一、高校人事代理档案管理的特点
1.对员工管理实现了分工合作
高校与员工通过签订相应的合同实现了学校与员工之间的合同关系。高校和其员工也必须依照合同履行相应的责任和义务。人事代理制度使高校对员工的管理实现了社会化，那么高校员工的人事档案也就相应地归人事代理机构管理。一般情况下，高校人事档案的代理机构是人才服务中心。在合同期内，学校可以依据相关内容对员工档案进行相应的管理，一旦合同关系解除，员工的个人档案就会转到人才中心。这样的人事代理档案管理机制能够减轻高校在人事管理上的压力，实现自主用人。
2.代理部门和高校共同协作
高校人事代理档案管理主要包括教职工档案和进行人事代理的人员档案。教职工档案是学校聘用教职工的传统基本信息，由学校档案室或相关的人事部门进行管理。而实行人事代理的人员档案则是与学校签订相应合同以后的员工的一系列档案信息，由相应的人事代理机构代为管理。与此同时，人事代理机构应该对代理人员的人事档案进行良好的保管、传递，为高校人事部门提供方便快捷的相关服务。高校人事部门也应及时将聘用人员的档案资料进行收集、整理，及时转交给人事代理机构，以方便其进行统一管理。
二、高校人事代理档案管理中存在的问题
1.档案管理不规范
一些代理机构在对相关的代理人事档案进行管理时，往往只是简单地进行一些档案接收和档案存放等流程性工作，而对档案的审查、归类、装订、录入等方面的工作则十分欠缺。这就导致所代理的人事档案存放比较散乱，不能通过一些现代化的手段进行有效的查找，甚至存在导致档案丢失等现象的隐患。一些高校档案管理部门对员工的人事档案管理也不是很重视，没有严格按照流程对员工档案进行审核、归档等。
2.人事代理档案的日常利用不方便
由于档案管理规定比较严格，使得高校或个人在查阅或应用相关代理档案时需要经过一系列的流程，这就给人事档案的利用带来了诸多不便。高校各部门由于各种需要而对其代管人员的档案信息进行查阅时，往往需要由高校人事管理部门的相关人员到代理机构进行借阅，高校员工需要使用相关档案信息时，必须要通过用人单位开具相关证明之后自己才能前去查阅。
3.人事代理档案完整性缺失
人事档案需要进行不断的补充和完善，才能更好地体现出相关人员的信息和人事档案的价值。然而一些代理机构的管理工作在这方面则显得比较被动，往往不能及时对被代理人员的相关信息进行收集和补充。在档案内容上，由于一些管理人员的管理素质和管理水平有限，导致被代理人员的档案内容往往存在呆板、单一的情况，使一些能够反映出被代理人员能力的档案不能全面地呈现出来。此外，一些高校员工的进修、学历学位变化、职位调动等情况在人事代理档案中存在缺失的情况。
4.人事代理档案存在重新建档和遗弃档案的现象
重新建档本来是针对那些人事档案丢失或者查找不出相关信息的情况而采取的一种人事档案补救的办法。但随着聘用制的实施，高校为了防止人员流失情况的发生而采取扣留人事档案的措施，有些高校为了引进人才就对那些被扣留人事档案的应聘者采取重新建档的办法。虽然重新建档能够吸引一些人才，但也直接导致了“一人多档”、“有档无人”等情况的产生，违背了人事档案管理原则。而有些高校的员工为了职业发展，寻找更适合自己的岗位，往往会主动放弃自己的档案。高校不但不能将这些档案处理掉，还得花费很多的时间和人力、财力对这些档案进行相应的清理和管理，这就给高校造成一定的经济损失。
三、完善高校人事代理档案管理制度的对策
1.提高对人事代理档案管理工作的重视程度
良好的档案管理意识有助于推动高校人事代理档案管理的发展。因此，人事代理机构人员和高校人事管理部门人员都应该树立正确的档案管理意识，充分认识到人事代理档案管理工作在高校人事档案管理中的重要性。人事代理机构人员应转变观念，重视被代理人档案的收集、整理、分类等工作，并及时对这些档案信息进行电子录入，以方便查阅利用。同时，高校人事管理部门人员应重视人事代理档案，并及时将相关员工的人事档案材料送交人事代理机构补充留存。
2.提高相关人员的业务素质
一些人事代理机构和高校人事档案管理人员由于自身素质不高，不能够完全掌握人事档案管理的相关业务环节和技能，从而导致不能高效合理地管理人事档案。因此，应加强对人事代理机构和高校人事管理部门相关人员的培训与考核，使他们能够充分掌握人事代理工作的相关流程和操作技能。此外，高校或人事代理机构在对人事档案管理人员的聘用上也应加强对人员综合素质的考察，聘用合格的高素质人才从事人事代理档案管理工作。
3.推进人事代理档案标准化管理
标准化操作就是指在人事代理档案管理的过程中实现各个步骤的标准化操作，使人事代理档案管理更加规范化。人事代理机构在对被代理人员档案进行收集、审核、整理、装订、录入等流程时，应严格按照标准化操作模式进行，使每份人事代理档案的整理都达到规范化、标准化。同时，高校在对员工人事档案材料进行收集、整理时也要进行相应的核实和规范化整理，保证人事代理档案真实可用。
4.建立健全人事代理档案管理制度
针对目前高校人事代理档案管理的现状，建立健全人事代理档案管理制度是一项紧迫的任务。高校应根据人事代理档案的相关流程和工作要求，与相关代理机构制定分工明确的管理制度，以实现高校人事管理部门与人事代理机构的有效分工合作，共同促进高校人事代理档案管理的规范化。同时，高校人事管理部门应严格按照相关法律和制度，将解除劳动关系的员工的档案及时退回，并严格把控重新建档的相关情况，使人事代理档案的管理更加合理规范。随着人事制度改革的深入，高校根据自身发展需要实行人事代理档案管理制度是切实可行的办法。虽然目前高校人事代理档案管理还存在一些问题，但这种人事代理档案管理制度对于高校人事档案管理工作的完善、人才的有效竞争和合理流动都具有积极的促进作用。为了使人事代理制度在高校人事档案管理中更好地发挥作用，高校和相关部门机构应不断地实践和探索。
作者：闭线林 单位：右江民族医学院
