1、电子文件档案管理系统的主要优势以及特点
1.1提高了办公效率。传统的文件档案管理工作需要复杂的工作手续，这主要表现在工作人员很难进行文件档案的编号，而且效率非常低。若要查找相关的文件档案也是非常的复杂，需要在文件档案管理室进行复杂的检索，查找一份文件档案需要非常长的时间[2]。而电子文件档案管理系统可以对文件档案进行快速的扫描，并将其储存到硬盘中，调取相关文件档案时只需要简单的检索便可以查看相应的文件档案。1.2便于文件档案进行补漏增缺。文件档案并不是一成不变的，在较长时间的发展过程中文件档案的信息会发生一定程度的改变，如果采用传统的文件档案管理工作的话就需要将卷宗打开并重新制作，这样的话会导致分类规律发生较大的改变，不利于日后进行相关文件档案的检索。而电子文件档案管理工作则只需要重新扫描就可以继续存档，检索时仍然很简单。1.3有利于保持文件档案的原始状态。传统的文件档案管理工作中需要将文件裁剪成统一的模式，这样做的目的是保证文件档案的美观性，为了将文件档案整齐的存放[3]，在裁剪过程中就容易出现对原始文件档案的损坏。而电子文件档案管理工作不需要手工对文件档案进行裁剪，只需要进行扫描就可以进行存档。1.4有利于文件档案的信息保密。传统的文件档案管理工作中将全部的信息归纳在卷宗之中，人们若是查找卷宗中的某一部分资料便可以查看到卷宗中的剩余资料，这将泄露文件档案的信息。而电子文件档案管理工作是将卷宗中的各个部分隔离的，人们查找相关文件档案不会查看到该卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件档案的信息交流与共享。传统的文件档案管理工作是将卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地区的人们想要调取相关的文件档案资料是非常麻烦的[4]。而电子文件档案管理工作是将文件档案的信息存放在电脑的硬盘之中，1.6有利于文件档案管理一体化的实现。传统的文件档案管理的各个部分的工作是分开的，这样浪费了大量的工作时间，无法得到较高的工作效率。而电子文件档案管理工作可以将文件档案管理的各个工作有效的结合在一起，使得文件档案的管理更加快速有效。
2、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子文件档案管理系统能够较好的保存文件，所以电子文件档案管理系统在现今得到了较多的应用，下面将详述电子文件档案管理系统的设计与实现。2.1管理流程设计。电子文件档案管理系统的管理流程是非常重要的，系统内部的工作人员需要进行文件收集、档案鉴定、档案整理以及案卷编目等工作。那么电子文件档案管理系统的内部人员就要严格按照档案管理工作的先后顺序，首先就是收集档案资料，然后鉴定档案资料的真伪，再就是整理文件档案的内容；最后才是对文件档案进行编目。电子文件档案管理一定要按照流程进行，如果没有严格按照流程进行就有可能会使得电子文件档案的准确性降低。为了预防非法用户进入电子文件档案管理系统或者保护电子文件档案管理系统中的数据安全就要进行防毒及杀毒的操作，这样不仅可以保证电子文件档案管理系统内部数据的安全性，而且还可以保护用户电脑的安全性。2.2业务流程设计。电子文件档案管理系统的业务流程包括电子文件档案的收集、电子文件档案的鉴定以及电子文件档案的整理，这三个业务需要内部人员的合作才能够有效的完成。在电子文件档案的收集阶段要利用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，然后按照电子文件档案的内容来统计资料，完成上述任务后就要对电子文件档案进行归档[5]。电子文件档案的鉴定过程中工作人员要判断电子文件档案的价值，对于没有保存价值的文件档案予以销毁以此来节省电子文件档案管理系统的存储空间。电子文件档案的整理则需要工作人员对有价值的电子文件档案进行长时间的保管，并定期查看文件档案是否损坏。电子文件档案管理系统主要是利用计算机技术和文件档案管理技术来进行的，为了更好的完善电子文件档案管理系统就要不断的创新其系统设计，这样才能够使得电子文件档案管理系统更加完善。人力资源管理
作者：陈德红 单位：辽河农垦管理区安监局
