摘要:高校无纸化办公及教学模式的改革发展，促进了高校数字化校园建设的节奏，档案信息化管理是其极为重要的一部分，高校档案管理只有数字化、信息化、网络化，才能高效便捷、优质保量地服务于高校的快速建设与发展。当前一些高校档案管理存在手段落实制度不全、人员不整等问题，必须加快规范化建设，提升人员素质，开发现代化档案管理模式，适应高校发展要求。
关键词:高校档案;信息化管理;措施
高校档案是高校从事科研教学、党政管理及其余各项活动过程中形成的对社会和学校具有一定保存价值的各种文字记录、影像资料、图标资料等不同存储类型的历史记录，是高校进步发展的历史见证，也是衡量一所高校教育教学质量是否提高、科研学术水平和管理水平是否取得长足进步的重要尺度，在高校发展中起着举足轻重的作用。随着高校无纸化办公、数字化教学以及科技网络技术的迅猛发展，信息技术在高校档案管理过程中发挥了极其重要的作用，加之数字化校园建设的提出，也要求高校充分利用信息技术，不断获取信息、更新信息、及时有效的传递信息和应用信息，不断向社会提供更多具有重要意义的档案信息。高校档案管理实现网络化、数字化，无疑能有效快捷、保质保量地为我国高等教育科研管理事业服务。
1高校档案管理工作中存在的不足
1．1管理形式落后、意识淡薄
现如今我国诸多高校的高层管理者认为高校的当务之急是紧抓、狠抓教育教学质量和科研学术水平，忽视档案管理工作，致使高校档案管理工作地位不高、责任不明，在一定程度上影响了高校档案管理工作的顺利开展，甚至滞缓了学校的高效建设与快速发展。一些管理者认为档案管理就是简单的记录和保管，工作任务简单，无需专业人士负责管理，采取其他工作人员兼职或改行或者聘用离退休人员从事档案管理，致使管理人员素质参差不齐，专业知识水平欠佳，工作中疏漏百出，如各类档案分类不清、归档范围不明，导致各类档案收集不齐全;加之，缺乏档案管理的理论指导，使得整理档案时文件先后顺序颠倒，案卷标题拟定不准确，保管期限宽严划分不一，组卷水平整体不高，严重影响高校档案管理质量。更有甚者，很多高校在档案管理与建设过程中投入资金不足，使得创新管理工作开展受阻，库房和办公设施落后，加之长年累积在档案管理上的故步自封，使得繁杂工作得不到优化，形成恶性循环进而阻碍了档案管理的建设发展［1］。
1．2管理制度不完善、体制不健全
普通高等学校档案管理工作起步较晚，制度不完善，体制不健全，对档案的日常管理与建设工作不重视，以致档案资料建设不齐全，相当一部分档案存于个人或者没有及时收集整理归档。如各学院每学期都有教师外出培训学习，却无具体实施过程中的文字记录，也无培养计划与总结;各院系实验室每天对学生开放实验，但没有详细的使用记录和改进意见统计，均对高校的教育改革和建设形成一定阻碍。在教学和科研工作中，虽然各职能部门管理者倾注了大量的心血，细致工作，详实记录，但部分工作出于种种原因当时未能全面、及时的记录或材料零星记录或分散存放，加上无专业人士管理负责，几经易手容易导致资料丢失、混乱。这样一来，在日后学校建设或改革中需要相关材料时，不得不重新添补、整理，花费大量的人力、物力和财力，造成了巨大损失的同时给学校的日常教学管理和教学工作带来一定程度上的影响。
1．3档案使用效率低下、功能单一
高校档案是高校发展历程的见证，也是高校改革发展的宝贵财富。但是，档案只有经过开发利用才能成为有效资源，其价值才能被很好地发掘和利用，才能很好的服务于高校的建设发展中。然而，当前高校由于疏忽了档案管理工作，缺乏档案宣传，使得档案信息资源的重要性得不到重视。而且，档案检索系统缺乏或不完善、不科学，不能及时准确地为使用者提供向导和查询所需资料;档案编研工作力度不足，不能及时有效的对信息进行编辑加工或形成各种编研成果，信息分散削弱了档案信息资源的高效性;硬件建设不足，设备更新缓慢也是阻碍档案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高档案管理意识，加强档案管理制度建设，保障档案设施的先进性，只有这样才能使得档案信息资源在科研教学、行政管理等工作中得到很好的利用。
2档案信息化管理建设的必要性
高校是一个信息化高度发展及应用极为普遍的教育机构，网络技术在这里得到快速发展和应用，并给日常教学科研及行政管理等工作中带来极大的便利。作为高校资源建设的重要部分，档案的信息化管理也受到越来越多的关注和支持，从而开展档案信息化管理也是响应学校信息化发展号召的需求，保障学校信息资源及时有效地记录、更新及传播［2］。
2．1档案业务发展的需求
高等学校是传播文化、传承文明的文化事业机构，它的文化沉积与文化理念是高等学校发展和办学的重要内涵。档案管理部门是负责收集、记载、保管和研究并提供这些相关资料、信息的部门，在高等学校文化底蕴与文化积累过程中，具有举足轻重的作用。教育体制的不断深入革新，高校的全面快速发展使得交往活动与教学科研管理等相关工作门类众多、内容多彩，相应的档案门类和信息数据急剧增长;另外一方面，随着网络技术的快速发展，高校发展也进入信息化时代，电子政务使办公自动化程度得到提高及普及，档案载体类型也由最初单一的纸质档案发展成为图片、声像、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量大，不稳定因素多，因此，需要对载体信息实施信息化管理。
2．2档案工作人员素质提升的需求
随着教育事业的快速发展，科技的迅猛进步，高校教育越来越综合性与专业化，齐头并进，互为推动，使得教育人才更加特色化和精英化。这也就意味着从事档案管理的工作者知识结构专一、管理模式独具特色，才能更好的顺应高校独具特色的信息化快速发展的需要。此外，无纸化自动办公也加快了档案管理工作现代化进程，电子文件等新载体档案已取代了传统的纸质档案，也就使得传统的纸质档案管理模式已经不能满足新载体档案管理的需求，也对新时期高校档案管理人员的知识水平和专业技能提出新的要求。更具专业特色和管理技能的档案管理人员的出现也必然会除旧革新，使得档案管理进入信息化时代。
2．3档案信息资源开发利用的需求
随着高校信息化的深入发展，档案信息资源备受人们的广泛关注，学校师生及社会人士对档案信息的依赖程度也日趋渐长，这就要求更加系统、更加完善和更加精准的档案信息服务。档案信息化本来就是一项全新的工作，是一个极其系统的工程，也是档案管理模式一次质的飞跃。电子档案以其轻巧便捷、存储容量大、使用寿命长、易传播复制等特点已逐步取代了过去的纸质档案。加之，网络技术及信息化时代的发展，人们对档案信息的系统全面、及时有效的更新服务提出了更高的要求。档案管理者就要在门类众多、内容多彩、信息量庞大的档案信息资源中精简加工、汲取精华，及时有效的提供信息化服务。
3档案信息化管理举措
高校档案信息化是以国家信息化建设和档案事业发展要求为导向，以档案网络建设为基础，信息资源建设为核心，扩大档案信息资源开发和利用为目标，同时以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障体系的信息化工作。
3．1档案管理的标准化与规范化建设
档案信息化管理离不开规范化和标准化的要求，只有规范管理形式，将管理模式形成制度化标准，才能逐渐向现代化信息管理方向发展。高校档案信息内容丰富、形式多样，应建立统一科学的档案管理目录标准和规范的档案管理规章制度，合理应用网络管理和查询规范等方式快捷准确的为查询者提供档案资料。甚至可以结合各大高校的自身情况，建立符合自身发展的信息资源库，在符合国家信息化和档案管理的有关方针政策下，兼具综合性、可操作性和向导性，区分不同情况，科学、有序地制定档案信息化标准体系和完善的管理和运行制度［3］。
3．2档案信息资源的数字化建设与管理软件应用
全球信息化建设加快各大高校之间数据库的衔接，使得各大高校之间的信息资源共享更为便捷快通。传统的纸质档案信息在数字化和信息化的发展模式下，已经严重滞后于高校的发展需求，各大高校就必须借鉴成功高校的办学理念和经验，结合自身发展特点，建立极具特色的、同时附有专业性、共享性、规律性和多样性的数字化档案数据库，以便于各大高校之间的网络交流和资源共享。在数字化档案建设与管理中，遵循“规范、先进、实用”的原则，加大档案管理软件的实施力度，努力提高档案管理技术与操作应用水平，确保为档案信息交换和资源共享提供便利条件［4］。
3．3档案管理人员自身素质的专业化建设
随着高校教育事业的现代化和信息化的逐步推进，高校档案信息化管理工作需要必须注重引进或培养一批专业知识技能过硬、计算机操作及相关软件应用娴熟的复合型人才。同时注重营造学习高新技术知识的良好环境，加强档案工作人员的专业素质和职业道德培训，逐步提高现有管理人员的信息意识、专业知识和管理技能，确保高校档案信息化工作管理的顺利推进。另外，高校加强对档案信息化管理建设工作过程中的指导和监督工作，同时要求各部门各院系在纸质文件归档的时候也应完成电子文件的归档任务，确保纸质文件与电子文档的齐全完整，从而更好地为高校师生服务［5］。
参考文献:
［1］马玉杰．本科教学评估与高校档案管理工作研究［J］．档案学研究，2006(6):22－26．
［2］梁晶晶．浅谈档案信息化管理的必要性［J］．办公室业务，2015(6):38．
［3］张学．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．办公室业务，2013(21):145－146．
［4］谭春霞．高校档案管理信息化建设现状及对策研究［J］．科技资讯，2015(11):144．
［5］王艳玲．浅谈高校档案管理信息化建设［J］．现代情报，2007(6):63－67．
作者：王莉娜 苏颖超 张海峰 单位：榆林学院人事处 铜陵学院财税与公共管理学院
