一、印刷行业ERP信息系统管理现状及原因
各子系统相互独立，数据无法对接，不能共享。由于系统缺乏总体规划，企业已有应用系统之间相互独立，数据不能实时共享，形成“信息孤岛”，如：订单无法对接到生产通知单，根据生产通知单生产后得出的产量表无法对接到计价单，产量表无法对接到财务系统等等。
二、印刷行业ERP信息管理系统构建框架
第一，以生产管理为核心的“生产流”——确保准确配套、准时交货。本文提出的生产为大生产环节，包括从产品报价（报价单，计价单）——组织生产（生产通知单）——完成生产（生产产量表）1.报价模块。报价是印刷企业生产经营的起始点，也是核心，印刷企业“报价单”既是与客户订立合同的起点，也是开具生产通知单的依据，既是内部成本中心分配的基础，也是财务结算的根据。印刷行业产品繁多,客户要求不一，报价单不应为一个单一模式，应针对此行业设计不同报价模块，如按份结算报价模块，按工艺结算报价模块，按品种结算报价模块，每种报价模块都应加入产量变化区间导致的不同报价结果。这样，企业在录入了基本信息之后，不同模块可计算出不同报价，为企业提供了多种谈判手段，为客户提供了多样化参考。此模块形成“报价单”。2.生产模块。由于印刷行业客户对产品时效有极为苛刻的要求，作为核心的生产模块必须考虑到材料供应、流程精细管理、智能生产安排等，确保印刷品的时效，动态掌握生产的进展和完成情况。根据报价单，企业需要形成内部用“生产通知单”，安排生产。而针对特定的印刷机型，报价模块可与生产模块对接，生成包括产量、纸张、机台、生产起止时间、交货时间、技术要求、其他特殊要求等在内的详细生产通知单。这样生产调度直观的了解到如何安排印刷，保证时效，提高收益。3.完成生产。印刷过程中可能会遇到客户临时变更部分印刷计划，这样需要生产调度随时调整生产通知单，生产结束后，车间统计人员可以生成最终“产量表”。根据产量表，再结合之前与客户订立的报价单，形成最终的“计价单”。至此生产模块基本结束，尤其产生的关键输出——计价单、产量表要与财务模块结合，计价单用于跟客户结算，各责任中心分配收益，产量表用于产品成本分配等。
第二，以库存管理为核心的“物流”——确保资源优化、成本有效控制。本文所指物流也是大物流概念，包括从物资采购（采购清单）——材料耗用——库存管理等（本月车间材料领用、消耗、结存汇总表）。1.物资采购模块。物资采购是企业内部供应链的开始，同时又是物流和资金流的重要组成部分，对保证信息正常流动、交货期、降低成本等有着非常重要的作用。因而采购管理信息系统一直是各行业实施ERP时关注的重点，ERP管理模式下的采购管理信息系统为改善流程、提高生产率、降低成本提供了极大的机会。此模块，一方面使企业提高了自身的采购管理水平，系统中各种基础数据及时有效，准确率达，能够对整个供应链管理中的各相关环节和企业资源进行有效的规划和控制，采购成本降低，采购周期缩短，资金占用率减少，采购效率大大提高；另一方面与公司应用的其它子系统实现了很好的融合，企业信息在各部门之间流通加快，数据共享。根据不同要求统计某段时间的采购情况，生成“采购单”，实现了对采购流程的跟踪管理，包括采购申请、制订采购计划;维护和修改采购单；查询各种采购单的执行状态；收货、退货管理等功能。根据采购单制作相应付款计划并生成报表，付款计划表需要跟现存财务软件自动对接。2.材料消耗及库存管理模块。根据生产通知单，各车间从材料库存中心领用材料，根据生产安排耗用材料，需要使用此模块，到结算日，可以自动生成带有材料领用、材料消耗及结存的明细表。即自动生成库存管理台账。印刷ERP必须通过材料需求分析，完善的库存管理包括库龄管理，以及工单物料预算、工单定额领料等进行资源优化，有效控制成本。使得印件所需纸张、油墨、辅料等能及时、准确、定额供应。由此模块生成的“材料结存单”既是下次采购的起点，也是库存管理的重点。至此生产模块基本结束，尤其产生的关键输出——“采购清单”、“付款计划表”、“材料收发存汇总表”要与财务模块结合，采购清单用于跟供应商结算，材料收发存汇总表用于各责任中心分配材料成本，同时用于库存材料管理。
第三，以成本控制为核心的“资金流”——确保资金有效应用、资金快速回笼。1.应收应付模块。付款模块与“采购模块”、财务软件相对接。由以上提及的采购模块生成的“采购单”进而生成相应付款计划并生成报表，付款计划表需要与现存财务软件自动对接。若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。收款模块与“生产模块”、财务软件相对接。由以上提及的生产模块生成的“计价单”进而生成应收款报表，此表需要与现存财务软件自动对接，若款项收讫，则对该客户的跟踪完成。印刷ERP还必须要制定快速、集成的应收应付查询，快速查询、分析各用户、各订单的任务完成、送货数量、退货数量、收款金额等记录，快速汇总客户应收账款、账龄及信用情况。确保资金有效应用，资金快速回笼。2.成本中心。此模块需要与材料消耗及库存管理模块直接对接。根据各部门材料消耗，直接归集成本。ERP是现代企业管理的重要手段，对于有着特殊行业特点的印刷行业它更为重要，它的应用使得企业生产流、物流、资金流协调一致，企业资源得到优化配置，最终提高企业的经济效益。当然一个完整的印刷行业除生产流、物流、资金流主线，还包括业务管理、人力资源管理、系统管理等子系统，这些系统既能独立运行，又能组成一个大系统协同运行，子系统之间数据充分共享。这也是完整设计印刷行业ERP系统今后的方向，可见，印刷行业ERP有着巨大的市场，对印刷企业发展也有十分重要的意义。
作者：任薇 单位：人民日报社
