一、高职院校艺术档案的价值
高职院校艺术档案不同于学校其它的教学档案、科研档案、人事档案、学生档案等，它价值独有，并且随着时间的推移和历史的演进，艺术档案的价值将越发显现出来。第一，高职院校艺术档案具有重要的历史价值。不少高职院校近年来经历学校升格（从中专升格为高职高专）、搬迁新校区、学校合并等历史沿革，在校史编写中一些需要确认的史实资料可以从艺术档案中找到答案。高职院校把本单位的艺术档案收集、整理、保存起来将为学校未来事业的发展提供很多珍贵的，有参考价值的材料。第二，高职院校艺术档案具有重要的学术研究价值。艺术事业的繁荣和发展，决不能孤立地去进行研究，而是要结合着研究昨天、今天来研究明天。要研究，就必须要有历史的真实依据，那就是原有的档案和有关的素材。比如，在工艺美术职业院校，我们要研究各个工艺流派、美术大师的历史传承与发展成就，就需要广泛占有材料、分析材料，没有材料就很难研究——巧妇难为无米之炊。可以说，艺术档案对于艺术的发展，对学术研究具有重要的参考价值。第三，高职院校艺术档案具有很高的使用价值。学校的艺术档案可以为师生反复使用，而且频率很高。艺术档案是学校进行艺术研究、艺术教育的重要材料。艺术档案是学校师生进行艺术创作、艺术活动的总结。通过对一定时期的教师以及学生艺术创作、艺术活动有关材料的归档，可全面总结高职院校艺术创作的经验、及时收集创作素材。例如，艺术院系获奖的优秀的毕业设计，参加各级各类艺术竞赛的获奖作品，可作为后来者学习、研究的对象，同时也是他们进行艺术创作的源泉。实践证明，利用艺术档案，有案可查，许多问题迎刃而解，有利于拓宽学生创作的思路，提高艺术作品的质量。
二、高职院校艺术档案管理现状
（一）艺术档案建档意识不强
高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分，更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体，需要师生加强这方面的意识。高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案；学校组织各类文化节中产生的艺术档案；师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案的种类数量不少，但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视，学校档案管理人员一方面对艺术档案的产生情况不能有效掌握，另一方面未意识到艺术档案收集的重要性，认为《高等院校档案十大类实施办法》中未对该问题作具体要求，于是对高职艺术档案不重视收集，如在各类艺术比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的相关部门，未能及时完整地归档到档案馆室。
（二）机构制度方面不够完善
高校档案工作是高校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。少数高职院校对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够；个别高职院校没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。少数学校档案用房面积过小，基础设施陈旧简陋。个别学校档案馆安置在过渡用房，安全意识不强，必要的防护措施不到位，特别是临时存放档案的场所有着明显的安全隐患。在档案管理模式上，部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制，未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，特别艺术档案的管理更是薄弱，呈现随意化、无序化的状态，缺乏必要的制度管理保障。
（三）档案人员的素质亟待提升
提高高职院校艺术档案的管理水平，离不开档案人员的辛勤工作。档案工作机构的人员构成、个体素质如何，直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。只有综合素质高的人，才能胜任学校艺术档案的管理工作。近几年，高职教育事业跨越式发展，但却存在忽视档案建设的情况，学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。随着高职办学规模的扩大，各项工作内容与日俱增，但是，由于人们对学校档案工作的认识不足，高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。不是安排一些婆婆妈妈的人员，就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。现有的这些档案管理人员，来着不同的专业背景，有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机，五花八门，档案管理专业的却不多，这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作，只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。在这种情况下，高职院校的档案工作面貌可想而知。
三、高职院校艺术档案管理的对策与路径
提升高职院校艺术档案管理水平，需要从高职院校的组织管理机制、管理队伍建设、艺术档案的数字化建设、艺术档案的利用水平等路径着手，综合运用发挥合力方能有所建树。
（一）要切实加强领导
高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划，各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分，积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案，把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型，分别提出不同的量化指标和时限要求，进行分类指导。要保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。总而言之，高职院校各级领导的重视，是艺术档案能否顺利发展的关键。
（二）要加强队伍建设
艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设，努力解决艺术档案人员的实际困难，提升他们在学院偏低的待遇，解决他们晋升的渠道问题，提供必要的业务进修、外出参观学习的机会，从而稳定艺术档案工作队伍。要多层次、多门类加强业务培训，不断提高艺术档案人员素质和管理水平。艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构，又要具备良好的艺术素养。只有综合素质高的人，才能胜任高职院校的档案管理工作。档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平，充分发挥艺术档案作用的先决条件。概括地说，对艺术档案管理人员主要有以下要求：良好的政治素质、精湛的业务技能、良好的工作作风、高度的责任意识、良好的职业道德，较强的沟通能力。从加强团队建设的角度来说，还需要重视每一个档案工作人员的个体价值和主观自觉性行动。也就是要充分发挥和调动每一个人内在的积极因素，创造性地开展工作。对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位，落实职责，稽查考核，协调激励。学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，不断优化队伍结构，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展，为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。
（三）要加快艺术档案的数字化建设
艺术档案是对学校和社会有保存价值的各种文字、图片、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。要实现艺术档案的文化传承作用，必须加快艺术档案的数字化建设。通过艺术档案的数字化管理，让更多的学生走进网络平台，共享先进文化的魅力，从而全面提高学生的文化素养，促进校园文化建设。加强艺术档案的信息化和数字化管理，是艺术档案事业适应时代发展的需要。利用多媒体技术，实现艺术档案媒体的数字化。多媒体技术是一种交互性综合处理的计算机技术。根据艺术档案的多媒体特征，高职院校的档案馆可以充分运用多媒体技术中的音频信息处理技术、图像信息处理技术、视频信息处理技术、多媒体数据库技术和多媒体信息识别技术，结合数码相机、数码摄像机、数码扫描仪等数字化设备，通过对纸质档案、声像档案的扫描录入、数码处理、3D制作，将艺术档案媒体转化为电子代码储存、传输和处理，变成可视化、动态化、数字化的多媒体艺术档案信息资源。艺术档案管理软件的运用，实现艺术档案系统化的管理。软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新，还可以提高管理的效率，提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程，及时提供文化资源的信息。高职院校在选用档案系统管理软件时，必须结合自己的工作条件、环境和和技术保障等方面的考虑，以提高软件应用的实际效率。还要考虑档案管理软件的处理和储存多媒体艺术档案信息的能力。这样就可以直接在电脑上进行艺术档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计，简化传统的手工过程，提高科学化管理艺术档案的能力。利用多媒体光盘技术实现艺术档案数字化存储。由于艺术档案的信息量很大，图文声像并茂，这就需要功能全、密度高的大容量存储器。多媒体光盘技术采用激光介质作为高密度信息存储载体，具有记录信息量大，存储密度高，易于检索，便于拷贝复制，还原传输效果好等优点。利用这些大容量的可读写光盘贮存图像、声音、动画、视频等多媒体艺术信息，既能有效地节省档案库房的贮存空间，扩展存储能力，又便于保存、保管和借阅。
（四）要提高艺术档案的利用水平
高职院校艺术档案范围非常广泛，它涵盖了师生们在艺术教学、实践、创作、展览、演出、比赛、交流、摄影、采风等各个层面的艺术活动。因此，高职院校艺术档案内容丰富多彩、是一笔可贵的财富，需要我们善加利用，而不是束之高阁。艺术档案管理的终极目的在于利用，以满足师生教学科研、参考佐证、学习提高的目的。艺术档案的开发利用包括两方面的内容：一是健全和改善检索手段，介绍档案馆（室）藏的内容与成分，这主要是在档案基础工作中完成的。二是根据外部对各类档案信息需求的情况，通过有效的途径和方法，向利用者提供所需档案材料，实施全方位的多元化利用。提供艺术档案利用信息资源的途径主要有咨询服务和文本服务。咨询服务即以库藏档案信息为依据，通过解答问题的方式，向利用者提供档案及其相关信息和知识，对利用过程进行指导，提供检索和成果的服务。文本服务是以提供各种形式的档案资料文本为利用者服务。各高职院校要以“服务学生、服务教职工、服务学校中心工作”为重点，进一步加强艺术档案的开发利用，发挥艺术档案在学校艺术类论文重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研等工作中的参考凭证作用，发挥其在校园文化，宣传教育等方面的服务功能。
作者：李前平 王春媚 单位：南京交通职业技术学院
