加强指导机构改革（合并重组）（以下简称“改革”）单位的档案管理工作，是档案部门的工作职责。目前，江西省新余市“改革”工作基本完成，“改革”单位的档案管理现状如何？档案部门如何促进“改革”单位的档案管理更加规范化？针对这些问题，新余市档案局通过“改革”单位自查、调研组现场考察、座谈、发放调研提纲等形式，深入到各“改革”单位开展调研。在对调研情况反复分析梳理的基础上，形成了调研成果。
“改革”单位档案管理现状
本次“改革”涉及原省直管部门、市政府部门和市属企业，各单位的档案管理工作基础不尽相同，档案工作人员的业务水平高低有别，因此造成“改革”单位档案管理规范化程度不一。从调查的情况来看，全市“改革”单位的档案管理工作大致可分为以下两种类型：
1.积极主动型
单位对档案工作高度重视，将档案工作纳入重要的议事日程，并有较为成熟的管理体系；档案工作管理规范，档案管理制度健全，档案管理科学有序；档案工作人员业务水平高、工作态度积极，在机构改革过程中能主动和档案行政管理部门联系，咨询档案处置事宜，并按《江西省归档文件整理规范》对档案进行相应的处置。如原新余市食品药品监督管理局、原新余市人口和计划生育委员会。原新余市食品药品监督管理局将所有的文书档案和专业档案全部移交给了新余市档案馆；原新余市人口和计划生育委员会在“改革”前主动收集、整理生育许可证档案，“改革”完成后，将2006—2013年的文书档案移交给了新余市档案馆，会计档案等移交给了新组建的单位。
2.被动维持型
单位对档案工作不够重视，档案管理不规范，档案管理制度不健全，档案工作人员业务水平不高、工作态度不积极。这种类型的单位占大多数。“改革”过程中的档案处理方式，基本上都是将所有档案保持原样地移交给新的档案工作人员，由他们进行档案管理。新档案工作人员在不熟悉原组建单位业务的情况下，不敢对新接收的档案进行相应的处理，使得管理人员进行了变更，但相应的档案管理措施和处置并未同步，档案的状态仍保持原样。
“改革”单位档案管理存在问题
1.档案工作人员不固定，业务水平不高在“改革”过程中，人员会相应调整，档案工作人员发生变动也就在所难免。如新余市卫生和计划生育委员会在组建后已经进行了2次人员调整。档案工作人员基本上都是兼职人员，档案工作只是他的一项日常业务工作，因此没有太多时间进行档案业务知识的学习，档案业务水平不高。2.档案业务材料交接不完整“改革”单位档案工作人员在进行档案业务交接时，没有做到档案目录、档案实体和档案业务资料等的整体移交，只是将所有档案实体类别及其存放位置进行告知；没有交接清单，没有进行实体核对，没有签订交接文据，档案交接手续不严密，交接内容不完整，档案管理工作出现空白区。如原新余市工商行政管理局、新余市卫生局。3.其他业务人员档案意识缺乏在调研中发现，一个单位之内，档案工作人员或从事过档案工作的人员有较强的档案意识，在日常工作中注重档案资料的收集，而其他业务人员的档案意识则相对缺乏，在日常工作中不注重档案资料的收集，部分人员会为了自己工作的方便而把应归档的资料私自收藏，不交给档案人员进行归档。4.档案收集不齐全由于各科室形成的文件材料各自存放，在“改革”过程中部分业务科室搬到新办公大楼，造成了文字、照片等档案材料在搬迁过程中有部分遗失，使得档案收集不齐全。5.档案整理不规范档案工作人员变动频繁且业务不熟练、其他业务人员档案意识不强等因素造成档案没有完全按《江西省归档文件整理规范》进行整理。如新余市投资控股集团有限公司的档案按年度和收(发文顺序收集好了，但没有进行保管期限划分、盖归档章、编号等后续工作；新余市卫生和计划生育委员会的生育服务证档案也只是做好了按年度进行收集，没有进行保管期限划分、盖归档章、编号等后续工作。6.档案移交不完全按照《关于做好政府机构改革档案管理工作的通知》精神，各“改革”单位应将文书档案全部移交到新余市档案馆，但是原新余市工商行政管理局、新余市质量技术监督局、新余市卫生局只是移交了2006年以前的档案，2007—2014年的文书档案未移交进馆。7.档案存放较分散在调研中发现，本次“改革”涉及单位规模较大，人员较多，新组建（重组）单位在进行人员调整及办公场所的调配之后，很难调配出室藏量较大的档案室，导致各单位没有集中存放档案的场所，所有档案只能存放在原来的地方，相对比较分散。如新余市市场监督管理局的档案分散存放在原市工商行政管理局档案室和市质量技术监督局档案室；新余市卫生和计划生育委员会的档案分散存放在原市人口和计划生育委员会档案室和市卫生局档案室。
加强“改革”单位档案管理的几点建议
“改革”单位的档案管理工作是一个系统工程，涉及“改革”前后档案工作人员调整、档案材料整理移交等多项工作，这些都需要在“改革”过程当中进行通盘考虑，严格落实，认真操作。如何加强“改革”单位档案管理工作，减少上述问题的发生，通过调研分析，有以下建议：
1.“改革”部署中重视档案工作
“改革”是由各级政府主导的系统工程，在实施过程中往往考虑的重点是机构职能转变、人员分工调整等问题，对档案工作的关注度则不是太高。而档案具有传承历史、记录现实、对工作提供辅助帮助等功能，档案管理规范化是“改革”单位工作延续性的重要保证。因此，各级政府在“改革”部署过程中要发挥主导作用，加强对档案工作的重视程度，明确“改革”单位和档案行政管理部门在“改革”过程中开展档案管理工作的工作职责，让档案行政管理部门加强档案业务指导有底气，“改革”单位狠抓档案工作落实不含糊，这是“改革”单位档案管理工作规范化的重要推手。
2.档案业务指导积极主动
档案行政管理部门积极主动提供档案业务指导是义不容辞的责任。档案行政管理部门要积极参与“改革”过程中的档案管理工作，做到事前介入、事中指导、事后监督。在“改革”工作正式启动前，要做好各单位的档案工作调研，及时准确地掌握各单位现有的档案门类、存储状况，根据调研情况提出合理的处置方案；组织各单位档案工作人员进行专门的业务培训，提升业务能力，以便能应对“改革”过程中档案管理工作产生的问题；有针对性开展档案宣传工作，加大档案宣传力度，提升各单位领导干部的档案意识；密切保持与“改革”单位的联系，加强档案管理工作的协作，督促档案工作人员按进度、分步骤、保质量地开展档案管理工作；加大档案工作检查力度，根据“改革”进程定期地开展档案工作检查，确保档案工作进度能跟上“改革”工作进程，使档案工作能及时完成，不产生“历史遗留问题”；“改革”完成后，对新的档案工作人员及时地开展业务培训，增强业务能力，增加工作信心，让他们能高效地开展档案管理工作，确保“改革”单位档案管理工作不出现有安排、无落实的空白时间段。
3.“改革”单位严格落实
为实现档案管理工作规范化，各“改革”单位要在档案行政管理部门业务指导的基础上，抓好落实，进而取得成效。一是加强组织领导，成立档案管理工作领导小组，明确档案管理工作职责。档案工作人员是档案管理工作的主要实施者，档案工作人员的固定化能极大地推进档案管理工作的规范化。因此，各“改革”单位需在“改革”过程中尽可能地保持档案工作人员的稳定，尽量在“改革”前后不更换档案工作人员，若因工作需要进行人员调整的，则应要求新的档案工作人员及时地开展业务学习，保证档案管理工作的延续性。二是建立科学的档案管理制度，从制度上、措施上有效地保证档案管理工作顺利开县域经济论文展。三是做好本单位的档案宣传工作，让本单位领导干部的档案意识得到提升。四是科学规划档案存放场地，为档案管理工作提供必备的软硬件设施。
作者：刘志红 刘永亮
