一、办公自动化系统模块设计
系统建设共分两期，目前第一期建设主要解决局（馆）内部基本办公服务，主要包括：文件管理、行政管理、个人办公、党务工作、公共管理等5个一级模块和31个二级模块。1.文件管理。文件管理功能主要包括公文办理、文件检索、信息报送和内部交流四个二级功能模块。（1）公文办理。建设公文办理模块，实现单位对外的公文收发，内部的文件传阅、收文办理、文件签发等各种公文办理流程，同时在流转过程中，可以与邮件系统和短信系统相结合，在发送公文后实时以短信、邮件的形式告知收文人或者审核人，还可通过邮件系统将公文发送状态反馈给发送人。（2）文件检索。实现对整个系统文件的全文查询、关联检索、互动评价、分类统计等功能。实现对文件的不同维度的查找，并且在统一视图中，展现文件的关联关系，为全面呈现文件信息提供途径。（3）信息报送。信息报送模块主要实现各科室将信息向办公室信息管理人员的报送服务，支持多部门、多级信息的报送管理。还可实现报送信息的留存以及统计汇总功能。（4）内部交流。实现内部的交流互动，支持各科将意见、请示向局领导的报送，局领导可进行审阅、批示及反馈。支持各科室向其他科室发送工作计划或方案，并由其他各科室提供反馈意见或材料（材料支持文字、图片、视频等格式）。2.行政管理。主要包括会议管理、加班管理、用餐管理、值班管理、考勤管理、用章管理、资金申请、车辆管理、办公用品管理、固定资产管理、通知通告、图片新闻等行政管理功能。通过网络化和电子化管理，将原有复杂繁琐的行政管理流程简化，申请人通过自动化系统将申请表单直接流转到下一个责任人，相关责任人根据实际情况进行审批，待整个流程结束后反馈至申请人，申请人可实时掌握审批流程和进度，进行相应的催办。另外，系统具备各个功能模块的统计功能，可以按照部门或者时间分类自动生成各种统计表单，避免原有纸质统计表格的繁琐和可能的错误。办公用品和固定资产管理可以根据办公用品和固定资产的全部生命周期进行管理，支持实时查询。通知通告和图片新闻栏目在系统首页醒目位置，通知通告以文档发布的形式方便快捷地发布和维护相关文档，及时显示在首页便于用户查询。3.个人办公。主要功能包括日程管理、待办提醒、短信办公、工作通讯录等模块。日程管理主要是为每一个工作人员提供日程安排、日志记录、日程提醒的电子化管理。个人日程提供检索功能，同时提供日志功能、月汇总功能，便于个人总结。待办提醒主要是为每一个工作人员提供代办任务、未读邮件、日程安排等的提醒。提醒可以采用短信提醒、系统首页提示等的方式。短信办公是建设基于移动终端的短信办公，包括短信收发、短信文件批复、通知公告、待办文件提醒、日程提醒功能。工作通讯录记录全局工作通讯录，将相关的部门、人员的联系方式统一管理和展现，提供全区公共的通讯录，以便工作人员查询使用。4.党务工作。主要功能包括公开公示、规章制度、理论学习和支部活动等模块。通过文件发布式模块，发布适宜内部公开的党务公开文件、公示、规章制度、理论学习文件、支部交流活动等。5.公共管理。通过文件发布式模块发布档案政策法规、相关管理制度，建立局（馆）内部交流互动的平台，发布档案工作期刊及其他内部刊物，支持局（馆）内部文档、视频、图片等多种格式相关资料的下载，使工作人员可以便捷地下载使用。发布档案知识及法律法规等内容发布工会的相关政策、组织活动等内容，使工作人员可以便捷地检索查阅。
二、办公自动化系统应用及实践
1.典型模块———公文收文管理。本模块用于上级机关、相关部门和下级单位主送或抄送本单位的来文、来函、来电及各种重要资料等进行登记、呈批、办理、归档，提供查询和对收文全过程的有效控制和跟踪。在设计过程中采用工作流的方法，对不同角色的用户进行权限及路径设置，保证文件信息的正常流转。2.门户设计。首页门户本着美观、简单、实用的原则进行设计，在主页设计方面贴近档案工作，添加了不少档案密集架、大楼等元素，力求美观舒适。将用户需要的应用内容展现到门户系统，实现信息的统一界面展现。主要包括信息展示、待办任务、待阅邮件以及其他共享信息等功能。3.系统上线测试及使用效果。系统于2013年初正式上线启用，经过两次内部培训，在试用期中发现了一些工作流程和表单的设计问题，及时进行了修正。每个用户均有独立用户名和密码，密码需定期修改，登录地点仅限于办公场所，保证了文件的安全性。用户根据角色进行权限配置，用户信息及相关信息可以提前设置。通过一年的使用，该系统现已经正式使用，无纸化办公的好处得以充分体现，局（馆）办公效率大大提高，纸张等成本得到有效控制，单位使用人员的信息化水平均有所提升,电子文件加强管理效果显著。
三、未来展望
基于云平台的办公自动化系统的建立不仅仅有利于提升政府办公的信息化水平，对于未来实现文档一体化、探索电子文件管理进行了有益的尝试和必要的准备。首先，统一机房部署、统一运维管理、统一软件基础服务以及统一软件后台管理，为电子文档统一管理提供了必要前提，各单位通过政务网接口接入，各单位通过统一的后台软件建立办公自动化系统，实现电子文件的流转。通过后续开发，成熟的文档一体化软件可以使档案工作及时介入文件形成之始。电子文件从形成、办理至归档的全部生命周期的过程管理之中，有效解决了长期以来电子公文形成与电子档案归档时数据脱节，无法有效、有序、完整记录党政机关日常行政事务这一工作中的难题，从而实现电子文件的数据一体化、管理过程一体化，相信此次基于云平台的办公自动化系统的设计和实践将为未来实现网络电子文件归档打下良好的基础。
作者：尹哲 单位：北京市海淀区档案局
