1计算机技术在档案管理中的应用
1.1建立信息库
档案数据库就是将档案编写进一个信息库中,包括保存、检索等功能的一个庞大的系统。建立信息库的好处不言而喻,特别是一些档案数量尤其多的地方,如政府、学校、警局等,这些地方的档案不仅数量多而且分类杂,如果只是进行简单的分类管理并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的被找到。这时就需要建立一个档案信息库,无论是查找还是存档,就相对方便了许多。但是信息库是需要不断进行更新的,这样才能够保证信息库里的内容是最新可信的。
1.2归档管理
归档管理指的是收集未归档的一些文件、总结、计划方案等。在很多事业机关中,通常以日常工作中产生的一些会议文件等作为主要的未归档文件;在学校,通常是把教师的研究成果和学生的得奖作品作为未归档文件。这样的未归档文件不仅种类繁杂、数量也不少,而且还要求极高的归档及时性,这就意味着计算机技术在档案管理的运用中将更加普遍和广泛。
1.3整编管理
在越来越成熟的现代信息社会,档案工作很有可能迎向完全信息化的未来。计算机技术为档案管理工作提供极大的方便,查阅及时,储存方便。但由于档案工作的特殊性,应尤其注意档案信息的保密工作,在档案信息库中,档案管理人员应该设立一定高级的操作权限,将档案进行分类保存,以防档案信息的泄漏。而在整编管理中,计算机系统为档案管理人员提供了既方便又快捷的平台,让他们只需要在电脑前进行操作工作,而不是埋入纷杂的纸质档案中,极大的减少了档案管理人员的工作量。
1.4查阅检索
计算机技术的应用为以往缺乏效率又低准确性的查找工作带来了很多便捷,更是根据需求的不同设立了多种方式,如:模糊检索、关键词检索、精确检索、条件检索等。这些检索方式使得档案管理人员能够快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到这份文件的录入时间和所有已被翻阅的情况信息。
2关于计算机应用档案管理今后发展的几点看法
2.1多元化的前景
计算机技术在档案工作中的应用越来越普遍,而且由于计算机系统的特点,档案已经可以摒弃以前全文字的模式,实现文档、图片、影音等多种媒体共同组成的文档文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依旧能够声情并茂的展现出来[3]。
2.2网络模式的发展
计算机技术与通讯技术的结合,档案完全可以实现互联网检索,打破距离上的限制,使计算机相对有限的容量得以扩大和补充,同领域的企业公司若实现档案库的网络化,就可以实现安全查缺补漏,将档案库进一步优化。然而现在全国只有少数几个有实力的公司能为网络化提供合格的硬件配置,根据目前这种情况,建议针对各地的经济状况推广一些性价比相对优良的计算机档案管理软件,逐渐建立起我国特色的档案网络管理系统。
2.3提高档案管理人员的综合素养
计算机技术为档案工作带来了科学效率的管理手段和方便快捷的检索方法,同时也无形中提高了对档案工作人员的要求。不仅要求他们熟悉档案工作,还要掌握一定的计算机技术应用和信息加工处理的方法。这就要求公司在培养自己的档案管理工作人员时不但要培养他们对档案工作的热情,还要对计算机应用、网络技术、现代管理、信息处理等方面的技术进行培训,才能完全适应今后档案的管理工作。
3结语
计算机技术在档案管理中的应用,不但减少了对档案工作的人力财力和档案管理工作人员的工作量,实现档案的信息化,快速检索、分类存储,提高了档案工作的效率,还可以方便档案的统计工作和进行网络信息共享。总之,计算机技术应用在档案管理中是跨时代的进步,相信它在未来也会发挥着越来越重要的作用。
作者：马东薇 单位：北华大学档案馆
