一、特里•库克认为，档案工作必须实现知识的管理，这是从“凄凉冷清的文件办公室或者静寂的档案架前”重新坐回“上帝身边”的必经之路
知识管理对于我们而言，是一个比较艰巨的挑战，需要我们具备较为专业的知识背景和知识辨识能力。知识相对于资讯（信息）来讲，其哲学高度和理论深度都有所增加。知识不再是一个一个的个案，而是具有普遍正确性的概念集合，它依赖资讯而产生，它代表每一个具体的资讯个体，同时又不是每个资讯个体的具象。它是一系列同类个体的规律性总结和推断，并经检验为正确的结论。有学者基于企业知识疆域，提出知识辨识的五项原则：系统性原则、协同性原则、核心性原则、有效性原则、可得性原则。这些原则在很大程度上契合后保管时代文件鉴定的基本原理，可以作为我们从档案材料和档案信息中提炼知识原则的参考。但这些原则只适合针对某一机构内部档案材料的知识提取。从档案工作知识管理的视角出发，某一机构知识疆域在某种程度上需要突破，需要横向或纵向的综合视野，提炼更宏观层面的知识理论。档案部门对知识的管理，可以比较明显地表现出显性知识和隐性知识的分类特征。显性知识较为直观，直接存在资料或者资讯中，对此我们所需要进行的工作有两个方面：第一，知识的辨识工作。对于知识和其他资讯共存的情况下，我们应当辨识出哪些属于知识层面，哪些只是资讯；第二，知识的提纯工作。在知识和资讯共生的情况下，我们应当可以将知识较为单纯的提炼出来，尽量减少其他噪音影响。较为复杂的是隐形知识的管理。顾名思义，隐性知识是隐藏于资讯甚至资料背后，位于难以直观感知的深层次位置。对于隐性知识，我们更加需要归纳和推理的能力。隐性知识的复杂性在于，我们所面对的是难以探知其规律性的“现象”个体，有的知识可以从单份文件或者资讯中提取，有的则需要两件甚至更多的系列资料才能总结其中的知识和规律。从这个角度说，档案管理部门不再单纯是信息的集散地，而是知识的加工厂。
二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构
我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。
1.知识库的层级
知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：
（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。
（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。
（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。
（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。
2.知识管理平台的建构
建构知识管理平台应该实现以下管理功能：
（1）知识管理、知识检索与知识服务的兼容。知识管理平台作为知识管理操作的基本工具，它至少必须具有知识的管理、检索和服务等功能。知识管理功能是知识管理平台的基本功能，通常来讲，它应该建立在知识库建构的知识分类体系之上，与知识分类层级相对应，建构知识管理功能程序。同时，对于采取多种分类方式的知识库，应同样具备多种分类管理体系。知识检索功能与信息、档案材料的检索功能有所不同，除了与信息、档案材料相同的标识或者关键词的机械匹配之外，知识检索还要具有语义、内涵、概念等方面的拓展。知识与信息相比，从利用者的角度讲，其差异知识更多的在于理解而非表述，同时，知识群落、知识单元所蕴含的信息量更大、更深层。因此，必须对检索工具的功能进行前述拓展才能提高检索工具的精准度，提高查全率和查准率。知识服务即是在此平台上实现利用者对知识的直接或间接利用和获取。知识服务是此前一系列工作的最终目的，也是前期工作效果的检验。所以，在知识管理的最后环节，我们一方面要注意知识服务的提供质量，另一方面也要注意收集利用者的信息反馈。
（2）知识库与信息库、档案库的连通。如前所述，知识库、信息库和档案库是同源不同层面的三种类型的数据库，三种数据库在不同层面发挥不同的作用。从档案材料到档案信息再到知识是一个逐渐趋于高端的过程。我们展现给利用者的不应该只是知识这样一个直接的结论，同时应该展示知识的推理过程。也就是说，在利用者利用某种知识的同时，还可以查看关于该知识的基于档案材料和档案信息的推衍过程，可以查看支持我们得出知识结论的材料支撑。因此，我们应该建立知识—信息—档案三者之间的有机联系。三库连通有利于档案工作人员和知识利用者对知识结论进行检验。我们从档案材料中提取档案信息，从档案材料和档案信息中提炼知识，在信息提取过程中有没有信息失真的情况，在提炼知识的过程中是否存在偏差，需要我们在随后的工作中不断进行检验。同时，一些知识具有一定的时效性，需要我们不断对基于档案和档案信息的知识视角和知识提炼方式进行更新和修正，三库连通将为我们上述工作提供极大的便利。三库连通有利于利用者进行知识的回溯。在实际的知识服务过程中，知识利用者并不只是单纯利用知识结论这么简单，相关的某些数据、某些案例作为知识结论的支撑或延伸同样是重要的利用对象，因此，知识管理平台应当既具有顺向的知识推演功能，同时也应该具有逆向的知识回溯功能。
作者：陈通 杨树力 单位：青岛理工大学
