摘要：随着社会的发展，市场增加了对人才的需求，人才的种类结构也出现了很多变化，而人事档案管理工作可以深层次的挖掘人才信息，挖掘人才的潜力。但社会新形式的出现，给人事档案管理提出了挑战，很多管理中的不足越加明显，很难满足社会新形式提出的要求。为此，档案管理工作必须不断完善，提高管理的水平与效率。
关键词：人事档案管理；新形势；对策
引言
由于经济的发展和信息技术的广泛应用，让很多企业与社会机构的人事档案管理工作发生了质的改变，向数字化、信息化转变，制定了新的考核机制。但做这些工作的前提是，企业或社会机构正视管理工作中的不足，积极应对新形势带来的挑战，让人事档案管理工作符合新形式提出的要求。
一、人事档案管理的现状
（一）档案内容陈旧，存在虚假信息
人事档案会记录一个人的经历，像是教育经历、社会经历等，其中包括一个人的思想意识、工作评价、掌握的专业技术等，是企业或社会机构审核一个人的重要指标，可以从档案发现一个人的长处与短处。但很多单位的人事档案较为陈旧，缺少人员近期的档案材料，有的材料中甚至只有历史材料。另外，很多人为了在企业或机构中的得到更高的职位，会填写虚假信息，让档案失去了真实性、客观性、公正性，比如，为了体现出自身的优势，会填写一些自己没有得到的工作内容与业绩，没有可以审核的依据；或是，为了顺利入伍或入团，改变自己的年龄；有时也会出现随意涂抹的情况，这些都会影响单位对员工客观的分析。
（二）档案出现遗漏，档案可利用价值不高
档案出现遗漏分为两种情况，第一种情况是：单位虽然有专业的档案管理部门，但没有给以足够的重视，导致人力、物力资源投入不足，管理水平较低，又因为档案管理人员受传统管理思想的束缚，没有改变自身的管理观念，依然采用传统的方法管理档案，收集并整理，没有及时核对档案信息，可能会造成档案收集的遗漏，让档案失去完整性。第二种情况是：一些单位并未设立专门的档案管理人员，而是由其他部门的人员担任，因为其档案管理的专业水平较低，没有及时督促单位各部门上交材料，使部分材料缺失。会出现这另种情况的根本原因是单位并未建立专业的档案管理机制，降低了档案管理工作的内在质量。
（三）人事档案管理方法落后，管理制度不规范
因为档案管理部门基础设施不足，依然会采用人工收集、整理的方式管理档案，需要花费较多的时间处理，管理方式落后，如果长时间采用这种管理方式，会让档案管理人员产生抵触心理，消极工作。同时，又因为单位人员流动较大，有离职的人员，也有新加入的人员，如果没有明确划分档案的分类，就会让档案秩序混乱，使档案管理工作失去原有的秩序。管理制度不规范是指，单位没有规定档案统一使用的纸张大小，以及档案的填写规范，让工作人员上交的人事档案规格不统一，给档案管理工作增加了难度。而有的档案管理部门虽然配备了计算机等设备，但这些设备并未有效利用，利用率较低。并且，随着社会人才竞争变得越加激烈，各单位为了增加自身的核心竞争力，会大量引入人才，开放绿色通道，只需人才上交自己的各项证书即可，无需上交其他材料，很难对人才有客观的分析，有片面的理解，失去了人事档案的权威性，不再是考核人才的主要凭证和标准。
二、完善人事档案管理的对策
完善人事档案管理工作，需要单位领导给档案管理工作充分的重视，制定人事档案管理工作的相关规范，提高档案管理人员的工作素养和专业知识的水平，让其符合新形势的需要。
（一）重视人事档案管理工作，制定管理工作的规范
人们可以通过人事档案对单位的发展有客观的分析，了解单位的历史，为此，单位领导要给以足够的重视，发现档案管理工作中的不足，加以规范，实现信息化、数字化管理。单位领导对档案管理工作的重视，可以提高档案管理人员工作的积极性，强化工作人员的管理意识，把档案管理收纳到定期考核的范围中。尤其是单位的人事历史档案，要明确档案的分类，做好整理工作，从历史档案找到促进单位向前发展的信息。并且，单位要让档案管理工作向体系化转变，建立档案管理体系，用管理制度规范人员的行为和意识，及时收集工作人员上交的档案，全面收集信息，做到不缺失、不遗留，保证档案的完整性，深层次挖掘档案信息，充分利用。
（二）提高人事档案管理人员的工作素养
单位要加大对管理人员的培训力度，提高人事档案管理人员工作素质较低，效率不高。为此，单位要聘请专业的管理人员，进行专业的培训，吸纳信息化管理人才，增加管理人员的专业知识，随着时代的发展及时更新管理观念，提高管理水平，让其满足社会新形势提出的要求。1.组织培训想要真正弥补档案管理工作的中的不足，需要管理人员提高自身的管理水平，学习专业知识与技巧，创新管理方式，提高管理的效率，确保管理工作的质量。另外，档案管理人员还要掌握各项信息技术，熟练操作计算机、扫描仪等设备。此外，单位也要让管理人员树立终身学习的意识，不断学习新知识，让其把所学的知识加入到自己的知识结构中，巧妙解决实际工作遇到各种难题，提高自身专业管理知识的水平，掌握各项人事档案管理的技巧。2.强化管理人员工作意识通过管理工作的完善，能够让管理人员树立正确的工作意识，积极工作，深度挖掘人事档案中的各项信息，向其他部门提供信息。并且，人事档案管理人员正式进入工作岗位后，不再只是简单地收集、整理档案，而是用不同的方面全面分析，不断挖掘，找到人事档案中有价值的信息。
（三）完善档案基础工作，保证档案的完整
人事档案管理的基础工作是指，及时收集人事变动的各项信息，并整理收集到的信息，按照人员所属的部门进行归类，做好保管等一系列工作，这些工作内容是整个人事档案管理工作的前提，如果档案在收集的过程中遗漏了某个内容，后续的工作就会无法顺利进行。人事档案收集、整理结束后，管理人员要根据档案内容，分别归类，按照顺序依次排列，档案的卷面要书写工整，便于查阅。对于档案内部质量，要求管理人员按照规范，及时审核档案内容的真实性，内容是否有据可查，保证档案的完整性，拒收不合格的档案。
（四）增加人事档案管理的硬件设施，实现信息化管理
单位制定档案管理工作的相关规范后，也要增加档案管理部门人力、财力、物力的投入，并根据人事档案的时间，以及管理部门提出的要求和实际工作内容，把人事档案按照先后顺序，用扫描仪扫描或手动录入的方式，让其变成数字档案，，保证档案不会外泄，做好档案的保护；其次，单位投入的硬件设施包括计算机、扫描仪等，这些设施可以把纸质的档案变成数字档案，而档案管理人员也要用相应的技术建立数据库，把数字化的人事档案放到数据库中，对人事档案的收集工作实时跟踪，及时补充，让档案具有时效性，实现资源共享，便于单位内部管理人员查阅，利用信息技术深层次的挖掘档案信息，实现现代化管理。
结语
综上所述，人事档案管理工作存在很多不足，比如档案内容陈旧，存在虚假信息，档案出现遗漏，档案可利用价值不高，人事档案管理方法落后，管理制度不规范。为此，各单位要重视人事档案管理工作，制定管理工作的规范，提高人事档案管理人员的工作素养，吸纳信息人才，完善档案基础工作，保证档案的完整，增加人事档案管理的硬件设施，实现信息化管理，让人事档案信息共享，促进自身发展。
参考文献：
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湖北职称 [2]王芳.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技与企业,2014,09:29.
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作者：龙环 单位：邵通市人才服务中心
