一、贵州烟草商业地(市)级烟草公司内部控制现状
(一)内部环境缺乏公司在内部治理方面存在缺陷,设置的职能部门权责划分不清晰,业务流程不顺畅,部门协作不统一。内部信息交流存在梗阻,公司领导层只重视生产经营的各项指标,轻内控制度。没有形成积极向上的企业文化氛围,过于注重人际关系。(二)缺乏有效的风险防范系统公司制定的体系文件缺乏风险管理机制及组织架构,对潜在的两烟生产经营过程中存在的风险缺乏整体的认识和系统性的归类,缺乏对风险评估方式、方法、程序的系统理解,(三)企业内部信息沟通不顺畅公司内部各部门之间的信息沟通,透明度与开放度不够。各职能部门缺乏相互协调和统一的规划,导致部门或上下级之间的信息割据。(四)内部审计独立性不够审计科名义是由上级公司派驻,但内审职能还停留在传统的财务合规性稽核上,内审部门没有监控所需的权力,审计职能缺乏独立性,未建立有效的责任追究机制,内审人员配备不足,使公司的内部审计发挥作用较小。(五)企业内部控制建设滞后目前,贵州烟草各地(市)公司在内部控制建设上没有真正开展实施,缺乏内控风险预警机制及突发事件应急处理机制,缺乏风险管理及内部控制的专业人才。
二、建立烟草企业内部控制
烟草企业是特殊垄断行业,政企合一,一套人马,两块牌子,既是烟草行政管理部门,又是烟草经营实体。由于烟草制品的生产和销售是按照国家计划执行,因此烟草行业仍然按照计划经济的行政管理模式在经营烟草企业,内部控制的建设应该在烟草专卖法下进行设计和运行。合理保证企业在烟草专卖法下合法经营、国有资产的保值增值、财务报表数据的真实和完整、完成国家下达的考核指标、促进烟草行业的可持续增长。
(一)建立治理机构
在现有科室职能部门的基础上,根据各部门不同功能进行分工。公司成立内部控制领导小组,由公司党组书记(局长、经理)任领导小组组长,分管财务领导任副组长。内控领导小组下设内控办公室,常设机构设在财务管理科,办公室主任由分管财务管理领导担任,副主任由财务管理科长担任,成员包括各个职能科室通过内控审计培训的15名左右专职内控测评员。内控办公室办理内控日常工作,定期向公司审计委员会报告内控执行情况。内控领导小级下设审计委员会,常设机构设在审计科(省公司派驻),办公室主任由分管审计领导担任,副主任由审计科长担任。公司内部各职能部门(或专业部门、县局(分公司))及其全体员工在建立与实施内部控制过程中承担相应职责。需要说明的是,由于地(市)级公司的职能部门在内控设计中已分工明确又能互相协作,县级分公司从管理控制角度上作为收入中心,不要求设置内控职能部门,应将具有共性的基层职能部门(股室)合并成立综合服务办公室,有利于内控制度的执行和方便协作,提高执行效率,同时降低企业管理成本。
(二)公司内部控制框架设计
1、首先为建立和实施内部控制打好基础,建好内部环境
(1)建立规范的公司治理结构,明确公司管理层(包括党组会议和各类领导小组(委员会))和各职能部门在决策、执行、监督等方面的职责权限,形成有效的职责分工和制衡机制。(2)公司机关各部门机构设置及权责分配,结合省级公司要求和内部控制要求设置内部机构,明确职责权限,将权利与责任落实到各责任单位,目的是有利于提升管理交通,保证信息通畅流动。(3)内部审计机制,公司应加强审计科的审计工作,保证审计科的人员配置和审计工作的独立性。(4)人力资源政策,人事劳资科应该建立完善的选人用人机制和员工奖励机制,规范和完善公司内部员工选拔的工作流程,做到标准公开、范围公开、程序公开,将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。(5)企业文化,培养积极向上的价值观和社会责任感,形成以“国家利益至上,消费者利益至上”价值观。
2、风险评估要素
及时识别、科学分析两烟生产经营活动中与实现控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略,是实施公司内部控制的重要环节。(1)一定时期内,比如十三五规划,制定与两烟购进、销售目标,的各个环节存在的风险,(2)组织企业管理法规科、安全监督管理科等职能科室识别公司各类风险,对于内部,识别公司局长(经理)职业操守、员工专业胜任能力等人力资源因素;两烟经营各环节的业务流程管理因素;企业研发项目、QC项目创新因素;现金存储的财务因素;两烟经营场安全、物流配送、专职驾驶安全,两烟生产员工健康,烤烟生产用肥料配方、用农药残留量、烤烟轮作等安全因素。外部,关注国家控烟相关法律法规的出台对烟草的不利因素,国外跨国公司对中国烟草市场觊觎。(3)风险分析。针对两烟生产经营过程中各种潜在风险因素后,应当采用定性和定量相结合的方法,按照风险发生的可能性及其影响程度等,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点的优先控制的风险。(4)风险应对。分析企业的相关风险发生的可能性和影响程度后,如物流配送过程车辆发生的交流事故的风险,应购买风险,专卖管理人员执法过程中的风险,购买人身伤害保险,烤烟生产过程因天灾引起的风险,可与烟农、保险公司签订三方协议等等风险应对策略,结合管理层和具体分管领导的选择,采取适当的控制措施,并在实施过程中根据实际及时调整。
3、控制活动
根据风险应对策略,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。(1)不相容职务分离控制。梳理公司经营管理的各个业务环节,确定不相容的职位和职务,规定各职能部门和岗位的职责权限,做到不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。如公司每年的投资项目和非投资项目采购过程中的授权审批与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与资产保管,业务经办与稽核检查等。(2)授权审批控制。制定和完善公司内部的各种授权审批制度,建立除日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权,还应明确在特殊情况、特定条件下对办理例外的非常规性交易事项的权力、条件和责任的应急性授权。对“三重一大”问题,应由公司党组或领导小组(委员会)集体决策或者联签。(3)会计系统控制。在公司本部设置会计机构,配备齐全相应的会计从业人员,建立会计工作岗位责任制,对会计人员进行科学合理的分工,使之互相监督和制约;按照《会计法》和烟草行业统一的会计制度要求制定公司会计业务处理流程。同时,在县级分公司和专业部门,配备必要的会计人员,保证各分支机构的会计业务正常运行。(4)财产保护控制。指定实物资产管理部门或成立专门的国有资产管理办公室,负责财产记录和实物保管的管理,可使用信息化软件提高实物资产管理效率;每年采取定期与不定期相结合进行资产盘点和对账。对物资仓库、建设工地或现金银行等特殊资产,非相关人员不得进入该场所。(5)预算控制。公司设立预算管理委员会,确定公司战略目标并为实现战略目标配置所需的资源;确定公司年度预算管理目标与原则,评价、考核本级和各预算单位(部门)年度预算执行情况;向公司职工代表大会报告年度预算执行情况。分管领导对归口部门初审上报的年度预算及其调整草案进行审核。(6)运营分析控制。各职能科室和各县级分公司和物流中心、营销中心、烟叶生产经营部针对各自的业务,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方面,定期开展运营情况分析,发现存在的问题,及时查明原因并加以改进。(7)绩效考评控制。绩效考评作用在于调动公司员工的工作积极性,提高两烟经营,促公司战略发展目标的实现。可以在贵州烟草商业行业审计体系上,重新设立评价指标和评价标准,改进评价方法,引入PKI指数,对各县级公司及专业部门采用成本中心的考核方式来进行。每月部门领导对员工进行考核打分,对部门领导对员工的评价打分进行考核。制定奖惩措施,将绩效考核结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗和辞退等的依据。
4、信息与沟通
完善信息与沟通制度,及时收集、整理与内部控制相关的两烟生产的内外部信息,在公司本部、各职能部门和县级分公司及专业部门、各个生产经营环节之间,以及与政府职能部门和同行业单位以及烟农、卷烟零售户之间,进行沟通和反馈。运用信息技术加强内部控制,减少或消除人为操纵因素,保证信息系统安全稳定运行。特别提到的是,信息沟通过程中,反舞弊机制的建立是公司重点控制的的领域之一,建立举报投诉制度和举报人保护制度,设置举报专线,明确举报投诉处理程序,办理时限和办结要求,并将举报相关制度文件下发到生产一线全体员工。
5、内部监督制定
内部控制监督制度,明确审计科在内部监督中的职责权限,规范内部监督的程序方法和要求。审计科在日常监督和专项监督过程中,应当形成书面报告,并在报告中揭示存在的内部控制缺陷。内部监督形成的报告应当有通畅的报告渠道,确保发现的重要问题能及时送达至分管领导及公司党组。同时应当建立内部控制缺陷纠正、改进机制,充分发挥内部监督效力。公司内部控制办公室在日常监督和专项监督有基础上每季度对内部控制的有效性进行自我评价,出具自我评价报告。
三、结束语
由于烟草行业的特殊性,内部控制的实施与公司政企合一的管理体系有冲突,但内控在国有企业以及烟草行业的推行是国有企业改革的必然。企业内控的建设是一个动态的管理过程,企业实施内控制度后,可在2-3年的时间内,经过穿行测试和压力测试以及运行中发现和识别新的风险,并通过改进来完善公司内部控制。通过在烟草基层企业实施完善内部控制,夯实烟草行业基础企业的经济研究期刊号管理,提高整个烟草企业经营管理水平和防范内控风险的能力．以确保烟草行业总体竞争实力持续增强,促进烟草企业持续健康平稳的发展。
作者：杨忠 单位：贵州省烟草公司黔东南州公司
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