一、没有发挥内部审计部门的作用
内部控制制度的设计和执行是内部控制制度建设需要考虑的两个方面,而监督机制是保证内部控制良好运行的机制,如果缺乏有效的监督,企业的管理者就不能随时了解企业的状况和存在的问题。在零售业,利润微薄已经成为众所周知的信息,即使是国际零售业巨头沃尔玛,其税后利润率也只达到3%,其他企业的利润更低,监控的缺失主要在于领导者对于内部审计不够重视,监督理念较弱,内部审计人员缺乏造成的,很多企业未设立审计机构,或者即使设立也没有发挥应有的作用。
二、改进措施
1、统一会计机构设置和会计核算
会计机构的设置方式对于企业的会计核算工作和财务控制影响重大。若门店企业受时间和空间影响较小,连锁企业在注册时应该将之注册为分支机构,同时设置统一的会计机构进行核算,会计账簿也只设置一套;若门店企业受时间和空间影响较大,那么连锁企业应该将其作为独立的机构,分别设置会计机构和会计账簿,并建立总部控制的会计系统。所以,实行总部的统一核算,对于零售门店的会计核算能够起到重要的监督和控制作用。
2、加强财务人员的控制
会计人员的质量对于企业的会计工作的效果具有重大的影响,因此,对于本市区的财会负责人应该由总部进行聘用和分配,财务人员的管理也应该由总部进行管理,而对于跨市区的连锁企业的财务负责人也应该由总部进行委派,集中管理负责人的绩效考核和薪酬分配,对于其他的财务人员也应该由总部进行选聘,但是可以不纳入总部的统一管理体系,由各分店灵活的管理,通过总部的选聘就可以提高财会人员的素质和水平,有利于财务管理工作的进行。为保证以上目标的实现,连锁企业应该建立统一的人力资源管理系统,随时了解财务人员的状况,促进其不断地更新和流动。
3、完善内部组织结构
连锁企业的规模较为庞大,因此科学合理的组织结构设计是保证企业正常运行的制度基础。组织结构的设计应该坚持权责对等、精简高效、运转协调的原则,综合考虑企业的性质、文化、行业、业务、战略等方面的因素来确定;其次,企业要明确董事会、监事会以及管理层的职责、工作流程、任职资格等方面的权利和职责;再次,对于企业的重大决策、重大事项以及人事任免等方面决策应该实行集体审批制度;最后,企业应该明确各职能部门的职责,坚持互相牵制、相互协调的原则。完善的公司治理机制是保证以上目标实现的机制,因此,完善现代企业制度,加强企业制度的完善是优化连锁企业制度设计,提高运行效率的保证。
4、完善内部审计制度,发挥内审的监督作用
内部控制制度是保证企业战略目标实现的制度保证,内部审计是企业内部控制的一个个组成部分,也是监督内部控制制度顺利执行的主要力量,是对内部控制的再控制,可以帮助企业管理者随时了解政策执行的效果和经营业务中出现的问题,为财务管理提供建设性意见。所以零售企业总部应该设置内部审计机构,定期或者不定期对各零售企业进行内部审计,主要针对各门店的财务收支、经济效益、经济责任、内部控制等进行评价和监督,通过内部审计的执行,可以随时了解各门店的整体财务状况和经营效果,还可以对门店企业规章制度的执行情况进行评价,从而对于各门店的制度问题和经营问题提出改善措施,避免各分店财务舞弊行为的发生,从而达到零售企业总部对各分店的财务控制。
5、加强全面预算管理制度
全面预算制度也是实现总店统一控制的一种方式。连锁总店可以通过总预算和分预算来明确各门店的职责和权利,把企业的总体财务目标分配到各个门店,实现对分店的有效控制。预算的编制是一个系统的过程,既要考虑到总店的目标,还要分析各分店的实际情况,采取自上而下和自下而上相结合的方式,积极听取各分店部门的意见进行编制,同时注重重要性原则。预算编制完成后,可能会和企业的实际情况存在一定的偏差,为了确保预算的有效执行,连锁总部和分店之间应该保持良好的沟通和交流,信息反馈系统是企业实现跟踪监控的保证,可以对实际值和预算值的差异进行全面分析,以检查预算的执行情况。全面预算管理是一种时时的动态管理方式,可以实现预算的事前、事中和事后控制,就有较强的实践意义。
6、完善信息系统和网络化建设
信息技术的发展为连锁零售企业的统一管理提供了更大的可能和便利,总部和各门店之间可以通过网络平台实现快速的沟通。所以连锁企业可以使用总部控制的财务软件,随时了解和监控各门店的财务情况,选择在必要时进行干预;其次,总部可以使用办公自动化系统实现对门店财务票据的审批,然后再由各门店进行独立核算,这样可以及时发现不合理、不合法的票据,并追究相关责任人的责任;最后,企业还可以利用互联网对交易进行集中管理,下属门店的交易信息可以通过服务器即时传输到总店,总部就可以对相关财务数据将进行处理,这样门店的数据可以在总部实现统一的核算,保证了财务信息的质量,实现了统一管理。
7、加强资金管理
门店资金的管理和控制关系到企业资金的有效利用,为了保证资金在门店的合理分配和使用,总部应该根据门店不同的状况实行备用金制和营业款归集制。在统一核算的背景下,销售款项不能沉淀在门店,要迅速回笼至总部,为此可以指定营业款的存放银行,规定上缴的时间、方式,以及相应的惩罚机制来保障资金的回笼。在资金的安全管理方面,应该加强门店收银台的管理,如制定规范的流程,定期和不定期的监督和岗位的轮换等以保证资金使用的安全。
作者：王锐 单位：合肥市纪念日连锁企业
