第一篇：档案数字化管理优势与劣势
【摘要】产房档案具有极为重要的价值，一直都是相关部门极为重要的管理“对象”，为了提升房产档案管理的工作效率，优化档案存储与查阅的功能，相关部门开始对房产档案使用数字化的管理方式，使用数字化对档案进行管理虽然具有一定的优势，但同时也存在一定的劣势，本文将对房产档案数字化管理的优势与劣势分别进行分析，并提出房产档案管理的一些可行性建议，仅供参考。
【关键词】房产档案；数字化管理；优势；劣势
我国现在已经进入了信息化时代，档案管理部门为了适应时代的变化、提升工作效率也开始使用数字化的方式对档案进行管理，但这种管理模式在为档案工作带来便利的同时，一些负面影响也随之显现出来，下面来详细分析一下数字化档案管理中的优势与劣势。
一、对档案实施数字化管理的优势
（一）可以有效提高立卷制度的执行力。在档案管理中，部门立卷的落实程度一直有待考量，很多档案室至今仍然没有建立健全的部门立卷制度，一些单位每年只会送几次较为散乱的资料交由档案室相关负责人代替本部门进行立卷，而档案管理人员每天都要由大量的工作去处理，无法详细了解每一部门的工作内容，因此上交资料是否齐备根本无从得知，对房产档案的归档造成了直接的影响。在使用电子档案之后，档案管理人员可以与其他部门相互配合，由各部门将房产资料详细录入到电脑之中，并备份传送到档案室的电脑终端，再由其档案管理人员对档案统一进行立卷编码，这样就能够有效提升档案归档的质量。
（二）可以有效缩短档案管理的工作时间。以往的档案管理工作基本都是在固定的时间、固定的人员以及固定的地点开展的，对档案进行管理时往往需要大量的时间才能完成，而且有些时候还会呈现事倍功半的情况。而使用数字化对档案进行管理，打破了原有办公环境的局限性，电脑也取代了传统的办公工具成为主要的办公途径，在这种条件之下，各房产管理部门之间能够实现高效的配合，可以使用编码以及解码的方式对电子档案进行存储，而且可以选用不同的载体对档案进行复制与储存。这种办公的方式极大地缩短了档案管理的工作时间，相关部门只需将所要归档的资料录入到电脑终端，就会通过后台传输到档案管理终端，相关管理人员就可以利用电脑中设置的管理系统自动对资料进行归档，整个过程用时较短且操作简单。
（三）可以将档案内的信息充分发掘出来。以往的档案管理工作更加注重对档案的保护与查找，但对于档案的详细信息登记由于人力不足以及工作量较大等原因，一直存在一定的不足之处，但实施数字化管理之后，所有的房产档案都会按照一定的顺序进行分别储存，在电子档案立卷之后，使用者只需运用检索程序就能够快速找出与输入的关键词相关的所有电子档案，这样查询者就能详细了解到相关房产的所有信息，便于使用者以此为依据对某事件做出更加全面的决策。
（四）有效提高了档案的查询效率。由于我国的人口数量较大、企业较多等原因，导致我国的房产档案的数量规模较大，档案管理者想要单纯依靠人工对这些档案进行管理并不现实，而使用数字化的管理模式能够使档案管理部门与房产办理相关部门通过计算机进行密切配合，这样只要从房产的办理开始，所有的信息都会及时传输到档案室的电脑终端，这不仅为档案的完整性提供了有力的保障，而且还能够让档案管理员有足够的时间对这些档案进行详细的整理、分类，使查阅者可以通过电脑随时随地对所需要的信息进行搜索。除此之外，即便是同一份电子档案，相同的文件内容也可以在系统中持续保存，且可以备份到不同的文件夹之中，发挥自己特有的功能。
二、对档案实施数字化管理的劣势
（一）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。
（二）档案储存存在一定的风险性。随着信息技术的普及，网络信息安全问题也随之凸显出来，电脑病毒以及黑客非法入侵等等都对系统中的档案信息构成了一定的威胁，档案的保密工作存在一定的难度，与此同时，一些档案在转换成电子档案时都是通过电子编码技术对档案编辑的，这种技术在操作时存在一定的弊端，因为即使是对原始凭证进行修改也不会存在任何痕迹，管理人员很难分辨档案中的资料是否是原始资料，所以即使是资料被人更改、携带病毒，管理人员也无法察觉，从而对整个档案系统的安全造成了一定的威胁。
（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。
三、实施数字化档案管理的策略
（一）与多部门进行联合，保证信息共享的有效实施。档案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。
（二）制定标准的录入与备份操作程序。想要提升档案的管理效果，就要规范档案操作程序，实现管理工作高质量开展。一方面，要规范房产档案的录入工作。工作人员在进行录入时必须要时刻保持严谨的工作态度，并要掌握较高的打字水准，要确保所有资料录入的准确、真实以及完整，并要对档案信息进行详细的检查，确认无误后方可立卷；另一方面，规范档案扫描工作。在对房产档案的信息进行扫描时，要保证对所有资料都进行扫描，要确定页数没有任何遗漏的情况。在进行扫描与录入之后，虽然可以对档案进行立卷处理，但是不能直接进行归档，要对所有的文档进行再次检查，要保证档案中所有信息的真实性与准确性，同时要对档案中歪斜的照片进行调整，保证图片的清晰、完整，之后在对文件进行归档以及备份处理，备份时要按照规定程序进行操作，避免出现因为个人操作不当而造成数据的丢失。
（三）提升档案管理人员专业能力，实施高效管理。数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理，同时还要建立自动立卷等快捷管理系统，这就对管理人员的专业能力提出了新的要求，不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力，能够准确对档案信息进行整理、分类，同时还要掌握较好的计算机使用技术，使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训，加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识，并提升他们的电脑操作水平，使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。
四、结束语
由于房产档案的重要性，相关部门一直极为重视对该档案的管理与利用，鉴于传统档案管理的诸多弊端，相关部门开始尝试使用数字化模式对房产档案进行管理，虽然这种模式还存在一定的劣势，但只要我们不断探索、不断改进，势必会将管理中存在的弊端一一解决，真正实现高效化的房产档案管理。希望通过本文对档案数字化管理优势与劣势的分析，能够对房产档案数字化管理的推进与完善提供一定的帮助。
作者：崔万有 单位：北省襄阳市谷城县住房保障和房屋管理局
第二篇：档案数字化管理及应用
【摘要】综合档案数字化管理具有载体性、共享性、实效性特点。但目前管理工作存在不足，主要表现为思想观念落后、部门分工不清、人员素质偏低等方面。为弥补这些不足，应该有针对性地采取应用对策：提高思想认识、明确部门分工、提升人员素质、构建信息平台，完善硬件配置。
【关键词】综合档案；数字化管理；应用对策；信息平台
计算机和信息技术的发展与进步，为各行各业发展带来便利，对档案管理也具有积极作用，推动综合档案的数字化进程，也为档案信息交流、资料查阅创造了便利。但目前综合档案数字化管理仍然存在不足，制约其作用的有效发挥，应该采取完善对策，提升综合档案数字化管理水平，为各项决策提供准确的数据支撑，实现有效提升档案管理水平的目的。
一、综合档案数字化管理的特点
综合档案是单位的重要资料，记录日常工作的各类信息，通过搜集、整理和留存，能为各项决策以及活动开展提供支撑。随着数字信息技术的发展和进步，综合档案呈现数字化特点。采取有效措施，加强管理工作，有利于促进其作用有效发挥，对档案管理也具有积极作用，因而也越来越受到重视和关注。（一）载体性。综合档案信息涉及的内容非常广泛，包括党政、行政、人事、财务、设备管理等内容，传统档案管理主要依靠纸张，能被直接阅读。信息化环境下，综合档案的载体是光盘或磁盘，并且可以存储丰富的档案信息，方便携带和管理。还可以此为载体，满足档案资料查阅需要，为开展各项决策提供依据。（二）共享性。电子档案通过计算机存储并对其进行管理，从而让信息具有高度的共享性，方便档案信息资料查阅。档案作为重要的文件资源，本身具有很强的共享性特征，但纸质档案往往需要借阅和传递，易受时间和空间束缚。整个借阅和传递过程中还可能出现损坏、丢失现象，难以保障档案的安全。而数字化档案在互联网技术支持下，可以非常方便地进行信息传递，实现档案信息资源共享。（三）实效性。综合档案数字化之后，可利用计算机进行档案信息资料查阅，实现信息的快速检索，还可以实现档案信息的远程检索和查阅。并且查阅过程简单，能及时获取档案信息，具有实效性特征，进而为用户获取档案信息资源创造便利。
二、综合档案数字化管理应用的不足
由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，目前综合档案数字化管理工作仍然存在不足，主要体现在以下方面：（一）思想观念落后。一些管理人员思想观念落后，局限于用传统方式开展档案管理工作。未能认识档案数字化的重要作用，相关制度措施不完善，信息技术应用不到位，影响档案管理水平提升。（二）部门分工不清。未能明确相关部门的职责和权限，一些工作人员积极性不足，相互推诿。没有进行档案资料整理和查询，难以提升综合档案数字化管理水平。（三）人员素质偏低。忽视加强档案管理队伍建设，未能采取有效的管理培训措施，导致档案管理人员素质偏低，对提升综合档案数字化管理水平也带来不利影响。
三、综合档案数字化管理应用的对策
为弥补综合档案数字化管理存在的不足，促进管理水平提高。结合管理工作需要，笔者认为应该采取以下改进和完善对策：（一）提高思想认识。转变思想观念，与时俱进，顺应数字化管理趋势，制定健全的档案管理措施，更好地规范档案数字化管理各项工作。提高管理人员对数字化档案管理的思想认识，并在技术、资金、软硬件设施等方面提供保障，促进管理水平提高。（二）明确部门分工。明确管理部门的职责和权限，根据管理需要合理设置管理机构，配备管理人员，落实责任制，分工负责，相互配合。完善奖惩激励机制，激发管理人员积极性，促进综合档案数字化管理水平提升。（三）提升人员素质。引进基础扎实、专业技能强的管理人员，确保胜任档案数字化管理工作需要。加强对他们的管理和培训工作，定期开展专业技能培训和数字化管理方面的知识教育，提高文档处理效果，预防安全隐患，确保档案信息资料安全，实现提升管理水平的目的。（四）构建信息平台。在信息时代和互联网技术迅猛发展的背景下，档案管理部门要重视信息平台构建，合理划分档案管理部门的职责，明确相关人员权限和任务，构建完善的信息化管理体系。对档案管理进行分类，加强监督工作，落实数字化管理方案，节约纸张，实现环保节约的目的。（五）完善硬件配置。加大资金投入，更新档案管理设备，引进先进的管理设施，为档案管理数字化提供保障。同时还要重视设备更新和维护，使其处于良好性能和工作状态，为综合档案数字化管理更好地服务。
四、结语
综上所述，综合档案数字化管理具有自身显著特点。实际工作中应该认识存在的不足，根据管理需要采取完善对策，促进综合档案数字化管理水平提升，满足人们获取档案信息需要，为各项工作开展提供准确的数据支撑，进而提高决策的科学性与合理性。
作者：黄秋平 刘丽华 单位：巨野县卫生和计划生育局
第三篇：档案数字化管理系统集成及应用
摘要：针对档案数字化管理系统集成与应用展开了论述。
关键词：档案；数字化；功能
1概述
在档案管理的过程中，存在着大量的历史纸质档案，并且日常运作过程中还在不断的产生这种档案。传统的纸质档案管理模式，由于占用的存放空间大，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，不能满足高效运作和降低成本的需求。因此，作为信息化一个很重要的构件，一套纸质档案的档案数字化集成管理系统存在将很大程度上加大信息化的程度。当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟，为档案的档案数字化集成管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。档案数字化集成管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术，广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求，运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档档案数字化管理平台。
2系统要解决的问题
2.1集中、高效、安全和长久保存历史档案。2.2实现信息的高度共享档案信息的集中高效管理。2.3提高组织的服务水平。2.4增强企业的运作效率。
3主要功能
3.1纸质档案的库房管理。3.2纸质档案的快速高质量数字化。3.3档案信息的自动化提取。3.4档案数字化影像的安全存储。3.5影像的高效集中管理。3.6快速的本地/远程查询。3.7和业务系统的紧密集成。
4系统特点
自动识别技术加速档案档案数字化的速度和精度OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作，提高信息录入的速度。同时，由于先进技术的采用，可以在识别的过程中录入更多的信息，提高了信息化的精度。
4.1高度抽象的业务模型造就系统通用性
档案数字化集成管理系统采用多层的分布式计算环境，高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况，因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制，即可满足用户的需求。
4.2内建的稳定性设计理念
档案数字化集成管理系统的整体结构的设计上，采用了很多加强系统可靠性的技术，系统天生就融进了稳定性的理念。下面就分别介绍一下，系统在设计中系统稳定性和可靠性的考虑：归档服务———该服务在设计时，被设计成可冗余的服务，如果要提高系统的稳定性和可靠性，系统中可配备多台归档服务，由于系统的良好调度，在所有归档服务器都正常运转的时候，可平均分担扫描控制台提交的影像文档，当有某台归档服务器由于故障不能运转时，系统会在剩余的归档服务器中均匀分担故障服务器的任务。保证了系统的稳定性。应用逻辑服务器———同样可以采用前面所说的冗余技术，来保证系统的稳定性和可靠性。文档仓储服务器———数据在光盘刻录的过程中，可以采用刻备份盘的策略来保证数据的可靠性，从而提高系统的稳定性。
4.3灵活多变的系统配置方式提供高度可伸缩性
由于档案数字化管理系统所处理数据的数据量具有线性增长的特性。所以在系统结构上是具有高度灵活的可伸缩性。这方面主要表现在：文档仓储服务层次，由于采用了分布式网络存储技术具有高度的可伸缩能力，随着系统数据的增长，可以非常方便的添加文档服务器来适应这种数据的增长。应用逻辑服务器，在有大规模的用户访问的时候，可以通过添加新的应用逻辑服务器，来平衡系统的负载。以保证系统的响应能力。归档服务器，同样采用了分布式计算和负载均衡技术，在扫描的数据量增长的情况下，来通过多个归档分布和合作的方式来保证系统的数据处理能力。
4.4科学的流程和结构设计保证了系统高效性
档案数字化管理系统在档案档案数字化的流程设计上以及系统体系的设计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面：4.4.1人员的高效性———由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式，系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态，另外这种精确分工的流程设计原则，也降低了人员的培训成本和培训时间。4.4.2设备的高效性———由于系统采用分布式计算环境，在这个环境中彼此协作，可用通过有效的设备配置比例，来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态，从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。
4.5丰富的管理工具提升系统可管理性
系统先进和丰富的日志体系、强大的用户管理系统，带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正，从而提高系统的运行质量和效率。友好图形界面，轻松维护系统系统高度可靠的分布式部署模型，保证了系统的可维护性，同时配备丰富的管理工具，均采用图形化操作界面，增强了系统的可维护性。
作者：魏宝石 单位：富裕县电子政务管理中心
第四篇：科技图书档案数字化管理研究
摘要：近年来，随着媒体时代的到来,人们在生活中越来越离不开通讯和虚拟网络,人们的工作、学习和生活也向着网络化的方向发展,信息数字化是社会网络化实现的最基本前提。作为给人们提供科技信息相关内容的科技馆也要进行管理模式的创新,实施数字化管理,由此来进一步更好地为广大群众和科技工作者提供知识服务。本文首先指出了媒体时代科技图书档案数字化管理的意义，然后给出了图书档案数字化管理的方法。
关键字：媒体时代；科技；图书档案；数字化；管理；研究；
自从我国开始实施改革开放政策以来，我国不仅在经济、政治等多方面取得了极大地成功，同时也在信息技术领域获得了巨大的进步。信息技术已经渗透到了现代社会的各个领域，数字化革命也是其注定的发展趋势。图书档案数字化管理是一项与时俱进的开拓性举措，顺应了当今科技的发展浪潮，突破了传统耗时费力的管理方式。在当前的媒体时代，科技图书档案数字化管理在世界各国都已被广泛采用，人们对其也有很高的评价，得到了社会的认同，也将成为我国将来图书档案数字化管理发展动向。
1.媒体时代科技图书档案数字化管理的意义
1.1提高信息利用率
媒体时代科技图书档案数字化管理打破了整理繁琐、查询不便、资源难以共享的传统模式。它将数据信息与计算机相结合，实现了信息资源的现代化，提高了信息的利用率。
1.2提升社会服务质量
在计算机技术的帮助下，档案的数据化有了更大的发展空间，有了更加明确的发展方向。公众可以通过网络随时随地进行信息查询，并且使大范围的信息共享成为了可能。档案信息的开放化程度越高，信息的传递过程越规范，就能越好的服务大众，使人们能够在信息获取的过程中不必因为繁琐而畏惧，从而提升社会服务质量。
1.3满足各类用户的需求
不同的人对信息有着不同的需求，但是能够方便、快捷、准确的获取想要的信息数据是大多数人的共同追求。数字化的图书档案管理方式就做到了这一点，借助计算机技术，通过网络的辅助，进行信息的数字化管理实现资源的共享，并且打破了地域的限制。远程沟通不在是梦，满足用户的多样化需求也不在是遥不可及，图书档案数字化管理也会更加的优质。
1.4提高图书档案管理的工作效率
图书档案数量庞大，需要大量的人力，不仅费时费力，而且还没有很好的效果。数据整理过程中出错率高，客户查阅过程繁琐。档案管理数字化的引入，使管理人员得以从繁琐的工作中解脱出来，利用计算机的编程等相关软件以及网络技术快速完成档案管理工作。不仅提高了图书档案管理的工作效率，还确保了数据的准确性。
2.图书档案数字化管理的方法
2.1构建档案数字化平台
将计算机技术应用到图书档案管理中，将是一个突破性的发展。构建档案数字化平台，通过统计汇总功能对资源信息进行采集统计，然后应用互联网对信息进行分类呈现，形成一个完整的操作体系。以便管理人员整理和用户和查询和使用。同时，还要做好后期的排查与监管机制，确保设施的安全可靠，并应用先进的软件系统，搭建可靠地数字化平台。
2.2打造优秀的档案管理人才
图书档案数字化管理建设一定要避免管理人员的素质低下问题，要着重培养高能的档案管理人才。积极引进计算机专业和图书馆专业的人才，让大家相互学习，相互提高，努力培养出既精通图书档案管理又有很强的计算机使用开发能力的复合型人才。同时，对以在职的管理人员要是进行先进技术的培训，与时俱进，提高自身的管理素质。在整体水平上提高档案管理人员的综合能力，确保管理队伍能够胜任数字化建设的要求。
2.3完善档案信息服务体系
能够及时准确地提供给用户所需的信息，进行精准的满意服务是图书档案管理的最终目的，为此要着力完善图书档案信息服务体系。提信息化标准为出发点，从图书馆的自身情况出发进行信息资源的补充与完善，为跨库检索提供便利。在互联网的环境下，为是用户精准采集信息，要实现档案目录、内容及编码的一体化。对档案建设制度进行改良，方法进行优化，使图书档案数字化管理更加的完善，更加的人性化，满足各类人的不同需求。并且还有投入力度进行数字系统的维护与管理，并大力发挥监管的作用，确保数字化系统运行的安全可靠，确保服务的质量。
2.4创新信息化档案管理模式
为是大众享有优质的信息化服务，要改变资源开发的手段，不断进行创新改革，提升资源的多样化与查询的创新化。从而提升信息服务水平。另外，还要对档案网络进行优化创新，提升内部的档案网络使用性能，是其符合国家对局域网的发展要求，确保运行安全。对面向社会大众的外网要提高资源的公开度，让用户可以感受到数字信息化带来的便捷与高效。
2.5提高图书档案数字化管理的社会认知度
认知度是评价技术发展的重要组成部分，它是衡量用户对新技术内涵及价值的认识和理解度的标准。图书档案数字化管理顺应了信息时代的发展潮流，符合大多数人的需求，所以也会得到人们的认同。所以要对这一新技术进行推广，让更多的人能够真正的了解它，接受它，肯定它。只有这样才会让设计者与管理者更加的有自信，并且还能广泛的采取大众的意见，不断地进行完善与修改。使其更加的人性化，更易于为大众所接受和认可，更好的在我国进行推广使用。
3.结束语
综上所述，媒体时代科技图书档案数字化管理是新时代下的必然发展趋势，它不但能够提高信息的利用率、提升社会服务质量、提高管理的工作效率还能满足各类用户的需求。图书管理数字化技术还有广阔的发展前景，这不但需要大量的复合型人才的积极配合参与还需要社会公众与国家相关部门的大力支持。只有这样，图书档案数字化管理才能更好地服务大众，更好地运用于高校，单位及社会图书管的档案管理中。
作者：王珂 单位：某部队院校
第五篇：计算机技术对档案数字化管理的应用
摘要:在现在社会上各个行业的发展过程中，仅仅只依靠传统意义上的管理是根本不够的，还需要在原有的基础上实施有效的档案系统管理，这样不仅仅能够全面反映出社会在一段时间内的经营成果，对社会内部各项信息也能详细表达。对于档案管理来说要想全面提升档案管理的作用，就需要在其中使用有效的数字化技术，这样对提高档案管理的便利性和准确性都有非常重要的作用。在实施数字化档案管理的过程中还需要使用计算机技术，这就需要对计算机技术在我国数字化档案管理上的应用做出深入反省，从根本的角度上促使我国数字化档案管理得到更广泛的应用。
关键词:计算机技术；档案；数字化管理；应用；对策
档案对一个社会来说不仅仅能够全面反应出社会的发展状况，还能够对社会自身发展历程有一个全面的表达。但是由于社会涉及的档案信息比较多，因此在管理的时候采用传统的档案管理手段还存在很大的问题，针对于此就需要在档案管理过程中结合现在社会上的数字化技术，从根本的角度上解决档案管理过程中存在的问题。在目前实施档案数字化管理不仅仅能够避免档案在管理过程中发生丢失和错误的现象，对提升管理人员的便利程度也非常重要。而且在这个过程总还需要结合一定的计算机技术，但是在采用计算机技术进行档案数字化管理的时候还存在一定问题，因此这还需要对其中存在的提出合理的解决对策。
1计算机技术应用于档案信息管理工作中的必要性
在目前对社会档案进行管理中大多数采用数字化管理模式，这主要是因为在现在社会不断发展过程中，传统的档案管理模式还存在很大的弊端，也就是说传统的档案信息管理模式已经不能满足现在社会发展需求，针对于这种情况就需要对档案管理方法做出合理的更新，这就导致我国社会上档案数字化管理大幅度出现。数字化档案管理模式与传统的档案管理模式相比较不仅仅操作简便，而且在准确性和储存力度上都有很大的提升。在采用数字化档案管理的过程中还能够有效减少纸张的使用，地实现资源节省有非常重要的作用。实施数字化管理模式的时候需要使用相应的计算机技术，这种技术的应用能够有效促使档案数字化管理更好的实施，使得数字化档案管理的效率有很大的提升。尽管数字化档案管理模式自身具备非常多的优点，但是不可否认这项管理手段在社会不断发展过程中也出现了一些新的弊端，主要在于对档案管理不能够科学便捷的进行，而且管理人员在对档案进行查询的过程还比较繁琐，这些情况综合起来说明采用数字化档案管理模式会导致档案相应信息不能得到充分的发挥。针对于这种情况的出现就需要管理人员对档案管理模式做出合理改善，使得计算机技术在我国档案数字化管理中得到更好的应用。
2计算机技术在档案信息管理中发挥的作用和功能
前面也清楚说明计算机技术在档案数字化管理中有非常重要的作用，因此这就需要对两者之间的联系做出深入研究，促使计算机技术在数字化档案管理的应用范围得到有效提升。2.1实现档案信息的自动化管理众所周知，计算机技术在我国社会发展过程中具有非常广泛的应用，其根本原因在于计算机技术本身就具有工作高效性和信息储存量大的特点。在同一时间段内发生的多项问题通过计算机技术就能够进行全面解决。而且计算机技术在对问题解决过程中需要的时间也比较短，能够从根本的角度上实现问题及时有效处理。将这项技术手段运用到档案信息化管理过程中还能够简化查询过程，并对档案信息提供最合理的整理方式，大大提高数字化档案管理的工作效率。另外采用计算机技术对数字化档案实施自动化管理，还能够提升档案信息自身研究效率，促使档案信息在我国社会上得到更好的发展。2.2实现对档案信息管理的数字化在档案信息管理工作中引入计算机技术，可以运用计算机技术对各种载体的档案信息进行整理、加工和检索工作。实现档案信息的数字化管理不仅能够大大提高档案信息管理的工作效率，而且能够降低在档案信息管理过程中使用的纸质资源，实现资源的节俭，大大降低档案信息管理的成本，而且在管理的过程中，档案信息都是以数字化的形式进行储存，保证档案信息不会因时间过长造成磨损和遗失，保证档案信息管理工作的顺利开展。
3计算机技术在档案信息数字化管理工作中的几个重要环节
在档案信息数字化管理工作中，应该充分利用计算机技术，再根据档案系统管理本身的发展现状和具体模式，选用更合理的现代化科学技术进行调整和调配，确保计算机技术能够在档案信息数字化管理工作中发挥出更大的作用，有效地促进档案信息数字化管理工作的顺利开展。3.1需要高度重视信息储存的相关基础工作档案信息的储存和记录工作是档案信息数字化管理工作中的重要环节，只有确保档案信息的收集、整理和录入工作的顺利进行，确保所收集的档案信息的正确性才能保证档案信息数字化管理工作的顺利进行，是档案信息管理工作实现自动化、一体化、智能化的重要前提。在现代档案信息数字化管理工作中，档案信息的储存工作都是借助计算机技术的相关设备来进行的，对于所配备的计算机硬件等相关设备，应该充分考虑档案信息管理的工作需求以及时代发展的需要，在数字管理、整体性能以及系统升级等方面进行适当的调整，并对相关计算机软件进行及时的更新，满足不断高速发展的社会新形势，为实现档案信息数字化的综合管理奠定坚实的基础。3.2重视档案管理的计算机网络系统建设工作当今社会，高新技术一直处于高速发展的状态，同样对于档案信息数字化管理工作中运用到的计算机技术而言，也在不断更新和改革中，这就需要档案信息管理的相关部门对计算机技术和设备进行及时的更新工作，对不符合时代发展需求、阻碍档案信息数字化管理工作的设备和技术要进行及时的处理，不断更新计算机网络管理系统，确保档案信息数字化管理工作对计算机技术的要求。3.3重视档案信息管理人才队伍的建设工作随着我国社会的不断发展和国民经济的不断提升，各种载体的档案信息量不断增多，从而使得档案信息数字化管理工作更加复杂化，迫使档案工作需要不断地更新科学管理技术手段，同时要不断壮大档案管理工作队伍，以应对不断复杂的档案信息管理工作。
结束语
综上所述可以清楚的发现计算机技术在我国档案数字化管理过程中起到非常重要的作用。而且在社会不断发展过程中，进行档案数字化管理的时候本身就存在一些问题，在实施计算机技术之后，对其中存在的一些问题能够做出有效解决，并且还会即将出现的问题做出有效预防，对提高数字化档案管理的工作效率和质量起到不可忽视的作用。
作者：刘伟 单位：黑龙江省大庆市肇州县民政局
第六篇：事业单位档案数字化管理研究
【摘要】当前社会经济快速发展，已经进入了信息化时代，计算机技术能够使档案管理更加便利，提高档案管理的效率。本文就事业单位档案的数字化管理进行分析和研究。
【关键词】事业单位；档案；数字化管理
任何单位中，档案是十分重要的资源，档案信息资源对于事业单位的内部管理与发展有着重要的作用。在事业单位的日常工作中需要加强对档案管理的重视程度，实现档案信息资源的科学利用。当前传统的档案管理已经不能满足现代化发展的实际需要，因此必须要积极借鉴和使用现代化的信息技术，实现档案的数字化管理，解决档案管理中的问题，实现事业单位的高效发展。
一、事业单位档案数字化管理的重要意义
（一）有助于经济效益的提升。当前市场经济快速发展，信息量逐渐增多，事业单位的信息储存量也逐渐增多，但是传统管理方式使得信息的管理和储存受到了极大的影响。传统事业单位使用的是纸质档案，管理方式比较粗放，要使档案管理效率得到提升，就需要增加管理费用和工作人员，使得事业单位的成本支出增多。新时期的事业单位档案管理有着明显的优势，利用计算机阅读管理档案，能够减少管理成本的支出，减少纸质档案放置占用的空间，查阅更加便利，使用档案时不再需要大量的复印纸质档案资料，减少纸张的使用，提高事业单位的经济效益。（二）实现高效的档案利用率。传统的纸质档案管理虽然能够实现档案储存，但是管理中还存在着较多的问题，由于纸质档案的数量比较多，如果着急寻找档案资料时不能精准地找到，查找的效率不高，工作效率不高。实现数字化的事业单位档案管理能够减少档案查找时间，使档案管理实现时空上的解放，能够促进事业单位档案管理资料利用率的提升。（三）促进办公效率大幅度提升。事业单位实现数字化的档案管理，能够在比较短的时间内归纳档案信息，能够及时提供给使用者使用。当前我国的行政事业单位中员工有一定的流动性，员工的入职、辞职、调动以及退休等是随时都有的，需要对档案进行动态化的管理，并且查找到具体的信息，能够节省查找时间，提高查找效率。事业单位档案信息具有时间和空间上的特点，实现数字化的管理，能够转变单一的信息管理方式，能够为事业单位工作人员的档案信息需求提供服务，使事业单位的办公效率得到提高。
二、事业单位档案数字化管理对策
（一）进一步重视事业单位档案管理工作。要想使事业单位档案管理工作高效有序开展，首先要提高事业单位领导干部对档案管理工作的重视程度，这是档案管理工作顺利开展的基础和前提。当前我国的管理体制下，需要事业单位的领导提高重视，才能够使档案管理工作的效率得到全面提升，并给予人财物等方面的支持与辅助。主管人员要加强对档案管理的宣传力度，提高档案管理的影响力，有效协调各部门实现档案信息收集与管理，提高档案管理工作人员的积极性与主动性，提高档案管理的效果。（二）建立标准化的管理制度进行档案管理。事业单位档案的数字化管理工作不只是档案管理部门的工作，不仅要对事业单位现有的档案信息进行数字化的扫描，建立档案表格，还需要将财务会计信息、员工信息以及发展规划等档案信息分类进行电子录入。从事业单位的实际需要出发，对各种档案的提交格式、时间等进行明确规定，使档案能够顺利、高效地归档。因此应建立标准化的管理制度规范档案管理工作，依据档案信息的来源、种类以及储存位置等设置档案资料的范本，然后将范本下发到各个部门，使其按照标准范本提交档案信息。在查找、应用档案信息资料时也应满足标准化、规范化的流程，提高工作效率。（三）对事业单位的档案信息进行安全管理。数字化的档案管理相比于传统的档案管理方式有着自身的特点和优势，因此需要在数字化管理同时还需要档案信息的安全管理，这是数字化档案管理过程中十分重要的内容。事业单位建设数字库时，需要认真细致地挑选设备的生产厂家以及供应商，保证依据严格的设计标准进行档案数据库结构以及硬件上的建设与选择，为今后数据库功能提升奠定基础。事业单位需要依据档案信息的重要程度选择合适的保护方式，保证档案信息得到科学高效地处理与储存，提高事业单位档案信息的安全性。（四）强化档案管理人员的工作素质水平。档案管理工作其实是一个专业性、连续性比较强的工作，事业单位档案管理工作的开展需要有专业化的管理团队进行，并保证管理人员的持续性，减少管理人员的流动。为了避免出现一岗多职的现象，需要建立专门的档案管理职位，保证档案管理效率以及水平的提升。档案管理人员需要具备专业化的档案管理学科知识，在实现了电子化、信息化的管理系统建设后，还需要保证管理人员的学历水平，建设学历高、专业素质水平强，熟练操作计算机的人才队伍，保证事业单位档案管理水平的全面提升。
三、结束语
事业单位改革日渐深入，档案管理工作面临的要求和挑战逐渐增多，怎样实现档案的高效管理就成为新时期事业单位管理工作中需要解决的问题。当前网络信息技术快速发展，事业单位的档案管理工作也应顺应时代发展的需要，努力实现数字化的档案管理，满足事业单位发展需要。
【参考文献】
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[3]王祥薇.提高事业单位档案管理的具体途径及方法探析[J].经营管理者,2015（12）:291.
作者：丁亚楠 单位：吉林省高速公路管理局长春管理分局
