摘要:随着成人高等教育学生规模连续多年保持高速增长趋势，传统学籍管理模式已经无法满足高等学校对成人教育学籍管理的要求。本文归纳了成人高等教育学籍管理的特征，探讨了成人高等教育学籍管理和电子注册工作在新形势下所出现的问题，并创造性地给出了当前进一步规范成人高等教育学籍管理工作的方法，从而有针对性地加强成人高等教育学籍管理能力，并且提高了工作效率。
关键词:成人高等教育;学籍管理;电子注册
随着我国经济发展，社会对人才的需求日益严格。增加学生获得继续教育机会、满足社会对人们多样化培养需求是成人高等教育存在的原因。学籍管理是成人高等教育管理工作最重要的组成模块，是体现学校成人教育管理水平的首要环节，是提高人才培养质量的核心要素，是对提高学校成人高等教育办学水平极大的促进。
一、学籍管理在成人高等教育中的重要性
1．学籍管理是成人高等教育管理工作最重要的组成模块
学籍管理是指依照规定，考核、记录、处理学生在校期间学习、生活等方面的教育管理工作，它贯穿于学生从进校到离校的整个学习过程，每一环都关系到学生的切实利益。该项工作是成人教育学生管理的核心，它能够帮助高校充分了解学生状态，提高老师有针对性教育学生的能力，并且可以保证教学秩序的井然有序。
2．电子注册工作是学籍管理的首要环节
电子注册工作保障了毕业生应享有的合法权利，有效维护了学历证书的公正性，该项工作利用计算机互联网络对在校学生进行注册管理。高等学校将学生学籍以及毕业信息以计算机数据报表的方式上报到学信网，省教育厅审核通过后，再上报至教育部审核存档，学生的学籍和毕业信息可由本人随时随地在学信网检索查阅。电子注册主要由新生学籍注册与毕业生学历注册两个方面来组成。新生学籍电子注册是指各个高校将新入学学生的信息上报至所属的省级教育厅，省级教育厅依据当年录取数据对高校上报数据进行审查、核对，然后将审核无误的数据上传网络，以方便各职能单位在线查阅并上报给教育部，若新生数据没有办法立即注册，需要高校给出充分合理的说明，否则不同意注册。新生学籍电子注册是学籍工作的首要任务，是学籍管理的前提条件与基础，它是判决成人高等教育的管理过程是否开始启动的要素，关系到学生毕业注册能否顺利开展。毕业生学历注册主要指校对当季计划毕业人数与信息;审核毕业生的照片信息;核查毕业生成绩;将符合要求的毕业生数据上传至学信网进行学历电子注册;对于未能及时注册的学生，由学校查明原因后上报教育厅审核，审核通过后上传毕业数据。
二、成人高等教育学籍管理的特征
1．生源情况复杂、办学形式灵活、管理难度大
与普通全日制高等教育相比，成人教育有大量的在职学生，其学习方式是边工作边学习。学生大部分被安置在高校位于各地的教学点接受教育，并由就近的校外教学点直接对该类学生开展管理。大部分学生不在学校常驻，流动性大，工学矛盾突出，信息交流很难及时，学校与学生沟通时需要花费很多精力，这给学籍管理工作也带来了很多不便。此外，成人教育学生有不少是试读生，没有参加成人高考就先跟班上课。他们有的在校期间通过成人高考获得学籍，有的虽然已经完成全部课程，却仍然未取得学籍因此不能按期毕业，因此对这部分学生的成绩、档案管理难度就加大了。［1］
2．校外教学点水平不一、管理人员素质存在差异
各个高校都有经省教育厅批准的校外教学点，这些校外办学点分布在各地，有的甚至和主办院校不在一个省份，办学条件有优劣，各个办学点的管理模式也不统一，管理人员的素质以及工作态度存在差异，人员流动频繁，这些都不可避免加大了总校的管理难度。
三、成人学籍管理工作的内容与问题
成人高等教育学籍管理制度要求有法必依，有据可循。现阶段，我国依据《中华人民共和国高等教育法》来制定成人高等教育管理制度。
1．专升本前置学历复查、学历认证工作难度大
新生学籍电子注册非常关键的一环是专升本前置学历审查与复查的工作。虽然1991—2000年十年回登工作使得绝大部分毕业生的毕业信息都录入到学信网，但由于一些学校合并、搬迁，档案管理人员流动等原因，致使仍有部分学生的学历信息未录入学信网或者上传信息有误。这些历史遗留问题给专升本前置学历复查工作增加了很大的工作量。［2］此外，招生录取时审核不够严格规范也给专升本前置学历复查工作带来了一定的困难，经常会出现新生录取信息中的身信息与专科学历中身份信息不一致、专科学历不属于国家承认的国民教育系列等情况，导致专升本前置学历复查工作难度和工作量大。
2．成绩与档案管理工作量大、耗时耗力
随着成人高等教育规模的不断扩大、校外教学点分布范围越来越广，学生成绩与档案管理难度和工作量也随之增大。传统的纸质学籍档案管理方式操作不便捷，而且不易保存。往系统中手动录入成绩会发生遗漏、输错的情况。在毕业生成绩审核时传统的人工审核方法耗时费力，且需要和函授站点反复核对学生的成绩，一旦出错将会影响毕业名单的确定，影响学生毕业。
3．学籍管理成本较高、管理制度可执行力度薄弱、管理方式落后
一方面从高校对学生的管理来看，管理人员能与学生当面交流的机会仅存在于上课期间，其他时间只可以通过电话和电子邮件邮件方式与学生练习，这会耗费更多的时间与经济成本。另一方面高校与校外教学点也需要经常相互沟通，虽然可以利用网络、电话完成部分工作，但学生成绩登记表、学籍异动材料、毕业生资格审核材料等须通过快递等渠道及时传递与送达，因此管理成本相对较高。此外，管理制度未按照成教特点考虑，可执行性缺失。虽然从理论上讲，成人教育与普通高等教育有着很多共性，但两者在学习形式、教学方式、学籍管理、学生管理方面都存在较大差异。因此成教学籍管理制度还需进一步体现本领域的特色，不能同质化。目前很多高校都缺乏相对成熟完善的学籍管理规章制度，有的虽有完善的规章制度，但执行过程中由于缺乏领导重视和支持，规章制度沦为一纸空文，无法顺利执行。管理方式落后。目前大部分高校都有一套独立的成教学籍管理信息系统，但由于成人教育学籍管理内容与形式相对繁琐，投入开发系统的热情薄弱或开发初期对系统需求的论证不够，因此开发的学籍管理系统不够成熟完善，适用性较差，造成各个业务环节如新生报到、成绩录入、统考报名、毕业申报、学位申报等工作衔接不畅通或者操作流程繁琐，操作不便捷，不仅效率低，而且容易出错。［3］
4．学年注册、毕业电子注册工作量大、易出错
在成教学籍管理过程中，学籍异动的情况经常出现，学生在校学习过程中变更个人信息的情况也时有发生。由于成教学籍管理的特殊性，这些学籍异动信息传达不及时会造成信息不能及时准确反馈，从而给学年注册和毕业注册工作带来麻烦。毕业电子注册工作相对繁杂，难度很大，注册数据量大，审核需要大量的时间，学信网上的毕业注册又有一定的时间限制，工作必须在规定期限内完成。电子注册信息需上报给教育部并方便各职能人员在线查阅，工作透明度很高，这就要求必须仔细核对上传数据，不能有任何纰漏，否则该项工作的失误会直接影响学生后期的就业和再深造。
5．管理队伍素质和人员稳定性有待提高
成教学籍管理工作繁琐、工作量大，学籍管理人员平时花大量的时间在常规工作上，无法有多余的时间和精力进一步深造和提升，业务能力停滞不前。校外教学点缺乏相应的专业管理人员，有的管理人员缺乏责任心，对于核对学生信息、上报学籍管理材料等工作敷衍了事;有的则对基本办公软件的使用不精通，这些都会导致上报材料不合格。此外，学籍管理人员队伍不稳定，经常变更人员，造成工作交接上的断层，这会给学籍管理工作带来不必要的麻烦。
四、加强和改善成人高等教育学籍管理的具体方法
1．改善成人高等教育学籍管理制度，加强制度的执行力
制度是一切工作的基础和依据，要想确保学籍管理工作顺利开展，必须要完善相关规定。学校要依据教育部印发的文件，结合成人的学习需求、学习能力、工学矛盾等问题，制定真正具有成人教育特色的学籍管理制度，使学籍管理工作有章可循，维护教学严肃性。好的制度必须要加强可执行力，每一个管理工作者均要有把管理制度落到实处的意识。例如，学校应该严格把关和重点审核学生在校期间学籍异动情况，制定明确的工作流程，在制度中明确转学、转专业、休学、复学、个人身份信息变动等异动事项的具体要求，对于不按照学校规定执行的学生，学校依据情况作出相应处理和处分。各个学校必须按照教育部文件规定，依据本校特色编制电子注册工作的管理制度。
2．加强成人教育学籍管理人才队伍培养
(1)设立专职的学籍管理人员，建立合理的管理人员架构体系。成人学籍管理是一个专业性、政策性、服务性很强的工作岗位，学籍管理人员的综合素质决定了工作质量，其管理水平直接决定了学校名誉与办学质量，学校应对选拔学籍管理工作人员极度重视，挑选责任心强、细心、有较强计算机能力的人员，上岗之前需经过严格的岗前考核和培训。(2)定期培训和考核学籍管理人员。高校应该积极鼓励和推荐相关学籍管理人员参加专项培训，提高学籍管理人员的管理能力和对新的法规、文件精神的领会，通过与各高校的学籍管理人员的交流沟通，共同探讨工作中发生的问题以及处理对策。学校还应进一步完善学籍管理岗位考核奖惩制度，将责任明确到个人，提升学籍管理人员的工作热情，激发他们的主观能动性。此外，学校应该规范校外教学点的学籍管理制度，通过定期举办校外教学点外站会议对校外教学点的学籍管理人员进行业务培训，学习各种学籍管理规章制度。(3)保障学籍管理队伍的稳定性。学籍管理工作业务性强，事务繁琐，管理人员不但要细心、负责，还要有一定的经验，因此必须保障学籍管理岗位人员的稳定性，尽量不随意调动学籍管理岗位相关人员，即便有人员调动，也要提前对替换人员进行培训，使其熟练掌握学籍管理相关业务，从而完成交接工作。
3．加强学籍管理的数字信息化建设
计算机的普及应用和学籍学历管理平台体系架构的搭建完善，要求我们具备一套与之匹配的管理模式与方法来实现资源共享、高效检索、学籍信息透明，因此数字信息化管理是学籍管理的必然趋势，它可以降低管理人员的工作量，避免管理人员将时间浪费在繁杂，高重复性的工作上。(1)加强教学管理平台建设。教学管理平台是学籍管理工作的技术支持，只有依靠该平台才能顺利实施学籍管理各项工作。教学管理平台依照教育部的电子注册工作，应有计算机网络搭建满足各项教学管理工作需求的系统平台，将招生录取等一系列的环节通过网络平台的方式使主办院校、校外教学点、学生共同拥有资源与信息，做到对自身学习状况与成人高等教育水平了如指掌。管理平台应该真正能为学籍管理工作所用，因此应加大开发经费投入，选择能长期合作并且业务能力强的软件公司，在开发和投入使用之前，应该反复听取相关业务人员的意见和建议并对系统试运行。此外还应加强管理平台后期的升级和完善工作，对于管理平台中不符合当前工作需求的部分应及时修改升级。［4］随着智能手机的日益普及以及通信技术的不断发展，可逐渐开发和完善用手机APP客户端登录教学管理平台的技术，为教学管理人员和学生提供快速、便捷的查询模块。(2)建立电子学籍档案数据库。电子学籍档案是利用计算机存储介质对学籍信息进行存储。传统的纸质的学籍档案管理，操作起来不仅麻烦而且效率低。电子档案信息存储量大、整理标准规范、信息无论在何时何地均可以自由查阅，能极大提高工作效能。在每学年新生报到入学后，可根据招生录取库导入相关学生数据，按不同教学点、专业、层次分类，建立学生的基本信息数据库，除了常规学生档案，还可以搭建学生信息数据库检索平台，依据不同分类查询学生学籍情况，准确给出每个学生正确、完整的电子学籍档案。
4．加强对学籍管理工作的重视
领导必须深刻认识学籍管理的重要性，改变“重招生，轻管理”的理念，把学籍管理工作当作重点工作来抓。成人学籍管理工作是一项重大的系统工程，工作量大、业务繁琐、责任重大，该项工作离不开领导的重视，确保有一定的制度保障，只有这样才可以提高成人的学籍管理工作水平，推动成人教育教学质量与管理水平达到新的台阶。总而言之，社会对教育要求的提高以及成人教育学籍管理的现状要求高等学校必须高度重视成人教育学籍管理工作，选取有效办法完善成人高等教育学籍管理模式，逐步推进成人教育学籍管理制度的改革，与此同时，学籍管理人员也要利用先进管理方法，不断汲取现代化管理知识，掌握管理新技能，进一步维持管理水平的提升，推进成人教育教学管理水平和教学质量的提高。
参考文献
［1］邓美娇，王佩．我国高校学籍管理制度改革研究［J］．江西科技师范学院学报，2007(2):59．
［2］李淑芳．对成人教育学籍管理的思考［J］．陕西师范大学继续教育吉林职称学报，2004(21):64．
［3］刘晓艳．电子注册制度下成人高教学籍的信息化管理［J］．山东省经济管理干部学院学报，2010(5):132．
［4］崔健．学籍学历电子注册制度下我院成人学籍管理办法建设研究［J］．新校园，2011(2):39．
作者：李维霞 徐小军 张虹 单位：南京理工大学 继续教育学院
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