一、职能转变的尝试与思考
以往的传统工作模式，全部依靠纸笔信息登记，需要校内各院系、部门分别登记，归口后的信息再人工汇总梳理，涉及单人订阅多种期刊或单种期刊多人订阅等交叉信息，人工出错率高且信息汇总效率低，完成上述工作后还需对接邮局或期刊发行投递单位，最终实现期刊订阅任务的完成。过程中，绝大部分工作时间用在了海量信息的收集整理上，且信息管理碎片化，效率不高作用不大。通过校内计算机网络及智能的“期刊订阅”管理系统，信息的收集整理只需上网打开页面进行点选、提交，系统数据库会自行统计完成输出总表，整个过程安全、可靠、便捷，大大减轻了收发室工作人员的工作负担，提高了工作质量、效率及管理水平。同时，依此进行数据挖掘，以前不可能实现的期刊订阅后台分析也变得简单易行，从而使收发室工作职能从单一订阅、分发突破性的变为了智能管理和优化资源配置，实现了工作职能的提档升级。
二、高校信息化建设中的收发室职能转变
随着电子商务的不断发展，高校师生选择网购的人越来越多，因而高校快递业务成了各大物流公司重点开发的市场，收发室成为了链接两端的“中间件”。1.电子商务下的校园快递终端职能在考虑当前高校周边及其内部安保的前提下，物流公司人员被限制入校特别是宿舍区，从而形成了校门口的“地摊式”收发点，不仅师生收发件不便，物流公司的服务也差强人意。针对校内物流“最后一公里”，结合信息化建设中的收发室职能转变，以下内容探讨了如何在收发室设立优化的终端服务系统：终端有偿代取服务，借助运筹学、工效学中人力资源管理及图与网络模型等知识，建立全新的校内业务流程、派送路线、人员排班以及服务定价等优化措施，弥补现有快递末端服务的不足，有效解决校内“物流最后一公里”难题，并产生一定的校园经济收益予以支持在校学生的勤工俭学。2.校内快递现状（1）快递现状主要快递公司为申通、圆通、中通和韵达，单日收发快递数量比约为10：3，学生人数与快递量暂无固定比，跟网购的随意性有较大关系。（2）存在的主要问题①事先未进行分类处理，工作人员大部分时间在对快递进行整理和编号；②由于每个快递编号不同，工作人员需手动给每个收件人发信息，非常耗时；③虽然短信通知时间在上午十点左右，但是由于在校师生课程时间集中，大部分收发人都集中在上午十一点半、中午十二点半和下午四点半这三个时间段收发件，导致现场人员拥挤，工作人员工作效率受到极大影响。3.职能转变下的可行性方案探讨在校园快递业务中，普遍存在着包裹到达代理点时间与学生上课时间相冲突的情况，致使师生不能按时取件，甚至一拖再拖，导致最后出现包裹被返回原点的情况。根据调查问卷显示，约有75%的师生愿意在支付一定费用的前提下享受校内送货上门服务。因此，为了方便师生取件，有偿代取终端服务可作为一种可行性方案予以探讨。（1）有偿代取模拟流程①专设工作手机，接收师生转发的快递信息，并作订单登记；②每天下午四点依次去各个快递点统一签收代取快递；③每天下午六点依次去各个区域派送快件。（2）人员安排人力资源管理是企业管理的重要资源，是经营行为的利润和财富创造者，同时也是商业活动的维护者和推动者。派送员（女生为主）是快递代取业务的人力资源，是快递代取服务的重要部分。为了合理安排女生派送员（业务成本最小），通过收集每天各校内区域快递件数，分析每天所需派送员人数。由于快递代取服务对象主要集中于学生宿舍，故以下主要分析学生宿舍相关数据，对于物流路线设计的问题可以归纳为求解最小生成树的问题，这里使用破圈法求解，具体方法如下：①在给定的赋权连通图上任找一个圈；②在所找的圈中去掉一条权数最大的边；③若所余下的图已不含圈，则计算结束，所余下的图即为最小生成树，否则返回步骤“1”。通过最小生成树模型算法，实现配送路线优化，最大程度上节省运输成本，提高了服务效率。（3）收费标准快递代取业务作为一个新兴事物，收费标准较难参照。现有的定价方法有三类：成本导向定价法、需求导向定价法和竞争导向定价法。由于校内快递代取业务成本单一、竞争因素不多，可采用需求导向定价法，影响定价的两个重要环节：①服务价格。一般来说，商品的价格越高，其需求量就越小，反之则需求量越大。②单人每月快递数量。通过对校内师生的调查，发现单人每月快递数量对是否愿意使用快递代取服务存在较强的相关性。数量较少时，且自己时间充裕就会选择自取；而当数量增多时，会与工作和学习时间发生冲突的情况增多，选择代取的意愿会增强。而当数量非常多时，考虑代取费用的增多，学生选择代取的意愿也会减弱。4.职能转变的尝试与思考高校信息化建设中的收发室职能转变，是一个相对复杂的螺旋发展过程，涉及到的方方面面更多是摸着石头过河，在不断实践中总结经验教训。上述探讨到的针对现有快递终端，变收发室为供需平台，一方面统筹外部快递公司的庞大数据（甚至运用到“云”理论），另一方面通过勤工俭学的方式面向校内开展有偿增值服务，将传统的收发模式转变为“信息流”带动“三产服务”的终端优化方式，实现了“立足本职、提档升级、多维共赢”中职能转变所带来的共赢、多赢。
三、结束语
高校信息化建设一直是高校适应新形势下，教育体制改革中的一个关键环节，它的成败直接影响到现代化高校转型是否成功。在信息化建设过程中，校园网络、图书馆、综合行政等方面均是较好的切入点，而综合行政中的收发室刚好又涉及到后勤服务与综合管理的范畴，所以，通过“收发室”这个桥头堡去尝试一些新举措未尝不是一种创新与探索。面对收发室这个传统的校园机构，其职能职责正在随着时代发生转变，如何实现它的突破性发展，是一个可以探究的专题。文中，探讨了变传统期刊订阅为智能管理的职能转变，从而提档升级；同时，也思考了将快递终端服务衍生为校内增值服务的职能突破，从而共赢、多赢。但由于篇幅有限，论述内容横跨面较大，触及深度不够，所揭示的“立足本职、提档升级、多维共赢”的主体思想明确性不强，后续还将福建职称加强这方面的理论研究和实践调研。
作者：龚春健 单位：重庆邮电大学
