一、教学资料管理与教学资料管理系统
1．教学运行资料管理系统
教学管理的正常运行主要是在教学过程中开展的。高校教学工作能够正常运行是教学运行管理中提高教学质量的有效手段。对教学过程的管理主要包括:制定科学的教学大纲、对课堂环节进行组织、维护教学秩序等，应当发挥教学管理团队的作用，加强对院系教学管理的监控，制定科学的、合理的课程安排。教师应当将教学运行的进程及时录入资料管理系统，便于管理人员维护检查。
2．教学评估与反馈资料管理系统
对教学质量进行评价主要是通过监督管理、定期检查、科学评估等手段进行的，其能够有效地保证与促进教学质量的提高。为了进一步提高教师的课堂教学效率，教师应该主动学习相关专业知识，并且与时俱进地钻研创新课题，强化对教学规律的研究。教师之间应该加强教学经验的沟通，定期参加专业知识培训以及教学研讨会。每个学期结束后，教师应当对教学大纲、教案进行分析与总结，尤其对阶段性测验后的试卷进行详细分析，并且将其完整地录入在教学资料管理系统中，方便查询使用。
3．教学辅助资料管理系统
教学辅助管理系统是教务行政管理的重要构成部分，其也是对教学资料进行管理的重要辅助手段之一。主要管理的资料内容有:学生的学籍、教师教学的各类文件以及教务工作的系统资料统计等。教学管理人员应该积极地、具有一定针对性地搜集教学相关资料。与此同时，系统管理人员应注重提高自身的理论知识与管理水平，定期参加研讨活动，强化沟通。
二、高校院系教学资料管理系统的意义
教学资料管理系统的出现是当前高校院系教学资料管理发展的必然结果。其满足了高校教育快速发展的需求。我国各大高校的持续大量招生加大了高校教学资料管理的难度。由于各大高校已经逐渐呈现教学资料管理困难的局面，所以构建教学资料管理系统显得尤为重要。高校院系教学资料管理能够准确地记录教师在教学过程中所使用的教学材料、课程大纲、教学进度等相关信息，是教学完整性的体现。同时，教学资料管理是保证教学工作顺利开展的重要前提，教师教学活动的开展就是建立在教学资料管理之上的。教学场所、设施、人员、班级等教学活动的安排、协调、组织都是教学工作正常运行的重要基础。教学资料管理系统能够有效协调教师教学资源以及教学设备，通过教学资料管理系统的合理、优化安排能够将教学资源实现价值最大化利用，进一步保证教学目标的实现。
三、高校院系教学资料管理系统的问题
当前我国高校院系教学资料管理在管理制度方面仍然处于不健全的状态，院系教学资料质量不佳，教学档案的编研工作滞后，教学系统不完善、不合理。有一部分院校仍然处于纸质资料管理状态，大部分档案管理仍然依靠人工处理，大大影响了教学资料管理的质量。在缺乏计算机管理软件的情况下，师生检索资料的难度也大为增加。一部分院校虽然实现了教学资料的电子化管理，但是仍然存在一些问题，例如院系教学资料来源分散，资料收集与分类很难实现电子化。与此同时，普遍存在着档案管理人员管理意识低下的问题，这些人群对教学资料管理系统不熟悉，亦没有意识到教学资料管理的重要性。
四、高校院系教学资料管理系统的应用
(一)教学资料管理系统的信息要求
目前，部分高校教学资料管理不单有电子档案管理，更多的是使用纸质文档进行记载。在资料来源方面，包括了高校院系管理部分的各类文件与信息。在管理对象方面，包括了教师、工作人员以及学生的资料。高校院系管理系统可以对各类资料进行分类管理，例如分为院校学生资料管理、毕业学生毕业论文与设计管理、实习档案管理、专业课程考试试卷管理、学生考试成绩管理、任课教师资料管理等。对教学资料进行系统的管理不单单能够简化资料搜索应用过程，还能够增加教学资料的使用价值。
(二)教学资料管理系统的实现
高校院系教学资料管理系统的实现主要有两种途径———高校独立自主开发以及购买已有的管理软件。独立自主开发的管理系统能够充分满足院校的特殊要求，能够充分地实现维护工作，但是其在开发时所受限制较大，系统优化部分不足，系统开发程度较低;购买已有软件的成本较低，技术相对较为成熟，但是现有软件难以满足院系教学工作的个性化需要。所以二者各有利弊，每个高校院系的选择不尽相同。教学资料管理软件可以分为网络版与单机版，也存在一种同时可以在联网与不联网的情况下工作的软件。教学资料管理软件对教学资料进行管理主要可以分为以下几个部分:一是资料信息的录入。其中最重要的是“基本信息”，例如用户信息，其中包括管理人员信息，管理人员的操作权限、密码等;其他资料信息的内容还包括:目录、保管期限、保密级别、存放位置、系统升级的设置等。二是教学资料的分类录入。其中包括卷内的信息、档案存放位置等。三是卷内文件管理。教学资料管理人员可以在系统内建立新建文件夹，并且对其进行命名。
例如新建“考勤文件”，在“考勤文件”中可以存放单个文件夹或者多个文件夹。如果在软件内收入的是使用电脑中的文件，“考勤文件”夹中就会自动填写本地文件路径以及网络环境的文件路径。在联网的情况下，在每台电脑上都可以打开“考勤文件”夹进行使用。另外，教学资料管理软件还能够实现文件夹共享，例如将某个文件放入文件夹中，在重命名文件夹中避免出现空格，就可以将此文件夹设置为一般共享模式。在一般共享模式下，是不能对文件夹进行修改的，如需对文件夹进行修改可以将其设置为完全共享模式。四是文件外借记录。在使用系统时只需要选择需要外借的资料名称，在回收时同样选择即可。
五、高校院系教学资料管理系统发展的思考
(一)重视教学资料管理工作
要充分利用高校院系教学资料管理系统提高高校教学质量，就应该充分肯定教学工作的合理安排在高校运行管理中的重要性，重视对教学资料的管理。教学资料的合理管理是保证教学工作正常运行的基础与重要前提，所以在未来的发展中高校应该对其给予一定的政策保护与资金投入，使得教学资料管理系统能够进一步完善。
(二)构建科学管理模式
构建科学完善的教学资料管理模式是提高教学管理质量的关键，强化教学资料的管理制度有利于提高教师的工作效率与教学水平。以高校教学的现状为基础，我们应当构建合理的教学制度，制定科学的教学计划与安排，充分落实教师、教材、教学设备的使用，利用教学资料管理系统将教学资源最优化利用。
(三)制定电子教学资料管理制度
基于规范管理电子教学资料的目的，需要制定相应的电子教学资料管理规范与电子数据格式标准。院系教学资料在使用时就应该实行电子化并归档于管理系统。档案管理系统中的电子教学资料管理功能需要符合档案管理的要求与标准，予以统一格式存贮，并编写电子检索方式以便于数据库检索，进一步保证教学资料能够在教学资料管理系统中真实、完整、有效、安全的体现与贮存。在对电子教学资料进行检查时，可以根据不同格式与指标要求对资料进行调用，形成电子载体的档案。
六、总结
总之，高校院系教学工作的正常开展是高校运行的基础，各个院系的教学工作对高校人才培养质量的稳定与提高起着不可忽视的重要作用。高校院系教学资料的管理与高校整体教学水平也存在着密不可分的关系。正视当前高校院系教学资料管理系统的问题是提高高校院系教学资料管理水平的首要步骤，我们要引进现代管理思想和方法，改革旧思想观念和管理模式，加大对教学资料系统的资金投入，使该资料管理系统能够跟上时代的步伐，满足日常教学以及教学管理的需要，强化教学资料管理系统的实际应用，进而提高高校院系教学资料的管理水平。
作者：陈晶 单位：福建江夏学院公共管理学院
