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流动人才人事档案管理的服务质量

【摘要】档案管理工作在两个文明建设中的作用和地位越来越重要,人们对档案管理工作的要求也越来越高。为了使档案管理工作能进一步适应新形势的发展和需要,提高档案管理工作的服务质量显得极为重要。本文将对提升流动人才人事档案管理服务质量进行初探。

【关键词】流动人才;人事档案;管理服务

一、加强档案管理工作者的自身修养

要提高档案管理工作的服务质量,加强档案管理工作者思想、道德等方面的修养必不可少。(一)政治思想修养。不同历史时期,对档案管理工作者的政治思想修养要求各有不同。在当今建设有中国特色的社会主义、构建和谐社会的历史时期,牢固树立建设有中国特色的社会主义意识,构造和谐社会的共同理想,牢固树立坚持以人为本,科学发展观的坚定信念。遇事讲政治、讲党性、讲原则,大力改造客观世界的同时,积极改造主观世界。爱党、爱国、爱人民、自觉维护党和国家的根本利益,积极为发展国家档案事业做贡献。(二)职业道德修养。档案管理工作者应具备良好的职业道德修养,对神圣的档案事业要有执着的追求。要充满信心,要热爱档案管理工作,自觉树立档案行业新风,展示文明形象,进一步密切档案工作者与社会各界的联系。从而促进档案管理工作更好地服务于人民群众与现代化建设。1.敬业爱岗。作为身担重任的档案管理工作者,要认清本行业所处的地位,要安心定志,兢兢业业地履行自己的职责。充分利用档案管理工作,有效地实现档案的社会效益和经济效益。使档案部门充分发挥其“档案保管基地,档案利用中心,学术研究场所,文明服务窗口”的四大基本功能,从而达到档案取之于民,用之于民的效果。2.淡泊名利,勇于奉献。因为档案管理工作面广量大,繁杂辛苦,付出的是默默无闻的劳动。因此,档案管理工作者要具有为事业献身的精神,要甘于吃苦,勇挑重担。防止将档案管理工作商品化。3.遵纪守法,严守机密。档案管理工作是一项带有一定机密性的工作,在建设有中国特色的社会主义市场经济大潮中,档案管理工作者必须带头遵守党纪国法。具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在提供利用档案时,要按规定把好关口,该提供的积极提供,热情服务,不该提供的坚决不提供,并讲明原则。4.存真求实。档案是人类社会活动的真实记录,据实立档,据实用档是档案管理工作者的行为准则。在任何情况下,档案管理工作者都必须忠于职守,不卑不亢,不畏权势,维护党和人民群众历史的真实面貌,勇于抵制篡改和伪造档案的一切错误行为。(三)知识技能修养。档案管理工作的实施和实现,必须通过档案管理工作者的努力才能完成。因此,档案管理工作者知识的多少,技能的高低程度,对整个国家档案事业有着直接影响。只有人的素质提高了,才能使档案系统的精神文明建设落到实处,才能保证档案事业的持续发展。1.理论知识的修养。我认为它包括三层内容:一是档案管理工作者要认真学习党的路线、方针和政策;学习哲学,切实以科学的理论武装自己,以便在任何复杂的情况下,不迷失政治方向。二是档案管理工作者要有计划地、系统地刻苦钻研业务,根据实际工作需要,研读一些档案事业理论和相关理论书籍,便于用专业理论来科学指导自己的工作实践。三是档案管理工作者还应该在相关应用理论知识方面多下些功夫,以求在实际工作中充实拓宽自己的知识面,提高分析问题和解决问题的能力。2.档案管理工作者要学习和掌握履行职责所必需的法律基本知识。努力提高档案法律意识,严格守法,严格执法,切实提高运用法律手段处理档案事务的能力,提高依法办事的能力。3.档案管理工作者要按《档案专业人员职务试行条例》所分的高、中、初三级,五个档次,具备相应档次所需的口头表达能力和文字表达能力。4.电子计算机、缩微照相、静电复印、现代保护技术、声像技术以及档案管理工作标准化的应用和推行。档案管理科学化的实现,需要一批具有一定科学技术水平的档案管理工作者才能胜任。所以,档案管理工作者要努力学习新技术,特别是要提高自然科学知识和技术方面的修养。现在正在逐渐兴起的电子档案,客户可以在网上直接办理交费等手续,可以远程阅档,从而为双方节约时间,提供方便。另外还有规范原电子档案业务,实现档案库房管理电子化、规范化,从而取得高效的工作成果。所以我们要在这方面抓紧、抓好,落到实处,服务过程中要确保个人信息调出的准确性,真实性,以及规范性。5.一定的社交能力也是档案管理工作者必须具备的修养。档案界同社会各方面的合作与交流需要一定的社交能力,即便从事收集到统计等工作,提供利用等纯业务性的档案管理工作也少不了必要的交往活动。因此,档案管理工作者要注意培养和锻炼自己的社交能力。6.档案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因为好的精神面貌和充沛的精力是档案管理工作者发挥才能,做出贡献的重要条件,更是提高档案管理工作服务质量,做好档案管理工作的资本。

二、重视档案理论的研究及对研究成果的应用

档案管理工作要提高服务质量而得以不断地发展,理论研究必须先行。一种新型的档案工作模式的确定,往往是一定的档案理论研究结出的果实。档案管理工作要提高服务质量,改革发展要取得成功,必须要有理论研究作为先导,这是档案管理工作者必须树立的观点。任何一种改革方案在付诸实施前,都首先要在理论上进行可行性研究,充分论证其合理性、科学性。要善于运用档案理论研究成果来指导工作实践,提高其服务质量,从而促进其档案事业的发展。(一)评论和争鸣。评论和争鸣是开展活跃学术思想的一个重要手段,是推动档案管理工作发展的重要因素。评论的各方更加深入地进行科学研究,进而达到提高档案服务质量之目的。因为一种新的学术观点和一项新的研究成果,只有在广泛的科学的实事求是的争鸣和评论中,才能弄清哪些成果学术价值高,应用价值大,值得推广和应用;哪些成果质量低,没有推广应用价值。从而有针对性的推广和应用,以达到提高档案服务质量,推进档案事业发展的目的。(二)推广研究。加强对档案理论成果的推广研究,是将档案理论研究的优秀成果进一步扩大,使其真正能在档案改革和建设中得到推广和应用。档案管理理论研究在于指导实践,指导实践的目的是为了提高档案管理的服务质量,要提高档案管理的服务质量需要加强推广应用研究成果,而应用的成果则来源于广泛深入的、客观稳妥的推广研究。(三)健全和强化档案科研机构的工作职能。一是要有组织和领导抓档案理论研究工作;二是要有档案理论研究的机构和远景规划;三是要组织档案管理工作者对档案理论研究成果进行评价、评论、推广和应用;四是要坚持不懈的收集、整理和编辑、出版档案理研究资料。如果健全了档案科研机构,强化了有关机构的工作职能,那么档案管理工作的服务质量也会提高。

三、不忽视档案的利用监督工作

要提高档案管理工作的服务质量,一定不能忽视档案的利用监督工作。(一)健全和完善档案利用的各项规章制度,使工作有章可循。针对档案利用过程,应制定查档要求,诸如:查阅档案时不准抽烟、喝水;不准虫蛀、鼠咬档案文件;不准用唾液翻阅档案文件;不准偷摘偷拍档案文件;不准查阅与自己利用内容无关的档案文件等等。如果档案管理工作者都能按章操作,提高档案管理工作的服务质量也就有了保证。(二)正确处理档案利用中服务与监督的关系,融监督于服务之中。1.在利用前,要耐心地向每一位利用者宣传利用档案的规定和守则。2.在利用中,要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握利用的目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于你的视野中;三是脑勤,勤做好利用登记工作,勤分析利用者的情况和利用效果。3.在利用后,要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明,对损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关部门和领导,以便查处,挽回损失。(三)建立利用管理队伍。选择具有较高政治素质、业务素质、文化素质的利用管理人员,组成素质较高的利用管理队伍。以善于做利用者的工作,处理好利用中出现的问题。

四、结束语

流动人才人事档案的管理工作是一个长期性的工作,其效果不像科研攻关、经济建设那样容易浮出水面,但人事档案管理的作用是十分巨大的,因为其直接服务于人,而人才是一切社会活动的主宰,因为必须高度重视人事档案管理的建设,才有可能搞好社会人才的一系列管理工作,才能为社会主义经济建设服务。

【参考文献】

信息安全管理 [1]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度研究[M].南京大学出版社,2007:50.

作者:欧彦廷 单位:成都市人才服务中心


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