摘要：随着信息技术、计算机技术以及网络技术的快速发展，电子文件在企业管理中应用的越来越广泛，电子档案具有很多优点，方便查询、节省空间和人力，城市建设文件管理中应用电子档案，可以有效实现信息共享的目标，对城市建设具有重要意义。加强城市建设电子档案管理，注意电子归档的关键节点和信息录入的准确性，可以为城市建设提供参考依据。本文主要从烟台市城市建设电子归档存在的问题出发，讨论控制关键节点与信息导入的有效措施。
关键词：城建；电子归档；关键节点；信息导入
城市建设档案主要指的是在城市建设中直接形成且具有保存价值的信息。电子档案与城市建设档案归档的有效结合，可以节省档案管理空间合并人力，对提高归档管理质量具有重要意义，城市建设电子归档也要求关键节点控制和信息导入，只有这样才能充分发挥电子档案的重要意义。因此，山东省烟台市城市建设电子归档必须加强关键节点控制和信息导入，为山东省烟台市的城市建设奠定坚实的基础。
一、城市建设电子归档的关键节点分析
（一）确认城市建设工程项目的启动，签订城市
建设档案合同并及时呈交责任书城市建设工程项目启动意味着电子档案归档工作的开始，签订项目责任书，使档案管理处可以及时、全面掌握城市建设工程项目的建设情况，并树立准确的城市建设电子档案管理目标。
（二）对档案工作人员进行培训
电子档案管理人员的专业技术水平和综合素质与归档工作质量有直接关系，定期组织专业知识培训，既可以增强建设单位对归档工作的重视，及时提供相关资料信息；也可以提高电子归档工作人员的专业技术水平和综合素质，使电子归档工作人员能够充分掌握计算机操作技能，为档案资料收集和资料归档工作质量提供保障。
（三）城市建设工程项目验收
城市建设工程项目验收主要是对其质量进行验收，对城市建设电子档案归档质量有直接影响作用，极大程度决定城市建设电子归档的真实性、完整性和有效性。
（四）城市建设电子档案验收
在进行城市建设电子档案验收之前会进行预验收，在预验收过程中及时解决电子归档存在的问题，然后再进行验收以保证城市建设电子归档的质量。城市建设电子归档的关键节点控制流程如图1所示。
二、电子归档关键节点的信息录入
（一）签订城市建设工程项目责任书
信息：城市建设工程规划许可证信息。作用：在签订城市建设工程项目归档责任书之前，可以发挥催促相关单位的作用，在签订责任书的过程中，可以适当减轻工作负担，对提高归档质量有重要作用。导入方式：从烟台市规划局导入。
（二）对档案工作人员进行培训
信息：已经签订责任书的信息，归档人员的基本信息。作用：通过责任书的有关信息，可以督促相关单位及时开展归档工作人员的专业知识培训，保证档案资料收集的质量，归档人员的基本信息，则是明确责任范围以及培训人员，为专业知识培训课程的安排提供依据。导入方式：将签订的责任书进行信息汇总并转到相关城市建设电子档案管理馆，通过在线培训系统导入归档人员和档案管理人员的基本信息。
（三）城市建设工程项目验收
信息：城市建设工程档案的电子目录。作用：通过电子目录，可以提高档案查阅的效率，对档案归档的质量具有重要影响作用，电子目录质量合格后才能进行电子档案验收，可以有效降低成本。导入方式：通过网络实现电子报送，在电子档案中导出城市建设电子归档内容。
（四）城市建设电子档案验收
信息：城市建设工程项目验收合格信息。作用:表明城市建设电子归档工作完成，及时报送城市建设工程电子档案。导入方式：从工程管理档案管理系统中导入。
三、城建电子归档存在的问题
（一）管理模式落后
现阶段，城市建设电子归档管理模式依然采用的是传统管理模式，这种管理模式已经无法适应电子归档管理的需求，缺乏完整、适用的电子归档管理模式，城市建设的电子档案未能得到有效的开发和利用。
（二）意识比较薄弱
电子归档应用于城市建设档案管理的时间比较晚，归档人员习惯运用传统的归档方法，没有对电子归档形成正确的认识，没有认识到电子归档的重要性，归档人员的专业技术水平比较弱，无法正确进行电子归档工作，工作效率无法得到提高。城市建设电子档案管理处缺乏电子归档专业型技术人才，无法及时发现电子档案存在的问题，不利于电子归档工作的顺利展开。
（三）缺乏完善的制度规范
目前，城市建设电子归档工作缺乏严格的制度规范，无法准确对工作水平进行综合评价，无法为电子归档提供保障。或者未将相应的制度、标准落实到城市建设电子归档工作中，电子归档在城市建设归档工作中的重要作用未能充分发挥出来。
四、加强城建电子归档管理的有效措施
（一）创新管理模式
结合先进技术手段及时创新电子归档管理模式，创建完整、适用的档案管理模式，最大限度发挥出电子归档在城市建设档案归档中的重要作用。
（二）增强电子归档意识
在城市建设归档工作中采用电子归档的方式，应该使归档工作人员充分认识到电子归档的重要性，通过相关专业知识培训，进一步提高归档工作人员应用电子归档的操作能力和专业技术知识，在城市建设归档工作中积极采用电子归档的方式。对电子归档系统进行维护，及时解决电子归档中存在的问题，提高电子归档的重要作用，为城市建设提供准确的参考依据，保证城市建设归档工作顺利开展。
（三）完善相关制度规范
目前，我国已经针对城市建设档案管理出台了一些标准和制度规范，如《建设电子文件和电子档案管理规范》，这就要求我们在进行城市建设归档工作的时候，必须严格执行行业标准，按照标准进行工作，为电子归档工作质量提供充分的保障。综上所述，关键节点信息控制和信息导入的准确性对电子归档的质量具有重要的影响作用，城市建设电子归档中必须充分掌握关键节点，注重关键节点所需信息的导入，保证电子归档的准确性，为城市建设提供准确的参考，有效避免电子归档出现信息盲点，保证电子归档信息的全面性和准确性，对城市建设电子归档进行有效管理。
参考文献：
[1]杨艳新.浅谈对电子文件归档的几点认会计类期刊识[J社区医学论文].城市建设理论研究（电子版），2012(26).
[2]许文辉.谈建设电子文件归档的几个难题[J].浙江档案,2009,(5):48-49.
[3]汪文强.城建工程归档中施工现场电子化资料的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2012(30).
作者：李越仲 单位：山东省烟台市城市基本建设档案馆
