一、供应商管理矩阵
(一)供应商准入和审批:供应商申请加入企业网络的,必须符合企业供应商网络的准入标准,在企业供应商注册和管理信息系统中注册,具体见《供应商准入、许可供应产品目录变更及信息变更管理操作手册》。各部门根据中心物资采购实际情况,对推荐准入的供应商,由申请部门填写《供应商网络采购权限申请表》,说明申请的原因和申请的产品,经部门领导审核后,报供应商管理部。供应商管理部审核供应商提供的资质信息资料和相关部门提供的推荐申请,在征求中心主管领导意见后,组织相关人员进行现场考察,出具现场考察报告。并按企业等相关规定进行逐级审批。
(二)检查与监督:供应商管理部对各部门执行供应商管理规定的情况依据表1.物资采购业务内部控制矩阵进行检查和监督,发现问题,督促整改。检查结果与本中心绩效考核挂钩。详见表1
二、完善物资供应处的电子商务平台
1.电子商务所依托的技术平台妥先进适用。物资供应处在实施信息化过程中既要注重所采用技术的先进性,不能采用已被淘汰或即将被淘汰的技术,更要注重所选技术的适用性,以适合本单位的实际情况和需要。如物资供应处目前所存储的物资种类繁多,除了在采购过程中进行分类管理外,还可以考虑开发物资仓储条码管理系统,将所管物资标上标签,加入条形码技术,从而更清晰的了解仓储动态,降低仓储管理戚本。
2.系统的开发与利用并重。开发电子商务需要对信息资源的充分开发和有效利用,所以建设过程中要十分重视对信息资源的利用。需要建立物资供应处的企业数据库,在数据的采集、提炼、录人、存储、传输、处理、分析、管理、应用及共享乃至二次、三次开发利用上下功夫,同时还要注重企业外部信息资源(如供应商、客户及市场需求信息)的开发利用,不仅要开发出在实际工作中有效应用的模块,更要建立起能系统运用各方面信息资源的体系。
3.在决策支持系统下建立的各项数据库,需要保证数据完整、准确、及时。通过决策支持系统分析的数据和决策内容,将会强化企业业务过程中的信崽集成和控制,加快决策速度,提高决策质量。可以为管理人员和企业决策人员提供辅助的决策依据帮助决策者迅速、正确的把握市场信息,使企业由事后管理变为事前预测、过程控制。将物资采购需求由原来的人工预测转化为系统科学预测管理,资金流决策分析由原来的计划管理转变为分析决策管理,使物资管理更加科学。
4.事先预测转向适时监控与调整。传统的流通模式通过预测下游通道的资源来进行各项物流作业活动,不幸的是预测很少有准确的,因而浪费了理趋势是强调通道成员的联合机制,成员间可以实现相关信息共事,尤其是内部需求及生产的资料,使得不同供应链环节的企业无需去做不必要的预测,这样就要求物流管理人才具有良好的信息监控能力和对供应链管理的开放式的思路与策略。因此物资供应处需要加强供应链上的各个伙伴之间的信息化沟通,建立各个供应商、生产商信息系统数据库,注意整个供应链上的组织、标准的规范性和一致性。
5.加强信息安全。物资供应处应该逐步加强防火墙技术、数字签名技术、数字时间戳技术等手段的实际应用,进一步加强电子商务系统运行的安全性,逐步完善电子手段的授权机制和安全管理机制,保证电子商务运行的安全稳定。
6.其他方面。①加强培训工作。可以建立物资供应处电子商务培训基地,制定企业电子商务技术和电子商务教育培训计划;加强对物资供应处各个部门各层次人员的电子商务知识、技能的培训,提高职工的电子商务意识、增强电子商务应用技能。②定期对系统维护。定期对各科室、各站库等下属单位的电子商务系统进行维护,机关电子商务部可到各下属单位进行定期的系统维护,以确保物资供应处电子商务系统的畅通,保证各个环节的工作质量。③保障电子商务建设的质量。随着企业内部、外部环境的变化,物资供应处必然会在电子商务系统上有所变化,如果被列入专项的企业电子商务系统建设方案,必须经过国家有关部门的论证;列入专项的企业电子商务系统项目的建设,必须由具有国家系统集成一、二级资质的系统集成商实施,以保证企业电子商务工程的质量。④与体制改革互动共进。企业电子商务和企业体制改革具有互动共进关系。企业体制改革必须以企业信息化为基础,没有体制改革的企业信息化和没有企业信息化的体制改革对企业来说都是失败的。
作者：王连社 单位：冀中能源股份有限公司物资供应分公司
