摘要：档案管理工作是高校保障其他工作有序进行的的重要基础，新形势下，电子档案的智能化、现代化越来越明显，可以说，信息的环境直接对电子档案管理的作用提供了技术支持，通过对传统档案与电子档案的分析，为如何建立现代化电子档案提供支持。
关键词：电子档案；传统档案；共同点；区别；控制
1电子档案与传统档案存在的共性
1.1传统档案是电子档案的形成基础
如何将信息资源更好的发展为电子资源，是现在电子档案建设的重点，此转化的建设，必须要有传统档案的基础。档案的信息资源无法自动生成网络，有大部分的档案还必须要求进一步整理，然后才能陆续的转发为电子档案才有使用的权利。即便如此，应当努力做好传统档案的收藏，为其建立相应的数据空间。
1.2电子档案的建立，不断的扩大了传统档案的信息
由于电子档案的信息存储量很大，所以，相对来说搜集各种资料就会比较容易，方便使用。另外，能到达到资源的共享，相互帮助的效果。与此同时，电子档案具有高效快捷的优点，在需要一些资料时，能够很快的获取，这也是必须要求与传统档案管相结合的。
1.3档案管理的原理是通用的
电子档案管理必须依托传统档案的建设，利用一些科技的方式方法进行整合，同时在服务方式和质量上也有了很大的提升，也是档案管理现代化的体现。
2电子档案与传统档案的差异
2.1归档时限不同
电子档案可在文件办理结案后即时归档。将档案交由电子档案生成部门传输给档案管理部门进行归类和存储，可以避免档案的漏归，确保档案的完整性。它有方便快捷的好处，但是要避免病毒的侵袭。2.2归档方式和内容的保护措施不同电子档案具有可重复的的特殊性，在对其作出任何修改时不会留下痕迹。其优点就是档案的在最开始进行录入和分类时不怕出错，如果发现错误，可以及时修改。但其缺点是，不能保证档案的真实性，在其鉴别时需要一个相当漫长的过程。而传统的档案管理则可以避免这一缺陷，随时记录，更能保证内容的真实性。
2.3查询利用方式不同
电子档案的查询只需要在录入时，生成一个固定的编码和解码就能够使用，它的好处就是在实现录用后与原来的载体不存在任何关系，可以在条件允许情况下，复制在其他地方，方便取档。而传统的档案管理需要从原始位置查询，费时费力，也会影响其他工作的进行。而电子档案则可以快速阅读，只要条件允许，经过身份的验证，就可以随时阅读档案信息了。
2.4对相应的工作人员提出不同的要求
事实上，电子档案管理更要求专业化些，它对管理人员有较高的素质要求。档案管理工作人员不仅要灵活、熟练地掌握计算机操作技能，还要掌握电子档案的生成以及录入工作的知识。对与之相关的软件也要能熟练的应用，能利用图像处理相关的软件。
3信息化背景下电子档案的建立
3.1必须对档案信息体系不断加强建设
3.1.1优化传统档案
针对传统纸质档案，工作人员应根据不同的需求，建立一个持续有效的档案信息资源体系，可以将文件分类归档，即符合学校的一些特殊要求，又能体现信息化环境下档案管理的优点。
3.1.2转化和新增电子档案
电子档案的优点有很多，譬如说体积小，成本较低、检索速度快。档案管理在重点的区域，应该根据实际情况，购买一些价值高，并且能够获得使用权的电子转化软件，并且也需要有专门人员进行区分归类，加大对电子档案管理的推动力度，增加一定的信息资源量，更快的推进现代化、多样化的档案管理服务。
3.2实行现代化、多样化的档案管理和服务
3.2.1实行联网和网上信息处理
档案管理要抓住通过档案信息服务网络和档案信息资源的数字化处理，初步实现省内档案查询以及档案之间的地区资源共享，最终实现联网处理，能够异地查询。
3.2.2建立关键词、姓名等二次档案数据库
档案管理的一些文献资源，是经过多年积累形成的，所以只有对其进行一定的处理，形成数据库，通过数据的方式直接在网上查询，这样也才能够在以后的工作中得到充分的利用。由此可见，档案管理的信息化，必须要通过建立关键词等二次文献数据库建成，这样使用者在查阅时才能更方便的了解情况，达到充分利用资源的效果。
3.2.3坚持计算机式的工作方法
为方便使用者使用，并且提供广泛、准确的优质服务，档案管理部门应该对各个流程的日常业务全部实施计算机化，例如，利用信息网络实施联合、集中、统一的编目，可以提高其准确性和及时性，可以一次性形成文字，共享成果。在计算机网络下进行查询时，只需要十几秒，就能阅读整篇的档案文档，必要时还可以打印出来，方便快捷，节省查阅的时间。
4结语
信息技术的不断发展，为档案的管理与利用工作提供了可行的技术和方法，电子档案管理将逐步取代传统档案管理。因此，必须对电子档案与传统档案的区别和共同点进行研究，不断的加强对电子档案的完善工作。在现实中，应积极探索管理、利用的途径和方式，不断创造条件增加现代化的先进设备，更好地提供高效、快捷地服务，符合现代化进程的发展。
参考文献
[1]陈忠海,孟祥喜.1997-2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯,2008(05).
[2]张锐.档案信息化理论体系建设的理性思考[J].档案学研究,2008(02).
作者：毕大鹏 单位：南阳医学高等专科学校
