摘要：档案管理能为组织的发展带来很大助益，使运营和扩张都更加规范化和制度化。在如今的社会，市场经济竞争越发激烈，要在这样的局势下获得主动权就必须进行高效有序的档案管理，它是保证组织正常运行的先决条件，能为组织经济效益的提高产生直接作用。因此，本文对档案管理和经济效益之间的相关性进行分析，并对通过档案管理提高经济效益的策略进行研究。
关键词：档案管理；经济效益；相关性；探析
档案管理虽然是保障组织持续化发展的基础条件，但还是被部分管理人员所忽视，这些管理人员将经济效益放在第一位，并没有重视档案管理和经济效益之间的直接作用，继而影响了经济效益的提高。所以，正确衡量档案管理和经济效益的相关性是管理高层必须具备的意识。
1档案管理和经济效益的相关性
1.1通过开发档案信息资源来提高经济效益
要对档案管理的经济效益进行分析，首先需要对档案管理经济效益的意义有正确理解，对其实质问题加以把握，这是经济效益提高的先决条件。档案管理具有几个显著特点，可传递性、本源性、可再生性、可扩散性等，都需要在信息环境下进行。同时，将自身的实际情况、发展方向和目的与这些特点进行综合分析，能够让档案信息产生新的特点，为提高经济效益打下基础。首先需要正确了解档案和经济效益产生的关系，档案信息不会因为经济效益的产生而有所损失，不仅如此，提升经济效益还能将档案信息进一步传播和扩大，与其他物质资源相比，信息资源越利用会越丰富和成熟的。经济效益是随着经济的发展不定期或定期产生的，其经营活动并不仅有一次。档案的科学性和合理性必须通过先进的经营管理理念，以及实际性的决策方案来不断优化，将技术、成本和资产等相关因素和档案信息进行有效的结合，共同发生作用，因为经济效益虽然会因为档案管理产生直接作用，但是经济效益并不会因为档案管理而直接实现。其次，档案信息也属于商品中的一部分，其经济效益是在进入市场后产生的。所以，整理档案收益一般不会进行特殊财务处理，其可以通过他方式来进行，如科技成果推广、非资产性技术转让等，因为经济效益必须通过商品的档案信息才能获得，使记账更加方便。但其中也存在一些问题，因为档案管理所产生的经济效益不能准确地进行估算。
1.2对潜在效益进行有效评估
通常情况下，各方面成果如生产、管理和销售等都会被严格记录到档案信息中，能真实地反映出发展状况和经济成本等，还能通过自身的科学管理和技术等信息促进经济发展。档案管理要发挥自己的作用，为产品的生产、技术转让和咨询等环节提供参考作用，就必须对社会市场需求进行了解，并对自身的实际发展情况做出判断。同时，将人力、资产和生产等相关因素和档案管理进行有机结合，能够为经济效益的产生提供更加有力的作用。档案管理的形式主要有表格、图纸、数据、报告、论文等，是一种现代化知识性产品。档案管理的科学性和知识性能有效整理和归纳各种资源和信息，将其作为促进经济效益的主要支撑。档案管理的类型有人事档案、科技档案、会计档案等。其中，人事档案主要是对员工的个人情况、工作经历和政治面貌等信息进行记录，通过它能有利于正确分配员工工作职能，是现代化组织发展中必不可少的人力资源信息。同时，人事档案还能有利于对员工的人情关怀，并将员工的潜能最大化的进行挖掘。科技档案主要是对组织的生产和技术成果，以及技术人员的智慧进行记录，能在招投标工作中发挥有力价值。会计档案能够真实地反映出组织的生产效益和资金状况，其属于经济发展的积累，通过对会计档案的利用，能够为经营管理模式的创新、经济纷争和决策方案等提供绝对性的参考。总之，要将管理工作更透彻地进行，管理者可以通过档案管理来获取各种信息。所以，组织的发展和经济效益的提升离不开档案管理，其能够对潜在效益进行科学评估，并提供可靠的数据和信息。
1.3通过独特的属性为组织获取经济效益
档案管理除了具备知识性和信息性的特点，其还具有相应的客观性。所以，档案管理的价值还发挥在其他领域，比如处理法律事务和政治事物上。要在竞争激烈的市场环境中适应并站稳脚跟，就必须对自己的劳务关系不断进行调整，其中会不可避免地涉及到一些劳务和经济纠纷。档案管理能够提供权威性和客观性的证据资料，为这些问题的解决梳理出正确的处理方式，避免组织遭遇一系列的负面影响。
1.4帮助组织实现标准化管理
科学和真实是档案信息的基础建立条件。所以，在长期的经营管理中，需要不断完善档案信息，通过管理人员和相关人员的共同协作，确保档案的完善和真实，将其严格进行编写和归纳。同时，档案管理的整个过程是十分严密的，并具有很严格的档案建立标准，这对档案管理人员的职业技能和个人素质都有较高要求，并需要倾注大量的时间和精力来确保这些工作的完成。较强的规范性是组织档案管理工作的主要核心，在工作过程中，档案管理人员需要不断积累工作经验，有效整理档案资料，并在工作中不断加强自身的业务技术能力和工作效率。另外，档案管理的建设也需要不断加强，实现档案的信息化和规范化，为经济的发展和经济效益的提高产生作用。
2档案管理提高经济效益的策略
2.1加强档案管理人员的工作技能和个人素质
要充分发挥出档案管理的作用，离不开专业性的档案管理人员，所以应当对这些管理人员定期进行职业培训和工作指导，保障管理人员的档案管理水平和业务技术素质，并能独立、准确地处理系统中的相关事宜。要进行有效的培训，可以聘请专业档案管理培训专家来对大家进行档案管理流程和设计思路的讲解，通过图表、案例和语言等直观的演示，让管理人员能够熟练掌握这些应用技巧，加强对档案管理的应用和维护。同时，档案管理人员还应当学会、折叠档案图纸、档案的制作、档案材料存放保管等。不仅如此，还可以提供一个供档案管理人员交流和分享经验的平台，促进档案管理为组织产生更大的经济效益。
2.2完善相关管理制度
要将档案管理工作更好地落实，首先需要进一步完善各种规章制度，特别是档案的记录、利用和保密等，必须根据相关法律规定来严格实施。同时，仔细划分档案管理人员的工作职责和责任，及时完成入库和文件归档工作。完整地记录和归类各种档案文件，利于随时进行使用。总之，要有效统一和利用档案管理，必须采取相应的策略来进行，如通过主管部门审批才能外借相关档案，而只有档案管理能够规范化和统一化，才能为经济效益的提供产生作用。
2.3加强档案的管理和保密
如果要维护自身的技术机密和资金信息，就必须加强对档案的管理和保密工作，确保知识产权不受影响。同时，对所涉及到的一些重要档案信息，如科技机密、重要人事档案、商业机密、技术研发等进行特殊存放，保证信息的绝对安全。在实践过程中，档案管理工作人员必须增强保密意识，严格按照保密制度执行，如必须经过档案人员的同意，才能使用相关资料；在借阅档案资料时，必须办理相应的手续，确定使用的时间，并按时将资料返回；在对各种研究成果、技术资料、专利资料等进行查阅时，必须严格完成相关手续的审批，以保证档案不外泄，从而保障其使用价值，对于实现其相关经济效益有着极大作用。
2.4利用信息化技术管理档案
在信息技术快速发展和推广的新形势下，组织的基本信息资源都被收录在电子档案中，因此，要有效开发信息资源并加以利用，将档案通过信息化方式来管理，能够更加方便快捷。与此同时，在建设自动化办公系统的时候，有效结合办公软件和档案信息，能够提高档案管理工作效率。例如，office办公软件的应用、ERP管理系统的应用，在档案管理工作中已经得到推广，不仅能减少工作量，还便于查询、整理等。另外，档案管理信息化发展，需要一定的技术和资金投入，以统一进行档案管理。所以，有效结合档案信息化和组织信息化，将档案管理工作进一步完善，才能为运营发展奠定基础，最终促进经济效益不断提高。
2.5通过大数据提供档案管理的扩展性
档案的数据通过社会的发展和经济运营情况不断发生变化，传统档案工作模式必须通过动态化扩展来提高操作效率。通过大数据和云计算的相互作用，能够实现动态扩展和资源储存，并能合理分配资源，确保资源的实际使用率有效上升，为档案管理系统的扩展性带来极大作用。所以，档案管理的框架可以通过云计算进行设计，将资源的提升和资源增长速度的存储通过动态方式来管理，将经济效益从侧面进行有效提升。大数据技术的发展离不开数据和储存，并能实现统一化管理档案资源。为了档案管理的安全性得到保障，对档案进行备份是必不可少的。目前办公软件中的备份方式普遍采取电子档案备份，要实现资源共享，首先需要建立一个档案备案中心，其次需要通过技术支持实现。经济效益的不断提升，也会带动档案信息容量不断提升，而云计算能够满足对档案的系统化管理，实现档案管理系统的可拓展性。同时，该技术良好的应用能够降低后期的维护和管理，减少在系统投资上的成本，收获更大的经济效益。
3结语
总之，随着社会经济的快速发展，档案管理发挥的重要作用更加凸显了其在组织发展中的重要性，同时也体现了档案管理和经济效益的提高具有直接关系。组织要更好地发展就必须明确档案管理和经济效益之间的相关性，并通过一系列有效措施来提高档案管理的有效性，甚至将其作为发展中的主要管理任务，才能真正推动组织进一步发展。
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作者：常谦 单位：河北省水文局
