摘要：总账管理系统是基于会计核算的会计管理信息系统的核心子系统，在实际教学中，对初次接触会计核算软件的学生而言，在操作流程的每一个小环节都有可能出现问题。以广东海洋大学寸金学院为背景，以用友ERPU8.72为平台，以电算化会计学课程教学为依托，针对教学中学生实际操作时常出现的一些问题及其解决方法进行详细解析，以帮助学生更好的掌握会计核算软件操作。
关键词：用友ERPU8.72；总账系统；教学；操作问题；解析
中图分类号：G424 文献标志码：A 文章编号：1006-8228(2016)02-96-03
0引言
电算化会计学课程是我院会计系会计信息化课程体系中的主干课程之一，开设于第三学期，4学分，64学时，全部安排在实验楼教学。该课程旨在让学生掌握基于会计核算的会计管理信息系统的相关知识，培养学生实务操作能力，以及帮助学生顺利通过会计从业资格考试的会计电算化科目。实际教学中，选择用友ERPU8.72财务软件作为电算化会计学课程的教学平台，教学内容是基于最新的广东省会计从业考试大纲而设计的，参考教材选用王新玲主编清华大学出版社出版的《会计信息系统实验教程》以及《会计电算化》会计从业考试辅导教材。总账管理系统是基于会计核算的会计管理信息系统的核心子系统，是以凭证为原始数据，通过对凭证的填制和处理，完成记账、转账、银行对账、账薄管理、结账等工作[1-2]。其业务流程包含系统初始化、日常处理和期末处理。具体业务流程如图1所示。对于初次接触会计核算软件的学生来讲，在操作流程的每一个小环节都会出现问题，下面将对每个易出错的环节进行详细描述。
1进入总账管理系统
打开企业平台登录对话框，以账套主管的身份，月初第一天的时间登录企业平台，执行“业务工作”|“财务会计”“|总账”，若出现提示信息对话框“请将系统的日期分隔符设置为‘—’，再重新进入总账系统”，单击“确定”按钮，开启系统控制面板窗口，双击“区域和语言”图标，进入“区域和语言”窗口，单击“短日期”下拉列表框，选择下拉列表中的“yyyy-MM-dd”选项，单击“确定”按钮返回。
2设置控制参数
设置系统参数是对总账管理系统的一些选项进行设置，是为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制[1]。在总账管理系统中，执行“设置”“|选项”命令，打开“选项”对话框，若无法选择相关设置，应单击“编辑”按钮，进入选项编辑状态。
3设计基础数据
⑴定义外币及汇率汇率管理是专门为外币核算服务的，若会计主体存在外币业务，就需要进行外币及汇率的设置。进行外币及汇率设置，需要在企业应用平台“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“|财务”“|外币设置”命令，打开“外币设置”对话框。若无法找到“外币设置”按钮，则表示在创建账套之处，没有选中“有无外币核算”复选框，此种情况无法修改，只能重新创建账套。若在输入外币记账汇率时，出现无法保存的情况，即输入汇率信息后关闭窗口，再次打开无汇率信息，则需要注意在输入记账汇率后，将鼠标移至别处，单击，确保信息录入。⑵会计科目设置用友软件提供了符合国家会计制度规定的一级科目，在此需要根据会计主体的自身特点进行相应科目、明细科目的增加，以及部分科目辅助核算属性的设置，还可以指定出纳专管科目。在企业平台“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“|财务”“|会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，增加、修改、删除科目等操作，需要仔细认真，一旦操作有误会对后面的操作造成影响。指定会计科目需要在“会计科目”窗口，执行“编辑”“|指定科目”命令，此处若遗忘操作，会导致出纳在日常管理中无法找到可签字的凭证。⑶设置凭证类别用友软件提供了五种可选择的凭证类别，可根据实验需求进行选择。在企业平台“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“|财务”“|凭证类别”命令，打开“凭证类别”窗口，在选择凭证“限制类型”时，需细心，若操作失误则会导致日常操作时无法保存凭证。在录入“限制科目”时，若出现错误提示“科目编码有误”，则表示科目之间的分隔符没有使用英文逗号。⑷设置项目目录设置项目目录包含：定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类和定义项目目录四个步骤，在企业平台“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“|财务”|“项目目录”命令，进入“项目档案”窗口，可增加相关项目大类，在后续的一系列操作中，应确保是在新增的项目大类下进行的操作，否则一切设置都是无用的。同时还应注意，由于系统默认是在“现金流量项目”大类下，所以一旦误操作，要先还原，再修改，以确保“现金流量项目”没有被修改，以免影响日常操作中凭证的相关设置。
4输入期初余额
在开始使用总账管理系统时，需要对会计主体之前的账目进行整理，将期初余额录入计算机中。期初余额的录入包含两大部分，分别是：总账期初余额的录入和辅助账期初余额的录入。在总账管理系统中，执行“设置”“|期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。期初余额表有三种底色。白色底色表示末级科目的累计发生额和期初余额，需要手动填写；灰色底色表示上级科目的累计发生额和期初余额，系统自动填充；浅黄色底色为辅助核算科目，其累计发生额和期初余额需双击进入辅助账窗口进行填写。输入完成所有科目的余额后，单击“试算”按钮，打开“期初余额试算平衡表”对话框，若期初余额不平衡，则可以通过单击“对账”按钮，进行错误排查。
5日常业务处理
总账管理系统的日常业务处理包括：凭证管理、出纳管理和账簿管理[3-5]。在实际教学过程中，有三处地方问题较集中。⑴凭证填写在总账管理系统中执行“凭证”“|填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，增加一张空白凭证，填写相关信息，若存在现金流向科目，需要在“制单”下拉按钮中选择“现金流量”进行选择操作。若单击“现金流量”按钮，提示“无现金流量科目不能录入”，表示没有指定相关会计科目，需要以账套主管登录，进入“基础设置”“|基础档案”“|财务”“|会计科目”，执行“编辑”“|指定科目”操作。⑵出纳签字出纳签字并非审核凭证前的必要操作步骤，但如果在设置总账参数时，选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框，则必须要执行出纳签字步骤。以出纳的身份进行企业平台，进入总账管理系统，执行“凭证”“|出纳签字”命令，若提示“无此操作权限”，则表示出纳的相关权限设置有问题，需要退出企业平台，有admin进入系统管理，执行“权限”“|权限”操作，选择相关账套，重新设置出纳的功能权限。若顺利进入“出纳签字”的凭证列表窗口，却找不到需要签字的凭证，则表示没有指定相关会计科目，需要以账套主管登录，进入“基础设置”“|基础档案”“|财务”“|会计科目”，执行“编辑”“|指定科目”操作。⑶支票登记簿用友总账管理系统，参照手工操作，提供了“支票登记簿”功能，为出纳登记领用支票的情况。支票登记簿的相关信息，是在填制凭证操作时进行填写的。在总账管理系统中，执行“出纳”“|支票登记簿”命令，选择“银行科目”进人“支票登记”窗口。若打开后没有看到已经保存的支票信息，则表示有两处可能操作失误的地方，一是在设置总账参数时，凭证选项页，是否选中“支票控制”复选框；二是，在企业应用平台“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“|收付结算”命令，进入“结算方式”窗口，是否选中“票据管理”复选框。若相关支票信息都在，但没有显示已经结算，则可以在应结算而未结算支票信息中手动填写结算日期。
6期末处理
总账管理系统的期末处理包括：银行对账、自动转账、对账、月末处理等功能。此环节在教学过程中，较多问题集中在银行对账和转账操作中。以出纳的身份登录企业平台，进入总账管理系统中，执行“出纳”“|银行对账”“|银行对账”命令，选择相应银行科目，进入“银行对账”窗口，若“单位日记账”没有内容显示，则表示日常操作中没有进行记账操作。若“银行对账单”没有内容显示，则表示没有录入银行对账单数据。自动转账操作需要以总账会计的身份进入企业平台进行操作。在总账管理系统中，执行“期末”“|转账定义”“|自定义转账”命令，进入“自定义转账设置”窗口，增加相关信息，录入自定义公式，需要注意公式的所有内容均需要在英文状态下录入。执行“期末”|“转账生成”命令，生成结转凭证时，若发现金额有问题，则取消结账操作、取消记账操作，以账套主管身份重新注册企业平台，查找错误，出错的地方较多可能在凭证的填制处。
7结束语
在用友ERPU8.72总账管理系统的教学过程中，本文所述环节是学生操作时出现问题较集中的地方。实际教学过程中仍有很多小问题甚至是意想不到的问题出现，较多是源于学生不够细心，操作马虎大意。撰写此文，一是对用友总账管理系统教学进行总结，把问题集中起来，方便初学者进行自检；二是使读者能够通过阅读本文，认识到操作财务软件需要细心，更要做到仔细认真。
参考文献(References)：
[1]王新玲,汪刚.会计信息系统实验教程（第二版）[M].清华大学出版社,2014.
[2]会计从业资格考试辅导教材编写组编.初级会计电算化[M].中国财政经济出版社,2014.
[3]王春梅.通用财务软件总账系统设置体系解析[J].会计信息化,2014.1:89-90
[4档案管理论文]秦杰.用友软件教学中出现的问题及对策[J].财会月刊,2014.12:92-93
[5]柏菊,吕魁,姚兴山.基于业务流程的用友ERP—U8.72采购管理模块实践教学常见问题[J].财会月刊,2015.12:113-117
作者：赵男男 单昭祥 单位：广东海洋大学寸金学院
