【摘要】审计档案是指审计机关在项目审计调查中形成的具有保存价值的，以纸质媒介等形式存在的历史记录。本文结合高校内部审计档案管理特点及现阶段高校内部审计档案管理现状，以高校食堂财务审计档案管理为例，分析如何完善高校内部审计档案管理。
【关键词】高校内部审计档案；档案管理；问题；对策
审计档案是我国国家档案的重要组成部分，随着社会发展，高等院校教育事业发展朝着大众化教育方向转变，高校内部审计工作在高校发展建设中发挥了越来越重要作用。在高校内部审计工作快速发展下，内部审计档案管理数量增多，为了提升高校内部审计管理效率和质量，需要高校内部审计管理人员强化管理意识，结合高校发展实际采取有效的内部审计档案管理方式。在高校内部审计工作的发展下，高校内部审计从单一的财务收支审计转变为责任审计、内控审计等多方面内容。但是现阶段很多高校内部档案审计管理都存在不同程度的问题，为了促进高校档案审计工作发展，需要相关人员加强对高校内部审计档案管理工作的重视。为了加强对高等院校食堂管理，教育部门印发了《关于加强高等院校食堂财务管理的意见》。在文件印发之后，省内各地教育系统能认真组织学习，领会文件精神，加强学校食堂管理，不断提高伙食质量。但是一些高校不按照规定，大额、高比例的挪用学生伙食费，侵害了师生的合法权益。
一、高校内部审计档案内容
高校内部审计档案主要是指高校审计部门在履行自身审计监督工作职责的基础上，对各种文字、图表、影像、电子等实物的收集、制作和整理。高校内部审计档案管理工作是对审计文字、图像等多种材料的精细化分析和整理，在分析和整理之后按照一定的规律要求对材料进行集中化管理。高校内部审计材料的最终归宿就是成为高校内部审计档案。高校内部审计档案管理和一般档案管理相比还具有自身的发展特色，具体表现在：
（一）高校内部审计档案内容的专业性
高校内部审计档案的内容包括内部审计机构、内部审计工作人员。是工作人员按照相关规定和审计程序对审计信息的记录和报告。高校内部审计档案管理具有很强的经济属性。
（二）高校内部审计档案的程序性
高校内部审计档案是以某一审计项目、审计设计为基本单元，按照相应的程序和制度要求来开展的审计活动。在审计档案管理中需要对各个审计计划、总结、通知、报告等进行全面的统计分析。
（三）高校内部审计档案的规范化
高校内部审计档案是按照国家有关机关的要求和规定建立起来的，在应用的时候需要遵循一定的制度规定。审计文件材料的立卷、排列、目录编号等工作都拥有统一的要求。
二、高校内部审计档案管理存在的问题
（一）对高校内部审计档案管理工作的重要性认识不够
一些高校审计部门和审计人员对高校内部审计档案，尤其是高校基础建设工程审计档案管理工作不够重视，认为高校审计档案管理工作就是简单的制作审计报道，并在审计结束之后对审计资料进行随意的简单归总。同时，对于一些小项目的审计档案，高校内部审计档案管理人员往往只保留了最终的结果，没有对内部审计档案管理过程工作予以足够的关注。对于比较大的项目审计工作，在工作结束之后没有对资料进行及时的收集和整理，在实际管理的过程中甚至存在档案信息资料丢失和保存不完整的问题。
（二）高校内部审计档案管理制度不完善
高校内部审计档案是一种专门性的档案，在实际操作管理的时候需要专门的制度进行约束。但是在实际的内部审计档案管理中，高校内部审计部门在缺乏科学的审计档案管理经验和对高校内部审计管理工作重要性认识不够的影响下，没有制定出适合高校内部审计档案管理的规章制度。对于高校内部审计档案的收集、整理和归档工作缺乏固定的程序和范围要求。在缺乏固定程序和范围不明确情况下，高校内部审计工作人员在收集和整理资料的时候会出现遗漏资料的问题，在很大程度上降低了高校内部审计档案管理质量和管理工作效率。
（三）高校内部审计档案管理工作不够规范
现阶段，一些高校内部审计档案管理工作不够规范，具体表现在高校内部审计管理工作缺乏经过培训的、拥有经验的高素质审计档案管理人员。在缺乏专业管理人员的情况下，高校内部审计档案管理工作对审计档案信息收集、管理不全面，很多重要的高校内部审计工作资料没有得到统一化的管理。在时间和内部审计档案管理人员的变动下，会造成高校内部审计档案的缺失。同时，高校内部审计档案管理人员没有严格按照相关规定进行审计工作执行管理。一些高校内部审计档案管理工作人员的任命存在一人身兼数职的现象，这些人员无法以饱满的状态和充足的精力更好的投入到相关工作中。在高校内部审计档案管理工作人员对档案管理工作不熟悉和对档案工作程序不了解的情况下，他们的工作具有很大的随意性，对于审计过程中的档案信息资料无法做到充分的收集和整理。
（四）高校内部审计档案管理的利用率不高
审计档案在某种程度上是对审计全过程的一种还原，也集中反映了审计结果，是审计工作人员集体智慧的结晶。在高校内部审计管理工作中，审计档案管理工作人员怎样用好审计档案对审计档案自身的效果和作用起到了十分重要的作用。审计资料是审计工作的重要载体，如果审计资料不完整、失真或者整理不够规范，会在不同程度上带来审计档案利用价值的减少。现阶段，在一些高校的内部审计档案管理中存在档案内容不完整、档案立卷归档程序不够规范和档案信息内容不完整等问题。这些问题的存在对高校内部审计档案利用价值产生了不利的影响。另外，虽然高校审计各科室都配置了电脑，但电脑基本上都是作为储存器在使用，没有挖掘和开发出电脑的其他用途，高校内部审计工作多样化发展和任务繁重下，仅仅应用简单的电脑技术无法提升审计工作的开展效率。
三、完善高校内部审计档案管理的策略
（一）提升对高校内部审计档案管理工作重要性的认识
高校内部审计档案管理是高校内部审计管理工作的重要组成内容，以多种形式、多种途径记载和反映了审计工作的全过程内容，对完善和规范高校内部审计工作发展起到了十分重要的作用。为此，需要高校领导、高校内部审计机构负责人员、高校审计人员等严格重要内部审计档案管理工作。为了实现对高校食堂管理文件的科学化管理，需要相关审计人员加强对高校内部审计档案内容的全方面管理，对高校食堂费用拨款、各项开支、入账情况等进行严格的记录。另外，还要培养高校内部审计管理人员的归档意识。高校食堂财务审计工作人员在进行项目审批的时候，需要对各项审计资料、审计活动文件、笔录、电报等原件和复印件进行全面的收集、在高校食堂管理内部审计工作完成之后，需要相关人员将各项审计资料进行全面的归档处理，安排专门的人按照立卷归档内容和要求做到高校食堂财务立卷归档工作。同时，在进行高校食堂财务审计管理的时候还要积极参与审计组卷，加强对审计案卷内容的了解，对食堂伙食费财务管理审计工作开展提供重要支持。比如在开展高校伙食财务审计管理的时候，要对各种调查方案的内容记录进行归档。对于不通知校方进行的高校餐厅就餐实地调查以及到超市、农贸市场对原材料的调查，需要审计档案管理人员记录调查内容和收集的各项资料，对信息和资料进行归档管理。在开展问卷调查的时候，需要对学生填写的每天在学校的伙食质量进行归档整理，通过档案归档记录将信息和学校上报的采购清单进行比较，进而判断出学校食堂食物清单的真实性和准确性。
（二）健全高校内部审计档案管理制度
第一，健全高校内部审计档案管理制度。通过高校内部审计档案管理制度的建立进一步规范高校内部审计档案管理，明确审计工作归档范围、保管期限、归档整理方法等。第二，健全审计档案保管、保密制度，采取科学合理的方法来规范档案保管工作，保证内部审计档案的不丢失、不损坏。第三，建立和完善高校内部审计档案管理激励和约束机制。高校内部审计管理人员需要定期对食堂财务工作进行检查，对工作表现积极的人予以适当的表扬和鼓励，改善高校食堂内部审计管理人员的工作待遇水平。调动工作人员的工作积极性。
（三）改善高校内部审计档案管理方法
在计算机技术的快速发展下，高校内部审计档案管理工作也要实现自动化发展。计算机技术的发展为高校内部审计档案管理工作带来了新的便利，体现在对内部审计信息加工、编制、索引等方面工作显示出的优势。在新的历史时期，高校内部审计档案管理的高效化实现需要充分应用计算机技术。为了准确的计算高校食堂原材料的开销情况，高校审计档案管理部门可应用计算机技术，结合高校提供的食堂财会资料，将学校食堂一定时期内（通常为一周五个伙食日）耗用的主要原材料（米、面、油、肉、蛋等）的数量按伙食人数和伙食天数进行平均，求得主要原材料的人均日消耗量。
（四）提升高校内部审计队伍人员素质
在高校内部审计档案管理中要对相关审计人员进行法律法规的宣传教育，提升高校档案审计内部人员对审计档案管理工作的认识。其次，高校内部审计管理需要按照国家的规定，在高校内部建立专门的审计档案管理机构，并为之配备高素质的审计工作人员，定期对审计工作人员展开培训，帮助其掌握熟练的高校内部审计工作程序和工作方法。再次，高校内部审计人员要充分利用自身在高校的良好学术氛围，多与会计学系等相关学术机构开展理论探讨和理论研究，不断提升自身业务素质和业务能力。
（五）加强对高校内部审计档案的充分利用
为更好发挥高校内部审计档案的价值和作用，为高校内部食堂财务审计工作提供重要的数据服务支持，高校内部审计档案管理工作人员需要结合高校内部审计档案所积累的各种案例资料来建立具有代表性的内部审计案例库，对审计工作中能够出现的各种新问题提供有用的解决方法和意见，实现对高校内部审计规范化管理。学校伙食账很重要的特点是支出票据大多为白条据，在内部控制不力和外部监控不严的情况下，容易出现虚假账目现象，会在很大程度上降低高校学生的伙食质量。为杜绝这些虚假账目的存在，高校食堂内部审计管理需要从“小金库”的形成机理入手，通过对内部审计档案数据信息的合理应用来有效核对高校食堂财务情况。
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作者：王伟华 单位：南阳师范学院档案馆
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