一、高校人事档案管理所面临的新问题
1.高校人事档案管理系统未能升级导致管理系统过于繁琐。目前的一些高校还在用传统的纸质人事档案进行分类整理，对于高校人事档案管理的相关检索、查阅，或者是调取极为不便。关于高校的人事变动及相关资料的变更还采用人工整理收集的方法，这种方式大大耗费了人力、物力以及财力，在保管相关的高校人事档案的时候也会耗费相当多的人力、物力、财力。所以未能及时的升级高校人事档案管理系统会给高校人事档案管理的使用以及保管带来不少的麻烦。
2.高校人事档案管理的观念薄弱。新闻媒体曾报道过，某大学有24名研究生档案无缘无故失踪，而且两年内校方并未给学生任何通知，直至学生毕业才发现本应校方保管的档案失踪。经过某大学的档案部门的调查及翻找也未能找出学生的档案。档案的失踪成为了学生们的就业最大障碍。其实从这个例子上就可以看出，高校对于高校人事档案管理的管理观念相当薄弱。档案管理人员不能从本质上重视档案的整理与保存，从而导致档案的失踪及学生的不知情。其实为何档案管理问题频发，归根究底还是因为观念的薄弱，责任心不强。所以高校人事档案管理的档案观念薄弱也是高校人事档案管理所面临的重要问题。
3.未能有效对高校人事档案进行利用，导致资源浪费。高校人事档案管理的普遍应用就是因为高校人事档案管理对于高校发展有着十分重要的意义，所以高校的人事档案应该在一定的范围内合理的利用资源，按照规定制度去使用档案资源，但往往许多高校的档案还处于一个形式化的层面上，未能真正的利用档案资源，从而造成了资源的浪费。
4.高校人事档案无相关备份，一经损毁无法修补。许多的高校人事档案并无相关的备份，正常来讲，相对比较重要的高校人事档案应该有正本与副本，来保障人事档案的完整与安全。档案室是一个安全隐患比较多的地方，容易引发失火或是水灾。高校许多人事档案一经损毁便无办法修补，像一些活动经历和申请表都无法补办。这个问题在高校人事档案管理之中也比较常见。5.有些高校数字化人事档案管理运维不当。有部分高校采取数字化、信息化的方式管理人事档案，更新管理方式是个很好的范例，但同时也要注重人事档案的管理安全。例如某企业运用厂家东方飞扬数字化档案管理，由于使用不当导致了内网信息泄露等诸多问题，最后采取了更改所有客户信息密码加强信息存储技术的方法。数字化人事档案管理很好地方便了高校管理，但与此同时也存在了一定的安全隐患，所以在使用的过程中安全问题也是高校在人事档案信息化管理过程中所要注意的重要问题之一。
二、对于高校人事档案管理的新问题提出相关的改革措施
1.强调高校人事档案管理的规范化和流程性。高校人事档案经常出现丢失的主要原因就是因为高校人事档案管理存在不够规范、随意化的档案管理模式，所以针对于此类问题我们要制定严格的高校人事档案的管理制度。相关的具体制度我们可以借鉴企业的人事档案管理模式，像《干部档案工作条例》中对于人事档案的调取有着严格的规定“如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。”所以严格的工作条例不仅仅能够提高这些人事档案的管理安全性，还能够通过严格的方式来保障人事档案的真实性及权威性，不允许随意篡改。档案的重要性也都源于此，所以强调高校人事档案的管理的规范化和流程性至关重要。
2.细化整理类别，提高高校人事档案管理的专门性及集合性。通常整理高校人事档案一旦档案过多，分类不够细就会给档案的翻找增添麻烦，所以细化整理的类别对于提高高校人事档案管理的专门性及集合性是十分必要的。可以从工作单位性质、职责专业、人员管理权限、职务级别及影响程度甚至是政治面貌、在岗情况及载体形式来进行收集分类。高校人事档案的分类被细化，其专门性以及专业性就会被凸显出来，从而促进高校人事档案管理的发展。
3.提高高校人事档案管理水平及人员配备。当高校人事档案的管理不断细化的同时,也是高校人事档案的管理水平不断提高的过程。为了应对人事档案的管理不断升级，人员的配备应该更加完整。传统的高校人事档案管理中，大都是设立一个档案部，只配备一到两名管理人员，有些高校甚至并没有设立专业的档案部门与管理人员，仅仅以教职员工轮班的方式来进行管理。在此类管理方式的背后不仅仅体现了高校的档案意识的薄弱面，也体现了目前普遍高校在档案管理这方面的人员配备情况。提高人员配备不仅仅是增加相关管理人员的数量，并且阶段性地要对管理人员进行培训，确保管理人员的专业档案的管理水平。及时进行培训也有助于高校人事档案管理的进步性与时效性，从而提高其高校人事档案的管理水平。在进行人员配备的同时，要明确每一个管理人员的职责，防止档案管理出现问题互相推诿或是含糊其词的情况发生。所以做好工作划分及人员配备，是有利于高校人事档案管理水平的提高与发展的。
4.升级相关高校人事档案管理的硬件及软件设施。高校人事档案管理上不仅仅要采取传统纸质档案的模式，也要适时引进数字化的档案管理模式，针对高校人事档案管理的硬件及软件上要做到实时性、高效性及安全性。不断进行更新与升级，不仅可以有效的为高校人事档案的管理规避一定的风险，并且大大减少了人物、物力、财力的耗损，提高高校人事档案使用过程中的效率。无论是从整理收集资料、查阅档案或者是调取档案来说，都是可以大大节约时间并且是十分便利的。也是一所高校紧跟时代发展的重要体现，更是可以从侧面推进校园整体性的数字化发展。
三、结语
在高校人事档案管理方面我们还有很长的一段路要走，要克服传统的人事档案管理的弊病，更新相关档案管理的观念，要不断地更新高校人事档案管理的制度以及硬件与软件等方面的信息设备，从而简化高校人事档案管理的整理、检索、查阅及调取等。跟上高校教育改革的步伐与时代社会发展的脚步。重视起高校人事档案管理，从而能够推动其高校的发展与进步。
作者：朱琦 单位：包头医学院
