一、档案数据信息化管理的优势及面临的问题
1.提高档案信息资源的检索速度和检索准确性
在传统的档案管理模式中，档案信息资源检索均需管理工作人员以手动方式在数量庞大的案卷目录中进行查找。该种检索方式需要耗费较大的人力物力，且工作时间长，工作效率低，且检索准确性也低。对档案信息实施数据化管理和信息化管理之后，应用现代化信息技术实施档案资料检索，大大加快了检索的速度，同时提高检索的准确性，减低工作差错的发生率。
2.提高档案资源利用的便捷性
信息、互联网技术在档案管理中的应用促进档案数据信息化管理体系得到不断完善，档案管理内容得到不断丰富，管理理念及模式也在不断更新。传统档案管理所应用的模式均较为麻烦和复杂，对工作效率和工作质量的提高存在严重阻碍作用，同时也严重制约了档案数据信息利用功能的发挥[2]。对档案进行数据化、信息化管理之后，档案资源的使用者可直接通过互联网，利用电子通信和计算机技术来实现对档案资料进行检索、查阅、远程传输，促进档案资料得到更加全面、快速地使用。
3.增加档案管理的安全风险
对档案资料实施数据信息化管理存在诸多优点的同时也存在一定的缺陷。在管理过程中面临的最大挑战为档案数据信息的安全问题。在网络环境中，技术问题、人为因素均会对档案资料的安全存在一定威胁。同时，档案管理对管理工作人员提出更高的要求。因此，加强安全保护措施和管理人才队伍建设成为档案数据管理与信息分析管理中急需解决的首要问题。
二、提高档案数据信息化管理水平的建议
1.健全并不断完善安全管理制度
档案数据所具有的服务性使得档案管理需尽可能对档案数据信息进行开发，便于档案数据及信息的利用价值得到充分发挥，进而实现档案数据信息资源得到有效共享。对档案数据进行信息化管理，可促进档案信息的利用功能得到更加充分的发挥。但是数据信息在共享的过程中难免会面对更多的安全问题。因此，为了保证档案数据信息的安全性，须健全并断完善安全管理制度。在对档案数据进行信息化管理的过程中，需建立起一套完整、严格的安全保证措施，在档案数据管理的各个环节中解决信息失真相关隐患。在电子文件的制作过程中，必须保证权责分明。进行电子档案制作的相关工作人员需对其工作保持高度责任心，对其所制作的电子档案负全责，保证电子档案的调阅为只读形式，避免他人在对档案信息进行阅览的过程中恶意或者误操作将信息进行修改或者删除。由上级研究之后觉得对相关档案数据信息进行补充或者修改时，需严格执行审批手续、收集等工作环节，并将修改过程中的相关变更进行详细记录，登记入案。收集积累起来的相关电子文件均需要进行全面备份，保证档案数据信息的完整性和安全性[3]。此外，在对档案数据实施信息化管理的过程中，还需加强硬件管理。硬件管理体现为加强对计算机设备、电子文件的相关保管设施和环境进行科学管理，促进档案数据管理的硬件设施及管理环境得到不断完善。完善并不断强化安全防盗措施，积极实施安全维护工作，及时对数据库硬件设施、计算机服务器进行升级，同时将管理环境的温湿度控制在合理范围内，避免存储介质发生磁化。通过这样的方式保证档案数据在保存和传输过程中具有良好的稳定性和安全性。
2.建立并不断完善相关法律法规
为了促进档案数据信息化管理水平得到不断提升，促进档案数据利用价值得到充分体现，政府必积极出台相关政策和行政法规，通过具有强制性的政策级法规促进档案数据信息化管理能够不断朝规范化方向发展，进而实现档案数据管理与信息分析管理的可持续发展。现阶段，档案数据管理和信息分析管理均是通过计算机技术、互联网可进行的。档案数据资源的共享也是借助互联网得以实现。因此，在档案数据管理及信息分析管理过程中必须具有先进的信息技术手段和现代化管理措施及模式来实现对档案数据信息资源进行有效管理。而在这个管理过程中，强有力的管理规范和管理制度是档案数据信息资源安全管理得到实现的重要保障。因此，在档案数据管理与信息分析管理过程中，必须要拥有一套完整、有效的法律法规，通过法律手段来保证档案数据信息资源能够得到合理利用，并促进其利用价值得到有效提升。目前，在公文、档案管理中涉及的相关法律、法规的建设上已经取得阶段性的成绩。我国已经制定出《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《全国档案信息化建设实施纲要》等法律法规，为档案数据信息化管理提高有效保障。但是就整体而言，在档案数学信息化管理过程中的相关法律法规还不够健全和完善，因此，还需不断加强进行法律法规建设，并加大监督管理力度，保障相关法律法规均得到有效执行，进而保证档案数据管理及信息分析管理的安全性。
3.完善自身安全体系
在档案数据管理及信息分析管理工作开展过程中，除了需要依靠相关法律法规进行保护之外，档案数据信息化自身也需不断对自身的安全体系进行完善[4]。在管理过程中，管理人员需加强对管理体系实施安全管理，定期实施安全维护工作。在档案数据信息共享过程中，信息使用者在对信息资源进行查阅时，需对其进行身份认证和身份识别，重要的档案数据信息需严格进行加密处理，并加强对其进行安全审计，信息的使用需进行权限设置。此外，管理工作人员需定期实施病毒扫描、漏洞修复、系统升级等相关工作，提高信息资源在储存、传输过程中的稳定性和安全性，进而促进档案数据信息化管理系统能够实现高效运行。在管理过程中需科学使用信息加密手段，即通过多种程序设置来保证信息及网站能够安全使用。在档案数据管理及信息分析管理过程中应用信息加密手段不仅可以保证使用者信息的安全，同时也可更好的保证信息资源的安全。
4.加强档案管理队伍建设
在档案数据管理与信息分析管理中，其核心工作内容体现为对数据信息资源进行充分开发，使其利用价值得到充分体现。由此可见档案数据管理与信息分析管理是一门极具专业性的工作。因此，在管理工作中，管理人员首先需具备扎实的档案管理理论知识，专业技能和丰富的工作经验，在工作过程中能够充分运用先进理念、现代化技术和手段实施档案数据管理和信息分析管理。其次，管理工作人员还需全面了解和掌握档案数据管理和信息分析管理的相关标准、制度和法律法规，并在实际工作过程中能够自觉严格执行相关法律法规和制度。再次，管理工作人员还行具备高度工作责任感和良好的职业道德，在实际工作过程中需保持细心、谨慎的工作态度，并有乐于奉献的精神。因此，基于该项工作存在的特殊性，需要加强档案管理队伍建设，积极培养高素质管理人员，并通过合理的方式积极引进并留住高水平档案管理者。在档案管理过程中，需高度重视对管理人才进行培养，建立起一支能够更好地适应大数据时代、信息化时代的档案管理队伍，进而保证档案管理工作能够更好地适应社会发展需求。
三、结束语
档案资源数据化管理和信息化管理是一种必然发展趋势，档案管理是一项具有长期性、系统性和复杂性的工作，其会随着经济的发展、社会的进步不断发生变化。因此在不同阶段，需加强对管理工作中存在的优点和缺陷进行深入分析，及时发展档案管理工作中存在的相关问题，进而根据实际情况制定出相应的改进措施，加强对档案资源进行管理。只有这样才能保证档案管理工作不断向规范化、标准化方向发展，使其能够更好地适应经济的发展和社会的进步，促进档案资源的利用价值得到更好充分的体现，使其能够更好地适应市场经济及社会发展需求，促进社会发展。
作者：陈洋华 单位：广州市惠爱医院
