客、财务。平衡计分卡的各个维度之间的平衡无疑是管理会计和财务会计这两个领域整合到形成单一实体的最具体的标志之一。
总之,信息技术对管理会计与财务会计的融合的催化、激发作用,不仅体现在技术层面上,而且深入到了企业级的组织行为领域。这种融合整合企业的业务流程,从而开辟更广泛的管理控制基础,推动会计的发展。
作者:李津 单位:西科沃克瑞泰克热处理设备制造(天津)有限公司