摘要：我国经济发展进入新常态，企业档案工作应顺势而为，跟上改革的步伐，将纸质档案管理转化为电子文档管理，更好地发挥企业档案应有的价值和作用。
关键词：新常态；电子文档；网络安全；企业生产利用
当前，我国经济发展已经进入高效率、低成本、中高速增长的新常态阶段，企业档案工作作为企业经济发展中不可或缺的组成部分，应当顺应时代的需求，将以前企业纸质档案转化为数字档案，企业档案管理要由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变，这就要求企业加快档案数字化进程，狠抓电子文件的归档和管理，加强企业档案信息资源建设，更好地适应新常态下企业发展的需要。
1建立现代档案管理模式
传统档案管理模式是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。随着存储数字化、管理自动化、利用网络化的不断深入，企业档案载体出现了缩微胶片、光盘、磁盘、磁带、照片、唱片等新型载体，档案管理模式也从传统手工模式不断发展，并且随着管理模式的不断变化，其管理理念、管理流程和工作手段等也发生了相应的变化，以前基于手工的档案管理流程需要根据数字化、自动化、网络化的发展趋势进行相应的调整，以适应、促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平的需要。
1.1档案管理信息化
东方电气集团东方锅炉股份有限公司于2004年建成了电子档案信息管理系统，实现了图纸资料生产计划编制、开单和跟踪控制管理的自动生成，实现了授权范围内的网上利用和档案信息资源共享，公司档案管理工作从人工管理转变为信息化管理。2009年完成了系统升级，开发了公司WEB查询系统，增加了生产图发放查询，解决了浏览安全问题，进一步提升了公司档案管理利用平台[1]。
1.2加快档案数字化进程
近年来，公司一方面加快了存量档案的数字化工作，购买了高速文档扫描仪、工程扫描仪、胶片扫描仪、数字存档机，完成了400多万张库存图纸资料的扫描任务，建立了一个大规模的电子图库，网上按权限归档、管理和利用，提升了公司办公效率，节约了大量时间和空间，更好地适应了公司自贡、成都、德阳三地办公格局。另一方面，积极推行产品生命周期（PLM）管理系统，档案管理模块成为PLM系统的子模块，电子版图纸、工艺文件归档率大幅提升，产品档案管理的对象从腊底图转变成了电子档案，2015年，共归档电子版图纸343644张、电子版工艺文件84527张，电子版归档率达到93.15%，从归档源头实现了电子化。
1.3不同载体无障碍转化
档案的唯一性决定了档案存档要双套制。纸质档案的保管会占用大量的人力资源和档案库房，档案库房随时都有爆库的可能，光盘和缩微胶卷成为档案存储的新宠。公司利用汉龙数模整合处理软件将缩微系统、电子信息档案管理系统、数字胶片存档系统和扫描系统整合起来，建成了数字影像整合系统，实现了缩微胶片、磁介质、纸介质之间的无障碍转化[2]。新归档或扫描的电子文件刻录成光盘按权限提供查阅利用，缩微胶片按国家标准要求存档，保证了档案的保管寿命和法律效力，多载体无障碍转化解除了腊底图销毁的后顾之忧，缓解了档案库房胀库压力，满足了公司档案的存储和利用的需要，为公司三地生产经营提供利用及实现异地图纸资料生产提供了保证。
2档案信息安全保障
档案信息安全保障体系的建设是档案信息化建设中极为重要的组成部分，如何确保档案网络安全、系统安全、信息安全是档案信息化建设过程中的关键问题。公司采用技术手段确保涉及公司商业秘密、技术秘密的档案和电子档案实体与信息的安全。通过“KOA”申请档案的利用与借阅，实施档案利用刷卡、刷条形码登记查询系统，严密了档案利用的审批和监控；实施了文档加密策略，对公司计算机产生、存储或处理的TIF、DWG、PDF等格式的图纸资料进行了加密管理；在供用户使用的电子光盘上加上水印、锁上加密狗等方法来保证外发图纸的保密安全。建立了公司数字档案的FTP服务平台，对档案的利用进行授权访问及定期备份；在光盘、缩微阅览室安装了门禁和监控，实施了光盘、缩微异地备份，确保了光盘、缩微档案信息安全。
3图纸生产智能化
长期以来，公司图纸生产以晒图为主。2011年以来，公司紧跟白图生产发展趋势，逐步淘汰了晒图机，配备了3台白图打图叠图一体机、1台蓝白图打图叠图一体机、3台白图高速复印机和1台蓝图复印机，同时还配备了2台自动折页机、2台自动盖章机等设备，形成了一整套的智能化图纸生产系统，实现了各种载体的优化出图，“白图替代蓝图”工程取得重大成果，2015年完成技术图纸资料生产3000万A4页，智能化出图比率达到99.64%，满足了公司对蓝/白图的需要。
4结语
公司现阶段处于自贡、成都、德阳三地办公的管理模式，公司的电子档案为解决异地查阅利用提供了条件，节约了大量时间和空间，大大提高了工作效率，经过近几年工作实践证明，电子档案系统为公司带来了很好的经济效益。下一步，公司档案将在现有的基础上确定更高目标、更高要求，管理与服务并重，推动新常态下的企业档案工作再上新台阶。
参考文献：
[1]江雪芬.加强档案信息化建设服务企业生产经营[J].机电兵船档案，2010(5):12-13.
[2]程立巍.从我厂实践谈企业现代化管理[J].机电兵船档案，2012(5):27-28.
[3]聂艳萍.档案信息安全保障体系建设中的问题和策略[J].兰台世界，2013(S6):68-69.
作者：牟永芳 单位：东方电气集团东方锅炉股份有限公司档案管理部
