1公司退库业务面临的问题
公司目前物资退库的主要原因有：项目结余退库、需求计划偏差、项目设计变更、项目取消、项目WBS元素变更。退库业务存在的问题如下所示。（1）工程中退回的结余物资、暂时不能利用的闲置设备或部件等未进行及时有效的利用或处置，导致库存大量积压。（2）未建立物资退库验收机制，“短头”等不可再利用剩余物资未及时进行技术鉴定，完成报废处置。（3）物资退库办理过程中，由于工作疏漏及不规范操作，造成退库物资帐实不符；同时，物资退库单据缺乏统一规范管理，单据格式参差不齐。（4）退库物资信息不完整，未进行跟踪管控。未实现退库即处置的闭环管理，“谁积压，谁处置”机制不能有效执行。（5）退回仓库的工程结余物资容易形成工程项目部门和物资部门“两不管”状态。同时，项目部门对退库物资处置利用积极性不高，未做到“先利库、后采购”，增加了企业成本。
2退库平台管控理念
遵循“集中管控、严格把关、闭环流程”的理念，充分利用信息管理手段完善退库审批手续，规范并优化退库业务流程，坚持“谁积压，谁利库”原则，落实退库物资利库责任部门，明确各层级管控职责，相互衔接，环环紧扣，高效有序地开展物资退库业务。集中管控：对退库操作流程进行集中管控，实现申请、审批、入库操作、跟踪查询等功能操作同一平台、同一入口；明确职责划分，规范、优化管理流程，提高数据录入的准确性，简化人员操作，提高工作效率。严格把关：严格把守物资“退库关”。退库前先对退库物资完成技术鉴定，在系统上增加退库申请环节，由退库部门完成退库物资信息录入并提交申请。按退库原因不同，自动划分审批层级，由相关负责人审批并由库管人员核对确认后才能进行入库办理。闭环流程：按照“退前先申请、审批多层级、退后保利库、流程全监控”的业务流程，各环节环环相生又环环相扣。申请、审批、退库、利库、跟踪查询，形成一个良性长效的退库利库机制，同时在循环中不断积累、完善和优化退库物资管理的思路。
3物资退库管控平台的主要应用流程
3.1退库管控流程
物资退库管控平台遵循“退前先申请、审批多层级、退后保利库、流程全监控”的业务流程。退前先申请：退库部门先提出退库申请，对退库物资项目、责任部门、数量、原因、鉴定意见、利库计划等信息进行维护。审批多层级：按照退库物资金额大小和比例的不同，分4级、5级或7级退库审批流程，最高流转至公司项目、物资部门，加强对退库物资纵向管控。退后保利库：退库部门负责按照计划利库时间、去向完成退库物资的利库处置，否则将按照相关规定进行绩效考核。流程全监控：从发出退库申请到利库处置出库全流程无缝跟踪，随时查看物资退库时间、退库原因以及责任部门等信息，督促退库部门尽快处置出库。
3.2主要流程说明
物资退库管控平台主要业务流程如下：物资退库申请→物资退库审批→物资信息维护→物资退库操作→退库物资跟踪。
3.2.1物资退库申请
（1）退库部门在确定需要退库并组织专业部门对拟退库物资完成技术鉴定的前提下，通过ERP系统退库管控平台找到需退库的物料。（2）退库部门在ERP系统退库管控平台中维护退库物资相关信息：数量、存储地点、项目类别、责任部门、退库原因、鉴定意见、计划利库去向、计划利库时间以及相关附件上传等。（3）提交物资退库申请。
3.2.2物资退库审批
（1）当退库申请金额小于或等于50万，或申请退库数量与发货数量比例小于或等于30%时，审批流程为4级审批：退库部门负责人→退库部门分管领导→物资部门分管领导→物资部门计划专责。（2）当退库申请金额大于50万小于等于100万，申请退库数量与发货数量比例大于30%而小于等于50%时，审批流程为5级审批：退库部门负责人→退库部门分管领导→物资部门分管领导→主管领导→物资部门计划专责。（3）当退库申请金额大于或等于100万，申请退库数量与发货数量比例大于50%而小于等于100%时，审批过程为7级审批：退库部门负责人→退库部门分管领导→物资部门分管领导→主管领导→市公司项目主管部门→市公司物资主管部门→物资部门计划专责。（4）退库部门的单位分管领导、物资部门分管领导以及主管领导都采用线下纸质版签字的方式进行审批，物资部门计划专责在审批时需将上述领导纸质签字的审批信息输入系统中。
3.2.3退库信息维护
（1）库管人员依照审批后的退库申请单，核对物资的品名、规格、数量（含重量）、相关资料（合格证、说明书、技术资料等），并在系统上进行维护。（2）若退库物资存在实际数量与申请数量不符、退回实物不完整、退库物资必备资料不齐全等问题，无法进行正常退库时，库管人员将拒绝退库申请并返回退库申请提报人进行退库物资信息修改。
3.2.4物资退库操作
库管人员办理实物入库后，在ERP系统按原出库单号办理冲销或返回交货，打印退料入库单，经库管人员、仓储主管、移交人签字后，由物资部门、财务部门、退库部门留存。
3.2.5退库物资跟踪
对退库物资所有系统操作进行跟踪记录，包括转项目、转批次、转物料编码、转报废、出库等信息，实时监控物资退库状态，并在计划利库时间前30天启动预警功能，督促退库责任部门尽快领用出库。
4应用过程中存在的问题及措施
4.1存在的问题
（1）利库意识仍需增强盘活利库工作需要长期坚持，各单位虽按要求实现“零积压”，但仍有部分单位存在物资退库随意性强、数量较多、金额较大等现象，对退库物资的利用缺乏积极主动性，需要物资部门人员反复督促办理。（2）退库审批流转时间较长物资退库管控平台中，退库申请按金额大小及退库原因分4～7级审批，涉及多部门、多岗位人员协同参与。由于系统操作人员不熟练，且缺乏执行进度工作台提醒功能，各环节审批流转时间相对滞后，甚至出现计划利库时间已到但还未完成退库审批的情况，影响退库物资利库及时性。
4.2采取的措施
（1）加强物资退库宣贯、培训针对ERP系统退库物资管控平台，结合退库利库相关机制及管理指标，定期对项目部门、物资部门相关操作人员开展现场宣贯及培训。同时，定期收集各单位对物资退库业务的意见及建议，不断优化调整系统操作。（2）增加物资退库进度监控、预警功能优化退库管控平台功能，完善物资退库进度监控预警功能，在系统中实现工作台事前提醒、事中预警、事后告警的智能化机制。同时，继续深化、改进数据统计分析报表功能，通过图表方式的不同维度、不同量级对退库物资部门、数量、金额等指标进行展现。（3）积极探索总结退库原因通过将项目物资退库条目数、金额与项目物资采购的条目数、金额进行对比分析，结合项目规划、设计、施工等多种因素，积极探索总结物资退库原因，努力减少因需求计划不准确而导致的退库，逐渐强化物资计划刚性，提升项目设计精度。
5结论
本文主要介绍如何在库存资源盘活利用过程中，借助信息手段，规范并优化物资退库审批及操作流程，实现退库物资信息全程跟踪闭环管理。以长效机制建设作指导，严把物资“退库关”，通过对退库物资“系统”与“机制”的双重管控，逐渐规范前端项目需求计划提报准确性，有效减少物资退库，避免积压物资的形成，实现并保持库存资源“零积压”常态化。
作者：谢毓玮 单位：重庆市电力公司
