第一篇：高校档案工作规范化管理探析
一、构建科学的管理体系
我馆根据高校的实际情况，按照学校领导的指示精神，针对读者的需求和我校的教学运行特点、人才培养模式以及学校发展规划，在业务管理工作实践中形成了纸质档案管理、电子档案管理等工作模式。1.档案收集：（1）收集的材料包括：收集本校党政管理、教学、等形成的具有保存价值的文件、声像材料以及上级机关公文，会议交流材料等。（2）内容要求：要求归档的文件材料齐全完整；载体和书写材料等符合标准。2．档案整理：纸质档案材料整理分类→排列→编号→编制卷内目录→装订→填写软卷皮封面→卷内备考表→负责人签字、整理立卷人签字与立卷时间→分类入柜排序的整理工作流程。3．档案保管安全管理要求：档案库房是存放学院档案的重地，我馆严格按照库房“八防”——防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防霉要求加强库房管理。
二、实施规范化的管理工作
为提高接收、整理、加工、保管、借阅等各项管理工作的效率与质量，有效地规范各项管理工作行为与操作方法，我馆在学校主管领导的支持下，制定了《档案规范化管理条列》等实施系列管理标准，特别是《技术管理规定》，以通俗易懂的文字、图、表的形式对档案的装订材质、尺寸、规格、字体、组装形式、组卷内容、立卷方法等都作了认真与详细的规范化规定，具有很强的实用性和可操作性，为提升我馆的档案工作规范化管理建设提供了技术保障，使我馆的档案管理工作有章可循。
三、完善规范化的管理制度
科学有效的管理制度是开展各项管理工作的前提与保障。我馆针对档案管理工作的各个管理环节与管理模式，围绕规范档案管理工作，从实际出发，结合学校规范化管理建设的总体要求，先后制定了信工学院档案管理规定，学院档案实体分类方案等为主的管理运行制度，以确保各项管理环节的畅通、有序、到位；使我馆档案管理工作进入制度化管理进程，做到了有规可依，有章可循。
四、开展规范化管理建设实践的思考
通过开展档案工作的规范化管理建设，我们虽然收到了一定的成效，但要清楚地认识到我馆目前仍存在一些不足，还有待于进一步的找出差距，总结经验教训，寻求科学的解决路径，提炼出有效的解决方法，形成科学的规范化管理建设思路。
（一）要重视档案管理工作
学校各级领导要高度重视档案管理工作，自觉提高档案管理意识，将档案管理与各部门的工作管理结合起来，将档案管理作为部门管理考核的一项重要内容。众所周知，档案资源是为学校各项管理工作服务的，所以，学校各部门在强调教学工作的重要性时，也不要忽略了档案管理工作的重要性。在思想上要树立档案资源保护意识，在实际行动上要对档案管理工作抓严、管紧，对档案资料要严格整理和保护，坚决杜绝档案信息资源的流失现象。要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，加强档案工作的规范化管理建设，提高档案工作管理质量与水平，让档案资源更好地为学校发展服务。
（二）加强档案人员培训
从总体来讲，高校档案管理人员专业素质不高，要适应学校的发展与变革中的档案工作管理，还需要加强对档案人员的培训教育，在实际工作中要做好以下方面的工作：首先，要加强档案人员的专业培训。档案人员必须具备最基本的档案管理的专业知识，对档案工作内容、工作流程、服务方法有细致的了解，对档案工作事务有清楚的认识。因此，应不定期地对档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程进行培训，让档案人员熟悉业务技能，增加专业知识。其次，要保持档案人员的稳定。由于档案工作相当繁琐、细致，既有大量机械重复性的简单劳动，还有精深细密的脑力劳动，另外还存在繁重的体力劳动，面对像收集、立卷、组卷等机械、单调、缺乏技术性与创造性的工作，档案人员容易产生枯燥乏味的情绪；面对技术含量高的工作又表现出恐惧、厌烦情绪；而面对大量繁重的体力，又会体力透支，容易产生失落、悲伤的情绪，所以，档案工作的职业特性容易造成档案人员的不稳定性。
作者：李玲 单位：重庆科创职业学院档案馆
第二篇：高校档案资料规范化管理探索
一、档案资料及档案资料工作的理解
“档案资料”一词来源无从查考，既没有“官方”的相关规定，也没有行业和学术界的相关界定，但“民间”对档案资料的认识和体会还是有多种，主要观点如下:第一种观点认为档案资料就是档案。第二种观点认为档案资料比档案的外延大和宽。第三种观点认为档案资料就是文件资料。第四种观点认为档案资料是文件性质的资料。第五种观点认为档案资料就是有价值的资料。针对上述几种观点，本人认为他们各自都有一定的道理，只是认识的角度不一样而已。虽然本人不赞同有“档案资料”的称谓，但由于长时间的受“档案资料”一词的“熏陶”，估且视其为合理吧，既然合理应该有其合理的解释，所以本人根据资料和档案以及档案资料的综合理解，认为档案资料应该是自形成之日起具有文件性质功效和具有一定参考利用价值的一些原始信息总和，这些信息不一定是办理完毕的，也可能是正在办理过程中的一些原始记录信息。因此档案资料的内容和范围应该大于档案外延。档案资料工作就是围绕档案资料进行的系列工作总和。既包括宏观的档案资料工作:教育，科研、出版、宣传和馆(室)业务工作内容，也包括微观狭义的档案资料工作:收集、整理、保管、利用等工作内容。
二、高校档案资料及档案资料工作认识
高校档案资料是档案资料的一种，指高等学校在从事教育教学、科研与管理工作过程中形成的具有参考利用价值的各类载体形式的原始记录总和。该含义与高校档案的本质区别在于档案具有两种价值，即保存价值和利用价值，而高校档案资料只具有一种价值即参考利用价值，但该参考利用价值在一定条件下可以转换。即参考利用价值可以转换为两种价值即保存价值和利用价值，同时高校档案的两种价值可以发挥参考利用效用。所以说，高校档案资料的范围和外延应该大于高校档案，高校档案是高校档案资料中的精品，或者说是有重要价值的档案资料，高校档案资料工作就是围绕档案资料所进行的一系列工作，它分广义与狭义两种，本文主要讨论的是狭义的高校档案资料工作即对档案资料进行的一系列收集，鉴定、整理、保管和利用等工作内容。
三、档案资料规范化管理的含义、特征及要求
(一)档案资料规范化管理的含义
规范化管理一词最早来源于企业的管理，它是泰罗科学管理思想对立的产物，它强调的是在管理的各要素及过程中，要充分体现人的价值，在对人的本质特性准确把握的基础上，通过确立一套大家共同遵守和承认的规范或者价值观念体系来引导大家的意志行为选择，因此针对档案资料规范化管理就可以定义为:在科学发展观思想指导下，以档案资料工作的相关标准、规范、制度为依据对档案资料进行的科研、宣传、教育、出版以及相关的收集，整理、鉴定、保管和利用的一种管理机制。
(二)档案资料规范化管理的特征及要求
1．必须建立规范化管理的体系。即让业界认可并能够让业界共同遵守与执行的相关规定、标准、思想意识内容等。通常情况下，这些标准与规定应该是国家相关行政管理机构制定，档案资料管理的规范应该由国家档案行政管理部门制定，或者国家档案行政管理机构协同业界共同制定。目前、针对档案资料的规范化管理并没有相关的规范或者标准，只能参照档案管理的相关规范或者标准，如《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《四川省档案规范化管理考评体系》、《高等学校档案工作操作规范》等。2．充分体现以人为本档案资料规范化管理过程中充分体现以人为本，主要指在对档案资料进行管理过程中的“人”的界入，包括内容如下:档案资料内容中的“人”性因素;规范与标准便于人的操作与执行;便于对该项工作进行考核与验收的人性控制与管理，充分调动管理人员的人性潜能等。3．是档案资料“法治”管理的一种体现。档案资料的规范化管理就是业界公认的管理方式、方法、内容、手段、思想与意识进行制度和标准体系化，然后全面推广的一种“法治”化管理体系。该种管理既体现了领导层的管理思想，又体现了业界或者说是业务人员的一种管理思想，它是对档案资料进行科学化管理思想的最高层综合体现。
四、高校档案资料管理现状
(一)档案资料管理理论与实践依据由于国家没有专门的档案资料的称谓，因此也就没有相关的档案资料管理规范与标准。但为了对目前现有的一些文件性质的资料进行有序管理，高校依然比照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和国家教育部1989年制定的《高等学校档案管理办法》制定了一些符合学校自身档案资料管理的一些规章与制度。如四川省攀枝花市的攀枝花学院在2006年就制定了《攀枝花学院档案资料管理实施细则》。主要实践操作依据为1994年四川省高等学校档案工作协会制定并在全国高等院校通用的《高等学校档案工作规范》。
(二)档案资料管理模式目前高校档案资料管理模式主要有以下几种:一种是分散式管理模式，该模式下的档案资料管理实行谁形成谁负责管理的管理思想，全校没有统一的档案资料管理思想，各单位自行管理自我形成的相关资料，各自为政，对档案资料的管理不分工也不协作。另一种是统一领导，分级管理的管理模式，即学校层面有统一管理档案资料的思想，标准与规范，各级的档案资料管理按照学校层面的管理体系进行相关的管理操作。分级主要分为两级，一级是学校层面的重要档案资料管理，另一级是二级职能部门的档案资料管理。这种管理模式是当前高校档案资料管理的主流。同时分级管理体制下也还出现了分散式管理和集中式管理两种管理方式。其中分级管理下的分散式管理又是当前高校档案资料管理的主流。
(三)高校档案资料管理人员队伍目前，高校档案资料管理人员队伍非常庞大，主要分为两类:一类是专职人员队伍，一类是兼职档案人员队伍，专职人员队伍主要负责学校层面重要档案资料的管理，包括制度、规范与标准的制定，重要档案资料的收集、整理、鉴定，保管、利用等工作。兼职人员队伍中既有负责重要档案资料管理工作的，也有负责二级档案资料管理的相关人员，该类人员的工作主体不是档案资料工作，而是本单位的其它工作，如办公室的日常管理，工会工作，财会工作等。目前，高校档案资料工作人员队伍的突出特点就是学历普遍较高，年龄相对年青化。本科学历占95%以上，但档案管理相关专业人员较少，只能占到20%左右。年龄在40岁以下占总人数的60%以上。
(四)高校档案资料的存放情况目前高校档案资料存放主要存放于两级管理处所，一处是学校层面的档案馆库房，另一处是学校二级职能单位(部门)的资料室。这两处档案资料存放管理的标准与体系各不相同，学校层面的库房资料管理一般按照国家相关的标准与规范进行存放管理，各二级单位(部门)的档案资料管理处所的存放管理体系主要根据各自的库房空间、形状和自己的管理经验自行确定，一般缺乏相关的管理规范与标准。
五、高校档案资料管理存在的问题及原因
(一)对档案资料的认识有误区很多高校把档案资料与档案混为一体。把档案管理的相关政策、法规、规范全面照搬应用于档案资料管理。该种管理的后果就是无故增加了档案资料管理的成本，弱化了对档案的管理。导致该重视的得不到应用之重视，不该重视得到了加倍的投入。管理效益无法得到真正体现。主要原因是业界没有充分认识到所谓档案资料之价值，对文件性质资料的参考利用价值认识不全面。
(二)高校各二级管理单位的档案资料管理意识不强高校各二级管理单位(职能部门)缺乏档案和相关资料的管理意识，对它们的重要性认识不足，认为这些工作是他们的一项负担，并且认为是可有可无，没有这些不会影响常规工作开展，甚至从事这些工作反而还会影响其它正常工作的开展。因此，这些单位的档案资料管理相对较为混乱，甚至根本就不管，直接堆放于办公区域角落处。
(三)档案资料收集范围不全收集范围是档案资料收集的依据和标准，它是决定档案资料与其它资料的一项判定标准。目前高校档案资料收集范围是以《四川省高等学校档案工作规范》为主要依据。但该规范划定的是全校宏观的重要档案的收集范围，该范围远远地小于高校职能履行与职责完成过程中形成的所有文件性质的资料范围，因此导致许多应该统一规范管理的文件性质资料得不到应有的系统管理。
(四)缺乏相关考评机制目前，各高校对档案工作都建立了相关的考评机制，但针对文件性质的档案资料基本没有什么考核，既没有对该项工作的宏观考核，也没有对该项工作所涉及的人员进行相关的职责考核。主要由于该项工作还没被相关人员引起重视，或者说档案资料的效用没有真正全面地得到体现。
(五)档案资料数字化水平不高虽然各高校基本都建立有自己的办公网络系统，系统内也产生了大量的文件性质的档案资料，这些档案资料相对一所高校来讲，它只是一小部分，真正量大的档案资料是我们的试卷、毕业论文、设计、实验报告册等，这些档案资料基本都没有数字化，依然是纸质载体形式。主要原因是我们高校目前的校园数字化建设进程相对较慢，并且基本没有把考试相关的工作纳入数字化规划项目之中，或者说对该项目工作进行数字化的投入太少，效果不佳。
六、问题解决的方略
(一)统一档案与档案资料的认识根据资料的分类，目前主要分两类，即图情资料与文件资料，这两大类的区别就是原始性与编译性。图情资料是经过加工的相关信息资料，不是工作过程自然形成的，对过程没有记录的功效，文件资料的最大的特征就是原始记录性，是工作过程的原始再现，文件资料也就是我们现在提的所谓的档案资料，档案是文件发展的归宿与精品，也就意味着档案是档案资料中的一部分。即档案是档案资料之中的一部分，档案资料是档案的整体。换言之，档案资料分重要档案资料和一般档案资料，重要档案资料就是我们的档案，一般档案资料就是保存有效期低于10年的文件性质资料。
(二)加强宣传，提升档案资料意识档案资料是记录和反映高校发展历史的真实原始记录，是其它任何资料所无法替代的唯一信息资料。档案资料管理水平高低是衡量学校管理水平高低的标准之一，它在高校迎接各类教育教学检查与评估过程中起着不可替代的作用，这些功效我们一方面要加强宣传，让它得到展示，另一方面通过成功事项案例展示，全面引起人们对档案资料工作的重视，从而提升档案资料工作意识、重视档案资料工作，为档案资料工作获得好的发展创造好的空间
(三)创新档案资料管理模式，全面践行和强化档案资料分级(层)集中管理模式。档案资料的集中式管理分为“一统集中式管理”和“分级(层)集中式管理”两种，一统集中式管理就是把学校各职能单位工作过程中形成的有价值的档案资料统一由学校指定部门和处所集中管理，其它任何单位(部门)不再管理各自的档案资料，该管理模式是档案管理发展最高境界的一种管理模式，此管理模式要求单位人员的档案意识非常强，档案人员素质非常高，业务能力非常强，现代化管理水平非常高，单位对档案管理的投入非常大，人员也非常多，当然管理效果也非常明显。分级(层)集中管理是指把形成的档案资料按来源形式分成若干层次。按不同级(层)次的材料来源分成不同级(层)次的同一层次的集中管理。该管理模式适用于从分散管理向一统集中式管理的过度。目前，绝大多数高校对档案资料管理采取的模式为集中分散式管理模式，即针对学校层面的有价值的档案资料由学校档案馆集中管理，针对职能单位(部门)形成的过程材料由各职能单位自行分散式管理。该种管理模式缺点就是“不统一”:不统一规范，不统一标准，不统一水平，不统一执行等。为了改变这种不利于各高校发展的档案资料管理模式，建议各高结合自身实际采用分级(层)集中式档案资料管理模式。即，学校层面档案部门负责管理学校发展过程中形成的有重要价值的档案资料和部分过程资料。各职能部门只集中存放本职履行过程中的一些过程参考资料。
(四)强化与创新考核机制考核作为一种工作促进手段，因此，为了达到档案考核的目的，我们必须建立一种连带责任目标考核机制，发挥出档案资料考核的真实效用。即把各单位的档案资料工作考核纳入单位负责人、分管领导、和档案资料工作人员年度绩效考核分值之中，如单位领导占5%，分管档案资料工作领导占10%，档案资料工作人员人员5%等。这种考核会形成上下各层人员的工作联动效应，让他们共同重视档案资料工作，积极参与到档案资料工作之中，推动各单位档案资料工作常态化发展。
(五)划定各级(层)档案资料收集范围收集范围是档案资料进行集中式管理的前提和基础，只有制定出清晰，明确，可操作性强的各级(层)档案资料归档范围，才能确保档案资料的物值实归，确保档案资料的齐全与完整。由于目前高校绝大多数都采用的是分级(层)管理模式，所以档案资料收集范围应该制定多级(层)的。级(层)不同，其收集范围也应该不同，但总体规律是由宏观到微观，由粗略到详细，由原则到条款。但无论是哪一级(层)的档案资料收集范围，务必确保具有一定的可操作性。具体做法是:学校各级职能单位根据各类评估的要求，结合本单位的职能与职责拟制相关材料条目明细，报送给学校，然后由学校组织相关人员集中审定相关层次的收集范围，只有这样才能确保反应各级，各层次职能与职责履行情况的材料收集完整与齐全，才能真正发挥档案资料服务学校教学、科研与管理功效。
(六)全面加强档案资料信息网络建设为了能够进一步满足高校教学、科研和管理对档案资料需求和实现高校档案资料信息的共享，必须加强高校档案资料的网络信息化工作。第一，国家相关行政管理机构协调相关行业研制相关的网络系统。第二，各高校加强档案资料的数字化工作，建立信息量充足的数据库。第三、各高校把档案资料的数字化建设工作纳入高校的校园数字化建设项目内容之中，确保档案资料信息化与学校其它工作发展同步。
(七)进一步强化档案资料监督、指导与检查职能。各高校的档案部门作为学校专门从事档案事业管理的职能机构，承担着学校对各职能单位档案资料工作的培训、指导、监督、与检查的职责，通过强化这些管理职能提高学校各类人员的档案认知意识，提高档案资料工作技能，促进高等教育档案事业稳步健康发展，全面服务国家的政治、经济、文化的建设与发展。
作者：杨杰 单位：攀枝花学院
第三篇：高校合同类档案规范化管理探索
一、高校合同类档案规范化管理的作用
合同类档案主要是高校与社会经济活动进行交流的桥梁，同时在学校内部进行研究、管理等方面也会产生一些合同，这些各式各样的合同档案对学校进行深化改革、以及学生能够更好更全面的发展具有重要的作用，合同类档案同时还能有效维护高校秩序的管理。随着国家对高校进行教育改革制度的不断深入，使得高校内合同类档案越来越多，其主要原因包括以下几个方面：合同的签订主要是为了保证双方的合法权益，由于高校为了给学生创造一个更好的发展前景，就会与社会中的经济活动有所接触，如学校之间的合作办学、技术成就、科学研究、人才推广等方面，为了保证高校与学生的经济利益，都会与社会中各单位和企业签订各类合同协议。由于学校的建立和教育事业的投入所需的费用来源较广，特别是与银行之间的合作关系所获得的经费都会签订合同，由于这些合同的日期和内容都会有所改变，因此需要对这些合同类档案进行规范化管理。同时由于学校法人存在更换变动的情况，为了使学校和银行之间的合作关系继续保持，这就需要合同的法律权利来进行制约和维持。高校扩大学校用地，学校为了获得土地使用权就需要签订相关的合同。学校在对基础设施采购时为了保证设施的质量和使用性能，就必须签订合同来保证学校的权益。
二、高校合同类档案的形成情况
高校合同类档案所涉及的领域越来越广泛，高校合同类档案主要是通过以下几个方面的签订所形成的。学校为了保证学校或学生的技术成果，与社会中的企业或单位之间进行经济活动时都会签订相应的合同，主要包括技术成果转让和技术咨询等方面的合同。同时，学校在学生临近毕业的时候都会向社会中的企业或单位输送实习人员，为保证学生的根本权益这就使得学校与社会上的企业签订合作合同。为了能够促进高校之间各方面的交流，因此高校之间都会进行联合办学，以互换学生进行学习的方式来促进学校之间的交流，这时高校之间都会签订合作办学方面的合同，规范两校的教育活动。学校的建立和发展过程中都会购买基础教学设备，为了保证购买的顺利进行都会签订合同来维持双方的权益。学校在对工作人员进行聘用的过程中，都会签订合同来进行管理。
三、对高校合同档案的规范化管理
（一）规范高校合同类档案的收集过程
在对高校合同类档案规范化管理时，首先就要将高校所签订的各类合同进行收集整理。由于高校之间对合同类档案的不重视，因此使得高校合同流失现象较为严重，从而对合同类档案的收集较为困难，因此这就要求在收集过程中制定一个统一的收集途径，从而规范收集过程。要扩大收集渠道，在收集过程中注意发生遗漏现象，对于以后需要签订的合同，由于在签订合同时都需要加盖学校的印章，因此可以由学校内的印章管理人员进行收集合同的工作，从而最大限度避免合同的丢失。
（二）建立完善的管理制度
由于长期以来各高校对合同类档案的管理不够重视，从而使得合同类档案的收集整理和保存方面以不能更好的进行，合同了档案经常存在丢失现象，对其保存质量不高，因此为了实现高校合同类档案的规范化管理，首先就要求针对档案管理工作建立完善的管理制度，健全各项规章制度。
（三）创新服务理念与管理技术
首先医学期刊在线，要树立正确的工作理念，同时在档案管理工作过程中善于创新新的工作方式，从而能够解决合同类档案中的薄弱环节。第二对合同类档案的管理注意应用现代的办公技术，由于现代信息化技术的快速发展以及高校内的合同类档案不断地增加，使得档案管理工作者的工作量不断的增大，因此就必须淘汰传统的工作方式，利用现代发达的计算机技术，对提高管理人员的工作效率和缩短工作时间具有重要意义。综上所述，实现高校合同类档案的规范化管理并不是一蹴而就的，需要全体工作人员的共同合作，本文主要对高校合同类档案规范化管理进行了分析和探索，希望会对推进我国高校合同类档案管理的发展。
作者：周凌云 单位：广西财经学院
