【摘要】随着信息化水平的不断提高，电子信息技术的管理模式以高效、方便的优势逐渐取代传统管理模式。而通过电子信息技术能在很大程度上提高档案管理与档案存储备份水平，加大数字档案资源的质量保障，从而进一步提高档案资源分享效率。文章基于电子信息技术的档案备份与管理进行探讨，并提出建议以供参考。
【关键词】电子信息技术；档案管理：档案备份
一、电子信息技术的档案备份涵义及必要性
（一）电子信息技术档案备份的涵义。电子信息技术档案备份所指的是为了防止档案数据丢失，提前做好档案数据的备份工作。只有这样才能够在数据丢失的情况下恢复档案数据，这也是作为档案信息化最后的安全保障。其主要的运行原理是通过其中某种数据冗余机制，来实现现用档案与备份档案之间进行隔离，在现用的电子档案遭到损害或侵害时，可以通过档案备份进行完整的档案数据恢复。通常情况下，电子档案备份系统需由存储硬盘、备份软件与备份对策三个重要结构组成。
（二）必要性。当前，档案信息化已是档案工作的重要内容。对纸质档案进行数字资源化加工，更是档案信息化工作的当务之急。通过电子信息技术对大量生成的数字资源进行有效管理，确保数字资源的安全，是目前公认的管理方式。在完成电子档案备份之后，当原有的档案资源受到病毒木马、电脑硬盘损坏或管理人员错误操作而使得档案信息遭到破坏或删除时，可以通过备份软件来进行原有档案资源的修复，从而强化电子档案的安全工作。档案信息化后进行电子档案备份有利于档案资源能够长期有效地保存。随着时代的不断发展，档案资源的积累也越来越多，而这些资源对于各项工作有着重要作用。另外，发挥着保存民族记忆的“印记”作用，然而其本身的原始性、唯一性特点决定了一旦遭到损毁，将永远消失。电子档案备份从源头上避免了档案“永久”消失问题的发生。电子档案备份是档案信息化不可或缺的重要内容。电子档案备份相关工作的完成是数字档案资源安全的基础保障。另外，对电子档案进行备份是建立档案安全系统的重点所在，具有保障电子档案的数据安全，防止意外造成数据丢失以及病毒入侵及时恢复等许多特点，而体现出电子档案备份的必要性。
二、电子信息技术档案备份与管理所面临的问题及对策
通过采用电子信息技术进行档案备份与管理是创新型档案工作，然而许多单位仍保留着传统管理观念，大部分的档案管理人员仍习惯于传统的手工管理，缺乏电子信息化档案相关专业知识，无法对数字档案资源管理进行有效管理，档案管理人员的安全观念长期受传统纸质档案管理的影响，而对于电子档案数据的安全管理认识不够深刻，简单地认为，只要把计算机保管妥当就不会产生安全问题。随着电子信息技术在档案管理工作中的不断发展，档案的安全管理问题将面临新的挑战。在数字档案资源管理相关的安全工作中，出现频率最高以及影响最为恶劣的安全问题就是计算机病毒的感染。在电子档案遭遇到病毒感染之后会造成网络通信阻塞，从而导致大量的数据与文件丢失，计算机系统也难以将丢失或破坏的档案资源进行恢复，这样将会给档案资源带来巨大的损失，尤其是在档案资源当中一些较为久远的数据丢失，将难以挽回。随着计算机信息技术在档案事业管理工作中的不断应用，档案管理逐步向信息化发展，计算机及网络技术的使用越来越广阔，在进行内部信息与外部信息传输过程当中，内部网络在传输过程中容易受到侵害而影响其他网络的运行。所以，在进行档案信息化时应当把公共服务器与其他信息管理服务器进行隔离处理，避免因服务器共同使用而使得档案资源外泄。另外，应当对外网的服务请求进行检查过滤，只允许正常通信的数据包到达相应主机，其它的请求服务在到达主机之前就应该遭到拒绝。保障电子档案的物理安全是构造信息化系统安全的前提条件。在进行档案信息化过程当中，如果没有良好的物理性能，在遇到自然灾害或人为破坏的侵害时容易造成电子档案信息资源的损失。因此，使用具有良好物理性能的储存硬盘，设计双机多冗余，保障机房环境设置报警系统，提高管理人员安全意识等。
三、电子信息技术档案备份与管理的优势
首先，随着信息化技术发展速度的逐渐加快，档案资源也将越来越多，而这也一定程度上加大了其管理与备份的难度。如何合理地保存与管理信息资源，使其能够充分地发挥作用是当前急需解决的一大难题。通过电子信息技术来加强档案备份与管理水平，其管理优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的电子档案，能够更加方便地保存档案资料。以往是通过把档案资料记录在纸张上用于保存，数字化档案只需要占据计算机的极小部分容量就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案的载体很容易就会发霉变质，而所记录的档案信息也会因此而遭到损坏。数字化档案可以完全不受此影响，能够非常长久有效地保存档案信息。其次，数字档案能够在很大程度上便于查阅者查询档案。以往的档案管理模式大多需要通过人工手动完成，相关材料的收集、整理与归档都需要专业档案人员来完成。这种模式极其消耗档案人员的时间与精力，而且档案人员不可避免出错，导致相关信息的准确性有所降低。通过信息化技术能够有效地防止这一问题的发生，这种模式的建立很大程度上方便了档案管理人员，同时，也确保档案信息的准确性和有效性。随着档案数量的快速增加，也在一定程度上加大了查阅者查询档案资料的难度，查阅者只需要通过搜索关键字就能够在短时间内找到想要的档案信息，这也在很大程度上提高了档案的利用率，发挥出档案资源的价值。最后通过档案信息化彻底改变以往档案管理模式。
四、改进电子信息化技术档案备份与管理的建议与方法
（一）注重档案人员的服务意识与技术培养。优化档案管理的最终目的是为了能够把档案信息更方便、有效地提供给相关部门与相关人员参考利用。所以档案工作人员应当牢记档案信息化的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。改变以往的管理模式只注重保管而忽视档案利用的观念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度地发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好地服务社会大众。档案工作人员在更新传统管理观念的同时应当加强自身专业素养。档案信息化需要档案人员具有足够的专业技能才能得以实现，数字档案资源管理需要具有较高专业素养的综合型人才，提高档案管理及相关人员的专业素养对于档案信息化工作具有重大意义。
（二）提高档案信息化管理水平。在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快档案信息化建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用，使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大电子档案使用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为电子档案的相关活动的开展打下良好基础。电子档案虽不能带来实际效益，但是可以在服务社会中发挥潜在的经济效益。通过合理的选择相关计算机管理软件，是对电子档案有效利用的关键所在，但是也不能够少了档案人员及相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高电子档案管理质量起到重要作用。
（三）加强档案信息管理。在进行档案信息化过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。档案信息化应当结合当前社会需求进行规划，从而实现高效的档案管理模式。构建档案管理网络平台，应能够保障网络平台具有扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能、更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件系统的有效配合，以此保证档案信息化工作正常开展。
（四）电子档案备份系统的设计要求。电子档案是顺应时代发展的产物，电子档案能够起到与纸质档案相同的资源管理的作用，但电子档案的易修改性、不安全性等特点使电子档案存在不稳定因素。在进行电子档案备份系统的建设过程中，不但要对电子档案数据存储容量、容灾能力等要求进行重点考虑，而且应当设定一套高效、完善的备份系统。这套备份系统应当具有全面性、容错性、实时性及自动备份等功能。另外，应当把电子档案备份需要较高的硬件设备与软件要求等因素结合在内，再结合自身要求进行存储硬盘与备份软件的选择，从而设计达到实际要求的电子档案备份系统。数字档案管理相关人员应从以往的档案实体管理往档案信息化管理模式转变。制定具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化规划，另外应注重对专业人才的培养，同时对相关培训与考评逐步改革，从而能够整体提高档案工作人员的专业素养与工作能力。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利，充分利用计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台不仅能够使得档案信息更具真实性，还能够有效地提高档案利用率。
五、结语
总而言之，通过纸张来进行档案备份的传统管理方式，已经满足不了当今社会的需求。只有通过电子信息技术来大大提高档案管理水平。因此，档案信息化已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平与档案备份水平，注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案工作发展进程。
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作者：张玉梅 单位：广东电网有限责任公司茂名供电局
